如何通过像团队合作者一样对待技术来减少工作中的数字浪费

How To Reduce Digital Waste At Work By Treating Tech Like A Team Player

By Jordan Mirchev

"By embracing the idea that these machines are actually valuable colleagues, we as people will perform better and be happier. " - Nadjia Yousif

当今工作场所最关键的技能之一是精通技术，能够通过数字工具与他人有效协作。

企业在技术的帮助下改变了他们的工作方式，在效率和生产力方面看到了巨大的机会，并且依赖于那些对日常运营中的工作和不工作有着密切了解的员工。

数字化进程改变了我们的沟通方式，使业务流程比以往任何时候都更加集成和简化。换句话说，我们使用的工具已经成为我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。

然而，数字斗争是真实的。

无论好坏，与我们的工作工具全天候保持联系都会对我们产生负面影响，我们无法很好地适应这一现实。2018年的一项工作场所调查显示，73%的澳大利亚员工觉得自己一直与技术联系在一起，无法完全脱离技术（造成了巨大的技术压力）。

如果我们不定义一个更平衡的关系，技术和人类之间的关系可能会进一步恶化，这将影响到工人和雇佣他们的公司。

事实上，公司最终在未使用的软件和工作场所工具上花费了数十亿美元，这导致了现代资源的大量浪费。在一份由1E撰写的2016年报告中，估计美国公司在四年的研究过程中浪费了37%（或300亿美元）的软件美元。反过来，这种浪费阻碍了对数字工具的预算分配，而这些工具将真正改变它们的工作方式。

How Did We End Up Here?

这种误用有几个原因。同一份报告显示，首席信息官并不关心降低成本，而是将注意力转向增加价值。

因此，通过消除软件浪费来节省资金通常被视为一项削减成本的工作，并被列为优先事项。这反过来又有助于那些没有从控制和减少软件浪费的众多方法中获益的公司，也就是说，一个现成的软件可以为企业增加价值。

但是还有其他一些因素会影响我们与工作场所技术的接触质量。

管理层对在工作场所引入新工具的好处的期望非常高。把标准调高也不是不合理的。通过提供预算，他们预计将使用购买的软件和数字协作工具，以节省时间并提高员工的整体绩效。

然而，现实是，许多应该每天使用这些工具的人都持怀疑态度，认为自动化直接威胁到他们的日常责任。只有当公司忽视提供支持和培训来帮助每个人了解这些工具的特性和功能如何真正帮助他们改进工作时，人们才担心机器人很快会接管目前由人类完成的大部分任务。

技术越多地进入我们的工作生活，我们越不了解在内部流程中实现关键解决方案功能的价值，我们与它的关系就越紧张。

如果我们不为它提供资源，例如团队知识库，我们最终会忽略它，并对更多的学习形成阻力，或者只是进一步强调……

在一段关系中？这很复杂。

What Can We Do About It?

Nadjia Yousif为大公司和金融服务设计和实施项目，使他们能够适应新技术并与之共同发展。

她认为，如果我们将我们与技术和协作软件的接触人性化，我们不仅会表现得更好，而且我们的经验也会带来快乐和幸福。约58%的美国工人求助于公司赞助的技能培训，以应对由技术驱动的因素造成的工作压力。您的组织可以通过鼓励员工谈论工作场所中的数字工具以及如何设置它们以获得长期成功来为每位员工的福祉做出贡献。

If we humanize our contact with technology and collaboration software, we will not only perform better but our experience will be joyful and bring happiness.
幸运的是，将人类与技术联系起来的过程相当简单。

NadjiaYousif是一个热衷于创建组织结构图的人，他解释了如何将技术包含在一个新类型的图表中，从而使人与软件之间的关系可视化和强调。

Visualize your technology as coworkers with org charts
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然后，问一些问题，比如“这个人和机器团队合作得好吗？”或者“这项技术真的是每个人都笨拙地回避的团队成员吗？”将允许您探索人类团队成员和技术团队成员是如何努力或超越的。

这种视觉显示与讨论相结合，也将更好地显示一个员工或团队是否有技术过载，以及其中一些数字工具是否可以传递给其他人或其他团队。

It will take a matter of minutes for most people to draw out a structure of who they work with, a little bit longer to add in the technologies to get a view of the entire team, and then you can have fun asking questions like, "Which are the technologies that I'll be taking out for coffee?"

NadjiaYousif进一步解释道：“为软件安排定期的性能评估，员工应该在那里向供应商本身提供反馈。花点时间思考如何使这些关系真正协作是值得的。”

在Trello，通过不断回顾正在使用的技术，以确保随着公司的发展，这继续支持团队的流程和需求。团队不断增多并越来越跨学科，同时必须跟上跨团队沟通和外部利益相关者关系，需要对工具进行持续评估。

他们的想法是，每个人都能从与他们的工作工具更为密切的关系中获益。通过与工作中的技术和协作软件共享一点人性化，您可以更好地将如何使用这些工具连接在一起，以提高生产力、降低安全风险和节省资金。

以下是实现类似过程所能达到的效果：

• 提高认识：创建组织结构图的练习让每个人都能思考他们与日常工作中使用的技术之间的关系。
• 优化使用：明确的角色和好处概述，更多的机会可以在过程中解锁。包括与工具提供商的对话有助于根据业务需求进行协调。
• 确定所有权：一些软件可能与任何人都没有明确的关系。它可能需要一份工作描述，或者可能需要有人来管理。
• 减少浪费：确定哪些工具没有被您的团队使用，哪些需要退役。

如果您希望通过让每个人都使用Trello来优化公司软件的使用，本指南
将使您的团队从正确的角度出发。

为了更深入地了解你的团队如何更同情地对待它的技术，请看Nadija Yousif的全篇演讲：“为什么你应该像对待同事一样对待你在工作中使用的技术？”