在酒店做活动，关于主会场的正确沟通

酒店主会场的正确沟通

工作关系，从南到北，跟不同地域的四星级、五星级酒店搞过合作。通俗来讲就是——在外地酒店办会。会议营销的效果是短时间内集聚人气，能够让当地的相关人员知道有某家公司做了活动，效果不错，实力很强。

跟酒店沟通，有很多流程与技巧，要掌握，归纳如下：

一、主会场

1.最多容纳多少人？是什么摆放桌椅的？如课桌式、座椅式、课桌座椅混合式，各自能够容纳多少人。这个要提前跟酒店经理沟通好，如果酒店经理不清楚的，让酒店经理协商问清楚。如果酒店给你一个电话，让您自己去问，要有底：可能这个经理不靠谱，可能经理内部人缘不咋地。

2.会场舞台的长、宽、高，有些酒店比较陈旧，舞台是固定；有些酒店的舞台是可以临时搭建的。这个数据要拿到，方便布置背景板或者LED屏幕。

3.跟LED或者音响设备供应商提前联系好，看看他们那边是否需要一些酒店数据，如货梯宽度，如何进会场搭建，是否要签署搭建协议，能够在什么时间进入会场等等细节。

4.有些酒店根据活动性质，可以提供不同的桌椅座套（根据会场主视觉或者活动主题进行选择）。

5.主会场的形状图。

6.主会场哪些门可以打开，从哪个门走方便。有些酒店有前后门，可以让嘉宾走前门，普通参会走后门。

7.如果租赁的是半个会场，一定要询问当天隔壁的会场是否有活动，可能会影响自己的会议效果。

8.会场的通风条件，空调是否运行良好。

9.主会场的印象设备。要比较酒店跟供应商的区别。一般情况下，供应商贵点，但是效果比较好，而且会有专人在现场操控台。

10.根据会议形式确定麦克风的数量与种类，如手持麦几个、座麦几个。

11.酒店能否提供矿泉水、纸、笔，一般都会有专人摆桌子。如果是全天的活动，中午会有人更换心水，收拾垃圾，但是这些都要跟酒店确认。如果日程定稿了，要发给酒店一份，他们好根据日程安排人手。

12.主会场开门的时间，是否只要专人有钥匙，如果不是全天开放，一定紧追酒店经理，提前把门打开，方便搭建或者工作人员进入。

二、主会场附近

1.酒店是否有VIP接待室。

2.接待室能放几张椅子。

3.活动当天是否有专人在VIP招待贵宾。接待的人几点到位，保证VIP已经被收拾好，茶水、茶点摆放好。

4.洗手间的具体位置。

5.从酒店门口如何到主会场更加方便。

6.参会时，如何停车，是否有停车卷提供给参会者。如酒店及周边车位紧张，要提前告知参会者。

三、关于茶歇

如果有茶歇，需要酒店配合。

1.提前问好价格，确认摆放位置。

2.确认上茶歇的时间、种类，价格。

3.确认服务人员、保洁人员的数量。

四、关于服务人员

1.如果有很多资料装袋或者放到会场里，问酒店能否提供相关人员。

2.跟酒店经理确认好，什么时间，主会场必须摆好桌椅，放好资料。