项目工作及生活随笔

沟通:跨部门沟通

2017-06-05  本文已影响19人  新仔走天涯

跨部门沟通是项目沟通中比较难的一个事情,甚至比和外包公司沟通还难,外包公司是存在合同的,按照合同办事或者变更,跨部门沟通的一般想法是少花钱办事,或者不花钱办事,所以,跨部门沟通经常会出现一些问题。这些问题主要有几种表现,你认为再着急的事情,也要被对方部门变成芝麻大的小事。跨部门参与你所需要帮助的人,因为缺少你对他的考核关系,出工不出力的情况很常见。本来已经在部门经理之间达成共识的事情,因为执行的人理解不到位,造成执行结果达不到要求。再就是非常常见的三个字“踢皮球”,双方谁都不想承担责任,造成问题长时间难以解决。

简单来说其主要原因就是各个部门有自己的利益,自己的立场,所以最根本的解决方法就是首先站在对方部门的利益上,寻找可行的解决方案:

1、先退一步想解决方案。我要求对方部门帮我完成这件事情,我可以为对方部门带来什么利益或绩效?共享知识成果还是共享项目利润?利益所属,这是一个沟通前的基本问题,如果这个问题没有站在对方的角度想清楚,建议不要去沟通。然后是沟通的选择性问题,对方可能要求我为他做什么?如果对方不同意,我还有什么解决方案?如果对所选择的方案没有共识,可能的后果是什么?我的方法是什么?

2、想好了这些基本问题,然后带着尊敬的态度,坦诚的去对方部门去表达。将我希望其他部门帮我做什么这件事表达清楚,不能隐瞒事实破坏信任关系,争取对需要的帮助达成一致。在实际情况中,很可能发生一些争执或“冲突”,所以跨部门沟通和一场谈判很类似,不仅要捍卫自己的利益,立场坚定,也要会退一步海阔天空,进而达成双赢局面。

3、一旦对双方的利益达成一致,要将目标,质量目标和时限目标,以及考核的成果说清楚。如果是向对方部门借物品,这是简单的行为,而一般跨部门都是“借人”,所以要将“丑话”说在前,强调合作关系的同时,也要让对方将合作的成果质量保证好,确保不会出工不出力的情况发生。

此外值得注意的是,一般来说,跨部门沟通都是去和对方部门的职能领导去沟通,所以还要尊重对方的权力,以及注意沟通的级别对等关系。

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