《你早该这么玩Excel》读书笔记 —— 技巧和心得汇总

2021年9月开始读这本书，同时记录书中有用的知识点和技能； 2021-11-25 读完第五章（核心是vlookup表格）；2021-12-1 读完全书，同时整理完读书笔记。

看这本书之前，没有考虑过数据透视表的作用，只觉得比较难而且自己用不上。 但是读完本书，才知道数据透视表是一种数据分析工具，如果没有数据透视表，我们就只做了一半工作，即整理源数据；数据透视表帮助我们更直观的分析数据的关系和意义。

书中的案例相当不错，都是帮助别人解决实际的工作问题，灵活使用excel也是一种解决问题的能力！

太多上班族因为错误使用Excel浪费了大量时间，不少企业因为忽视员工的Excel技能培训付出了沉重代价。

P242 先将对工作的理解转化为天下第一表，有了源数据，再启动数据透视表，同时借助三表概念设计完整的表格。于是，你就这么轻松地学会了Excl，并搞定了80％的工作问题。何谓高手？能用最简单的方法解决最复杂的问题，这样的人就是高手。 （大道至简，掌握excel的根本操作原理，灵活运用于工作之中，核心的就是源数据表，三表概念，数据透视表，vlookup函数）

操作策略，Excel之“道”

• 常见的表格错误用法：合并，空白，隔断（用空白行列做隔断），缺失数据，当成word用，多余的合并行（分类汇总的内容放在了源数据表中），多余的表头，一个单元格记录多个属性，
• 批量思维：所有的重复性操作，都要考虑是否可以用函数或透视表等进行自动化处理，避免低水平重复。
• 三表概念（源数据，分类汇总表，参数表）：一张源数据表，变出N张分类汇总表，再加上一张参数表。
  源数据表： 数据明细，这是一切工作的基础，符合“通用、简洁、规范”的要求，只能是一维数据，最终目的都是为了方便直观判断和分类汇总
• 分类汇总表： 从源数据表“变”出来。 把分类汇总表交给Excel，我们只需要专心做好源数据表。 用源数据表做数据的详细分类，用汇总表做自动汇总。—— Excel使用“数据透视表”生成分类汇总表！
• 参数表：通常标识数据匹配关系（比如英文名和中文名的对应）或者属性明细（比如产品和供应商、单价等，P76的案例）等不会经常变更的数据。
• 站在别人的角度思考 put yourself into other's shoes
• 凡是同一种属性的数据，都应该记录在一列。/ 不同属性，不能合并到一列中。/ 需要分类汇总的属性，就要单开一列。
• P54汇总表的几个层次，初级是一维汇总表，对一个字段进行汇总；中级是二维汇总表，是对两个字段的汇总，比如每个月每个员工的年假天数； 高级是二维多级汇总表，比如每个员工每个月的不同类型假期的天数。（现在公司的假期excel汇总表，就是反面的案例，完全手动，管理起来很麻烦）。
• P78 企业系统和excel的关系： 从企业系统导出源数据，再用excel进行深加工，从而辅助数据决策。 具体的案例就是P68的min-max库存分析表
• P80 数据分析的目的是什么，基于数据的决策！用好excel，进行快速的、复杂的数据分析。
• 透视表： 不再手工制作汇总表！透视表就是最好的“分类汇总表”，可以变成不同的内容。
• 最重要的函数：Vlookup，这是第五章的内容（11-25读完本章），此处不展开，确实是特别好用的函数，实现搜索和筛选数据的功能！

三表概念的实战案例

• 案例1： P68库存Min-max分析
• 案例2：P076 采购情况表，参数表是产品物料编号与产品的相关数据（供应商，单价，产品名称，产品类型）； 源数据表是采购明细，比如采购日期、物料号和数据，然后调用参数表得到详细的总价格和产品类型等； 分类汇总表，可以得到各种统计信息。
• 案例3： P189 现金流量表，一个具体的工作实践，之前的excel源数据表，不方便查找排序和分类汇总，如何进行升级改造！
• 案例：P193 宠物训练表，根据宠物唯一编号，输入当天的宠物训练信息，记录每天的交易情况； 核心就是设计好的源数据表格，然后利用vlookup找到参数表中的信息，补充完整每天的交易信息。
• 案例：P196 面试提醒功能，针对面试者的个人信息和安排的面试日期，使用查询功能和条件格式，快速找出最近一天和两天的面试人员，然后通知即可，不需要使用VBA编程。

