如何更有效的组织会议

随着岗位专业化，部门间的沟通更加频繁，会议管理上的不足降低了我们的工作效率，我们不禁感慨，时间都去哪了？

确定会议的时间：提前确认与会人员是否都有时间；

确定会议地点；

会议的目的：组织本次会议的目标和想要达到的效果，需要考虑考虑哪些是应该举行的会议考虑哪些是应该避免的会议；

会议的议题：会议讨论的内容项、每一项的预计时间、总时间。如果是定期会议，注意议题的连续性；

确定会议记录人；

确定会议参与者：明确必须参加和自愿参加的。考虑这些人是否可以在会议上贡献价值和获取信息；

会前检查：项目经理检查会前准备（包括会议纪要、会议材料、反馈方式）。明确会议的目的、参与人员、议题；

申请会议室；

发送会议通知：如有需要，发放会议材料如有需要，明确参与人进行会前反馈：反馈方式和时间；

会议的组织：发起人会议流程按照会议纪要给大家介绍会议目的与议题。按照议题顺序组织大家讨论并得出结论；

会议控制：（发起人或项目经理）会议开始介绍一遍会议组织要点。保障会议按流程进行。按照纪要保障讨论不跑题、不超时。保证每个议题有结论、执行负责人、时间期限；

记录会议纪要：包括每个议题中有价值的发言，每个议题的结论、负责人、时间期限；

会后向与会者发送会议纪要；

规范项目类型：明确我们工作中需要哪些种类的会议。明确会议目的：每种会议的目的和预期结果。明确参与人员：每种会议需要哪些人员参与。会议组织指导：每种类型的会议应该怎么开。会议内容。指导原则。常见问题。提出现有工作流程中会议设置建议。