我不喜欢加班，因为加班就像一场激烈的足球赛后的加时赛，让人筋疲力尽。再继续工作，往往也是失误频频，而且搞不好容易精神疲劳，反而厌恶工作，长期影响工作状态。

 

但，不加班几乎在任何公司都是不可能的，我们可以做的就是优化自己的工作流程，少加班。最有效的方法，就是把工作模板化。

 

什么是模板化，我的理解就是建条铁轨，可以让列车顺着铁轨走，可以不动脑，快速运行。

 

最常见有PPT模板，Excel模板、World模板、还有海报的PSD格式等，当我们使用模板时，就像半成品熟食一样，只要放进微波炉热一下即可享用。

 

 

01

任何重复的事情，都值得模板化

 

基本上，我到一家新公司，最开始的时候都需要加班。除了显示积极性的目的，另外的原因是对工作不熟悉。

 

但任何的工作都有日常部分，都是重复的操作。而面对这样的任务，我会选择套用模板，即使再小的事情，都值得节省时间，省出来的时间都是自己的。

 

举个例子：公司有一些外包的课程，需要帮外聘老师订酒店、订机票。需要身份证复印件啥的。最开始，其他同事接手时，经常听到她跟助教反复沟通。

 

当我接手2次之后，我就觉得不能这么搞，我就写了一个记事本，告诉对方需要准备的材料，给一个world文档，让助教按要求填写上相关信息，而不是我填写身份证，电话号等信息。

 

后来，当有培训机构和公司合作时，需要一堆资料：什么开户证明、经营许可证……，我从来不去记忆，我写个记事本，直接发给对方，接收时，我按清单核对。

 

这种标准化的工作方式，不仅让自己不容易填写时犯错，还减少了不必要的沟通流程，所以只要重复要超过3次的工作，就值得把它模板化。

 

 

02

大部分事情，可以套用模板

 

大部分的工作，都有内外部的前辈做过，必然留下一些成品，我们可以站在他们的肩膀上修改。最常见有PPT模板，有些人会犯一些低级错误，没有消除掉水印、logo等。

 

所以，套用不等于照搬全抄，我们至少要根据自己公司的风格，会议的主题选择合适的模板，有能力还要做一定的修改，让模板成为自己的专用模板，尽量不浪费不必要的精力。

 

比如：我的PPT培训课件，最习惯用的板式，就是左上标题，右上角企业logo，中间左边是图片，右边是文字，右下是页码。把模板改到最傻瓜化，把更多的精力放在更重要的课程内容上。

 

 

03

给重复沟通的事情，出个一劳永逸教程

 

工作中，总有一些需要和别人反复沟通的事情，或者别人需要你帮忙的小事。我都倾向于教会对方，甚至让它成为我的助教。

 

在保险公司做组训时，我刚开始工作，经常要帮一些初中还没毕业的大妈、阿姨们打印保险产品宣传材料。（年代比较久，还没无纸化）

 

我发现这种方式很不好。第一，占用我工作时间，而且打印、复印毫无技术含量；其次，我还要和她们反复确认相关信息，沟通费劲。

 

所以，我就简单出个教程《如何打印、复印计划书》，贴在电脑旁，阿姨们学会了都很开心，有成就感，而且还热心地帮我教其他同事。结果我就从打印、复印、扫描这类琐事中解放出来。

 

尝到甜头的我，就喜欢在工作中出教程、指南。陆续出过《投影仪使用指南》、《新员工培训课件使用指南》《拓展训练操作指南》……，

 

在一家电商公司工作时，还指导财务同事出过《财务报销指南》，最终她也很开心，减少了很多不必要的重复沟通。

 

甚至，在一家上市鞋服公司工作时，我还帮忙兄弟部门，优化接送代理商客户的流程，出了《接送派车指南》，有点尴尬的是，有几次我去支援这项工作，我还要复习自己写的教程。

 

 

当然，把工作模板化并不是完美无瑕。前期需要投入更多的时间，研究流程的逻辑，并通过几轮测试，调整成最优模板。这样的过程就好比修路，但通车后可以享受到带来的便利。

 

就拿代理商客户“接送派车”的事情为例，以前的同事每天要干10小时，连续10天，而我除了第一天要干半天，其余每天只需要2个小时，节省了80%的时间。

 

 

留个思考题：在工作中，你是选择把工作模板化，给自己修一条铁路，还是选择做一天和尚撞一天钟呢？欢迎留言。