大杀器：数据透视表

2021.11.16和11.17 整理完第四章数据透视表的内容，读一遍，重读一遍然后整理本章主要内容。

• P89 数据透视表是什么，数据透视，即帮助我们分析数据的意义，具体是通过排列、分类、汇总来展示数据。
• 关键词：字段（行字段，列字段，页字段）、报表区域，汇总方式，隐藏汇总项P100，字段设置，P101
• 源数据表不能提前汇总，更不要拆分成多个表格（P104可以将分类汇总表“分页显示”，或者多做几个分类汇总表）； 所有层级的汇总都放在数据透视表中，更不要手动制作分类汇总表。
• 数据准备至关重要，如果没有正确的源数据支持，就无法发挥数据透视表的功能。
• P107 要提高数据透视表的可读性、更清晰的表达含义，重点是选择合适的字段、以及字段的排列顺序。
• P118 日期字段：可以作为页字段（选择月份就像换页），行字段（一级，二级），列字段（这个更常用，更直观，类似于日历格式）； 要注意选择合适的日期单位，避免数据太细致。
• P122 日期字段：因为日期有多种单位（年、月、周、日、小时等），可以将其作为行字段，然后使用“组合功能”，选择特定的单位，比如年、月、周等，这样就可以把多行源数据进行特定的汇总。
• P129 数据透视表提供了“查看明细”的功能——用鼠标左键双击汇总数，可以得到“明细数据”，但是不要明细数据中添加、删除和修改，而是要去源数据中添加、删除和修改。
• P130 透视表中集成了源数据，汇总表走到哪里（复制到新的工作簿），源数据也会跟过去。 // 所以要小心泄密。 要尽量用“选择性粘贴”。
• P131 数据透视表的“刷新数据”功能，更新源数据之后要刷新一下，但是一次只能刷新一张汇总表。
• P133 生成透视表时，限定了源数据选定区域，如果增加数据区域，就需要扩大透视表的选定区域，或者提前选定空行空列方便未来拓展。
• P136 做好源数据的定期备份
• P139 同一个字段，可以拖动多次（添加多次），分别用不同的汇总方式（比如计数，最大值、最小值、平均值，等）
• P140 并列汇总显示：同一个字段的多种汇总方式， 操作方式见P141
• P142 复制透视表： 同一个源数据的多个不同角度分析，可以将一个透视表复制成多份，再切换成不同的汇总方式和行列属性。

技能点，小技巧

• P23 Shift 行和列的拖动，不用剪切--粘贴。
• P34 单元格一键批量输入——选中单元格，填写内容，按ctrl+enter，这也是批量录入的好方法！
• “查找和选择——”“定位条件”功能，快速定位并选中特定的单元格，比如所有的空格，有函数的单元格（用函数计算的单元格），条件格式，
• P52 “数据”——“分列”功能，——可以把内容过多的单元格，按照特定的“分割符号”拆分成多个单元格。
• P127 快速输入当前日期和时间，按Ctrl+；可以输入日期比如2021-10-25； 按Ctrl+Shift+：，可以输入时间如12:24 。 好用啊
• 案例：P68 DHL的Min-Max分析表，将备件管理系统中的数据导出作为源数据，然后利用excel自动计算出备件的库存情况。 用excel实现更灵活的数据分析，解决多变的需求。
• P73 条件格式
• P126 正确的日期格式有两种，用-分割，或用/分割，比如2021-11-18和2021/11/18， 其他的都是错的，尤其是2021.11.18是不对的，以后少用。
• P166 最牛快捷键——“ctrl+Shift+方向键”，
• P188 使用“自动更正选项”，重复录入长文本，适用于excel，word和ppt。 // 放弃，我不需要这个。

几个重要的函数

• countif和countifs：这个是用来计数，只要符合一个或多个（ifs）的条件，就相应加一，比如kaizen list文件中，如果某人是leader，则加一； 或者某人在参与人之中（range， ""&C1&"")
• sumif和sumifs：这个是用来求和，符合一个或多个的条件，则对该行的某一单元格累加起来。
• P175 查找与引用函数 vlookup —— 值得作者单独一章讲解的函数！
• P176 Vlookup属于查找与引用函数，它的作用是查找某单元格数据在源数据库中是否存在，如存在，则返回源数据库中同行指定列的单元格内容；如不存在，则返回＃N/A。Vlookup有四个参数，我对它们的诠释是，用什么找？去哪里找?找到了返回第几个值?精确找还是模糊找?
• P179 Column函数，返回单元格的列号，比如column(A1),column(B1),column(C1),column(D1) 分别就是1，2，3，4
• LEN函数：判断单元格是否为空。P179 Len和IF函数经常合用，如果单元格为空，就直接输出“”，不然就再做Vlookup查找。
• Today()返回当天的计算机日期

抬头看路——工作提醒 （第七章）

• 用“高品质”的excel表格，展示自己的形象
• 真诚待人
• 及时汇报工作进度，按时完成工作任务。
• 邮件就是你的脸，杜绝错别字，邮件发出之前要认真检查。 （使用outlook的自动检查，还有grammerly插件服务）
• 邮件如果有附件，不要忘了，不然会给人留下“粗心大意”的印象。（outlook也会提醒了）
• 给老板做多选题，而不是问答题和单选题，最好列出123选项，然后让领导选择。（《TCS三级跳》邮件写作也提到了这一点）
• 乐观的态度，相信因果和努力积累