如何开会
2019-06-01 本文已影响0人
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开会的目的是为了更好的沟通、让与会者更有效率的共享信息,把所有人的共识拉到一个水平线了,更有效率地解决问题,开会不是目的,只是一种组织沟通方式的工具。
如何开会可能会包括如下几个步骤,分别是开会前、开会中和开会后。
对于参会者角色:
开会前需要了解的信息和需要准备的事情
1、需要将手上的工作安排好,确保自己可以全身心投入到会议中来。如有其他情况,及时通知会议组织者
2、需要明确和了解会议的议题、参与的与会者,会议的地点等基本信息。
3、需要提前熟悉会议的相关材料,并为此做好准备,这些准备包括,需要在会上表达的内容、需要在会上提出的问题、需要在会议上得到的答案,等等,这些可以是书面的、正式的,也可以是写在本子甚至是记在心里的,但请一定要提前做好准备。
开会中需要了解的信息和需要准备的事情
1、准备好一本笔记本,专门用于会议的记录。
2、手机静音、不要与会议无关的事情。
3、积极参与讨论、认真记录过程和结论、记录形式可以不限,便于自己会后回忆即可。
开会后需要做的事情
1、梳理会议的内容,对会议的结论要有充分理解。
2、按照会议的结论,展开行动。
对于组织者角色
开会前:
1、会议通知及时发出,确认好会议的地点、时间、参与人,大约会议时长、主要的议题。
2、会议角色的设立:会议主持、会议记录、会议保障等
3、会议相关材料的准备以及相关设备的准备(投影仪、打印材料、电源插座、座位安排等等)
开会中:
1、会议的签到、会议的现场保障和协调。
2、会议现场角色任务的部署(主持人、记录人)
开会后:
1、会议纪要的书面输出(当天发出)
2、会议结论的任务管理,落实到个人。
3、会议场所的清理、物品归还。