资金管理中付款管理经验分享
分享付款管理的一些经验技巧,正文将从内部付款系统、付款政策、付款方式、付款次序四方面展开,希望对大家有帮助、有启发。
内部付款系统
1.从采购合同开始
采购合同是采购行为的起点,也是采购付款的依据。财务部很有必要参与采购合同的评审。
【温馨提示】财务部评审采购合同的重点:单价、付款条件、信用期限、付款方式、违约金条款、收款人信息等。
对于主要的零配件、商品,财务部可以统计近两年单价变动情况和供应商给予的付款条件、信用期限、付款形式的变化情况。并将统计结果与采购部门沟通,以寻求更有利于本公司利益的合同条款。
2.做好付款计划
每月25日前提供下个月的付款计划,并要求付款计划的准确性接近100%。下面举例说明付款计划的偏差对最终付款额差异的影响。
如:假设一家公司平均每月支付采购货款5000万元,付款计划偏差对资金计划的影响如下:
由上表可知,采购计划每偏差2%,将导致实际付款额与计划付款额差100万元。如是实际付款额比计划付款额少,将导致公司损失定期存款利息。
如果实际付款额比计划付款额多,将可能导致该月产生资金缺口。
【经验总结】严格做到无计划不付款,超额计划如不影响资金超排,须经高层审批。同时对采购部门的绩效扣分。
3.确保支付额不超过付款额
例1:财务人员在支付货款前应核对合同和发票,如果合同上显示合同金额50万元,发票上显示56万元,在未经调整和没有差异的合理理由前,不应该办理支付手续。
例2:如果入库单显示100件零件入库,但发票是120件零件的金额,则不应该支付多出的20件零件款。
还应建立有效的审批流程:
由付款发起部门确保付款单据齐全、付款金额与所附单据记载的金额一致、发票金额与发票清单记载内容一致,付款时间为合同规定的最后付款期。
【经验总结】如多次发现原始凭证不齐、金额和时间不准确,应该追责付款发起部门。由财务人员二次核对原始凭证,应确保原始证完整。
【补充】付款金额和付款时间准确是付款发起部门的职责,财务部只是二次核对。
4.确保不要提前付款
例1:如果供应商的付款期限是30天,那么说明供应商对付款时间的期望是30天,提前付款既没有必要也没有好处。
例2:如果供应商给了现金折扣,需要计算公司参与供应商现金折扣政策是否更有利。
5.发票的审查
财务人员应该对所有发票进行内部审查,包括发票记载内容是否正确、发票内容与发票清单记载内容是否一致,发票金额与合同规定的付款金额是否相符、发票是否真实、发票是否处在认证期、发票能否认证成功。
付款政策
1.如果公司想要发展壮大,付款政策必须遵守契约精神。
付款条件、信用期、付款方式等关键内容应在签订合同环节谈妥,合同签订后必须严格按合同执行。
2.公司资金紧张时,应主动跟供应商商讨延迟付款事宜。
若公司遇到资金短缺,付款困难时,此时主动向供应商请求延迟付款,经供应商同意后办理延期付款手续。这种做法有助于保持公司的信誉和维持与供应商的良好关系。
付款方式
1. 财务部应提前筹划采购付款方式,并在资金预算、银行融资等环节做好准备。
2.与公司经营层、采购部门沟通各种付款方式。
3.付款方式与信用政策结合使用。
4.使用融资工具的前提是企业能够获得足够的银行授信额度,以及相关的融资成本比企业转账更实惠。
5.具体付款需要采购部门与供应商协商,必要时财务部可以参与谈判。
付款次序
详见文章:关于资金管理中付款优先级安排的思考
当公司资金存在较大缺口时,应合理安排付款次序,以保证公司经营不受资金问题的影响或达到最小影响。