2.行动：把时间变成产出

2018-07-19 本文已影响261人 Dailei

文/Dailei
内容整理于《汤君健|怎样成为时间管理的高手？》

01

把任务变动作

一个任务，里面很有可能包含着几个甚至几十个动作。就以完成 “完成仓库存储空间整理”这个任务来说，你的大脑，一看到这一类任务时，会出现“迷茫”：
我该先做哪一步？我已经做到哪一步了？我还要做哪一步？

如果你的大脑，接收到的信息，是这么复杂的任务，而不是一个个具体的动作，十有八九，就会开始“拖延了”。大脑会想：这个事情反正一时半会干不了，不如先放放呗。

所以，对于复杂任务，你需要一个进一步的“预处理”过程。也就是把它们，拆分成一个个动作。还是拿刚才那个“完成仓库存储空间整理”的任务为例，你可以大致地拆解出我前面说的那些动作，然后针对马上就能做的，立刻行动。比如，你可以把它变成"先清理废弃物资"、"再安装新货架"和"最后上架新物资"三个动作。

记住，分拆动作，然后立刻行动，是解决“拖延症”的好办法。最终，预处理的结果应该是，你的当下，始终只能有一个动作。

“转”、“做”、“存”、“扔”四字诀

刚才说了把任务分解成动作，是提高执行力的一个有效方法。职场人的“拖延症”还有一个典型特点，就是跟干扰多、事情杂，因为要不断处理新工作、新信息。

你可能跟我一样，每天收到来自不同人的信息，需要你做不同的事情。有的紧急、有的不紧急；有的重要，有的不那么重要；你还没来得及回复上一条信息，马上就有另一个事情等着你处理。

你会给自己找理由：之所以没有及时处理事情A，是因为有事情BCD。但是，那些悬而未决的事情，会始终占据你的注意力，有可能，最终你什么也没搞定。

这里我会教你一种快速做决定和快速行动的方法。我把它叫做： “转”、“做”、“存”、“扔”四字诀。

每当你遇到一件事情，我建议你在10秒钟内就做一个判断：下一步我该做什么？所有的情况，都无外乎四个选项：

首先，我们来说一下“转”，是指那些可以授权给别人替你完成的动作或任务。

比如，你可以安排你的下属去出席一个不重要的论坛；可以把更合适的参会人选推荐给对方；可以寻求你的老板帮助，解决一个超出你职责范围的审批。总之，不应该由你做的事情，坚决地把它们转出去。

很多人在职场上拉不下面子，不敢去拒绝别人的请求，更不敢去麻烦别人。其实，你完全可以换一个思路，之所以要把这些工作转出去，为的是更好地完成它们，而不是你想偷懒。

在上面一讲，我反复提到一个概念，叫“要事优先”，做计划的时候，也要规划“重要的事”。但这里要注意，“要事优先”，并不代表你在做事的时候，只能先做“重要的事”，再做“不重要的事”。

相反，如果一个动作，只需要两三分钟就可以完成，那么我建议你马上做掉，不要拖着占用你的大脑内存。

比如，你要准备一个重要会议的发言稿，可是，财务在催你报一个数字。报个数字，也许就两三分钟的时间，如果老惦记这种小事在心里，也会影响后面发言稿的准备。

这里还要给你分享一个关于“做”字的经验，那就是确定要做的事，“趁热打铁立刻做掉”。有些事，反正都要做，在当时做，要比一天之后做效果好很多。

比如，新朋友加你微信，或者是给你名片的时候，你随手就可以把备注，给完善在手机里或者名片上：你们是什么时候认识的？在哪认识的？谁介绍认识的？当时有聊什么重要的事情？等等。避免半年之后你再突然有事去找他时，你搜肠刮肚地去回忆这些细节。
再比如，一个会议结束了，马上把会议纪要整理出来，立刻发出去；一场活动结束了，尽管已经很疲惫，但马上和相关同事总结工作经验。因为，当时的记忆、体验是最深刻的，马上做掉，效率最高，效果也最好。

没有办法马上做，需要大块时间在未来处理的事情，可以把它们记下来，放进你的“待办清单”中，这个动作叫“存”。

有的人总是感慨，哎呀自己怎么老是记不住事情。其实，脑子记不住事情，就对了。我在前面说过，人的大脑的作用，相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的。你把这么宝贵的内存，当做硬盘来记东西，这不是浪费吗？至于这个待办清单，是写在本子上，还是记在手机里，并不重要。

最后，既转不出去，又没法立刻做掉，也没必要存下来以后做的事情，果断“扔”掉。比如，放弃某个无关紧要的指标、删掉某个无足轻重的邮件、推掉某次无所谓的交流，等等。总之，不要让你的脑子被琐事占领，而是清空它们。

如何解决犯难造成的拖延

前面我们讲了，提高执行力的四字口诀。据我观察，拖延的另一个大原因，是“担心自己做不好”的心态造成的。

如果说你也在工作中，遇到这种因为工作让你犯难犯怵，而拖延的情况，我可以给你的两个建议是：

总结一下，提升执行力的心法和技巧。