005公务员时间管理问答：众多计划如何设置优先级，才能忙而有序？

问：.有很多计划，也对事件做了分类，但都没时间实施，都被搁浅了，众多事件怎样设置优先级才能忙而不乱？

答：上面我们可以把所有事件分为三类：日历事件、有截止日的清单事件、无截止日的事件，这么多事如何做才能忙而有序？这涉及到时间管理的一个重要法则“四象限法则”，是美国管理学家史蒂芬.柯维提出的，结合着公务员的实践谈点体会。

第一象限：重要且紧急。重要且紧急的事情，要求我们立即去做。工作中的主要压力来源于第一象限，比如下班前领导安排的第二天需要上报的数据统计报告，某地突然爆发疫情需要当天紧急调集500名医务人员，即将召开的新闻发布会等等。生活中的主要危机也来自于第一象限，比如父母突然生病住院。

第二象限：重要但不紧急的事情。比如工作中的编写五年规划、制定下一季度工作中心、六月底的半年总结会等，生活中的运动养生、孩子高考前复习功课等等。

第三象限：紧急但不重要。此类事情通常都是小事情，但又很紧急，具有很大很强的迷惑性，多了就会让你产生一种错觉，认为紧急的事情都显得重要，如果说重要也是对别人重要，比如来了一个电话，快递小哥让你拿物品、领导临时安排你去找个文件、打牌三缺一等等。这些不重要的事件往往因为它紧急，就会占据人们的很多宝贵时间。

第四象限：不紧急也不重要。这类事情没有紧迫性、更没有重要性，都是在消磨和浪费时间，但它们往往使人们难以脱身，所以人们经常会跌进第三象限而无法自拔。比如玩手机、打游戏、刷抖音、发呆等等。

这四个象限的事如何处理呢？

第一象限事情要马上做，比如日历中的大部分事件，无法回避也不能拖延，必须首先处理优先解决。

第二象限事情要计划做、主动做。投资这个象限就是投资未来，回报最大！此类事情看起来不紧急，比如有截止日期的清单事件，尽量有计划做、提前做，因为其既有重要性且有一定的时间限制，如果不重视、不纳入日常行动，在未来的某个时刻可能会发展为重要且紧急的事情，比如到了截止日前才去急着写材料就会既加班又不能保证质量、由于长期不锻炼导致身体疾病，不陪伴孩子导致亲子关系破裂。要投入足够的精力（有人说80%的精力）来做第二象限的事，就会未雨绸缪，才会少出现第一象限的事，不被紧急的事牵着鼻子走。

第三象限要授权做。前面说了这类事件因为紧急容易和第一象限混在一起。区分这两个象限的标准是看这件事按照自己的人生目标和人生规划来衡量是否重要，如果它重要就属于第一象限的内容；如果它不重要，就属于第二象限的内容。在这个象限里转圈就等于瞎忙，所以要授权别人去做，减少自身压力。

第四象限要少做不做。此类事情纯粹是消磨时间，适当在这种状态中休息一下即可，不能过度沉迷其中，否则是浪费生命。

总之，日历事件不管是否重要，都必须在特定时间完成，是优先事项。清单事件，不管有没有截止时间，都是越早做越好，尤其要花更多时间做重要不紧急的事件。做事的原则是高能要事、一次只做一件事！后面我们接着聊。