17.4 规划干系人参与
本节概要
规划干系人参与是根据干系人的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目干系人参与项目的方法的过程。本过程的主要作用是，提供与干系人进行有效互动的可行计划。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。
规划干系人参与过程的数据流向图
为满足项目干系人的多样性信息需求，应在项目生命周期的早期制订一份有效的计划；然后，随着干系人群体的变化，定期审查和更新该计划。在通过识别干系人过程明确最初的干系人群体之后，就应该编制第一版的干系人参与计划，然后定期更新干系人参与计划，以反映干系人群体的变化。会触发该计划更新的情况主要包括：
- 项目新阶段开始；
- 组织结构或行业内部发生变化；
- 新的个人或群体成为干系人，现有干系人不再是干系人群体的成员，或特定干系人对项目成功的重要性发生变化；
- 当其他项目过程(如变更管理、风险管理或问题管理)的输出导致需要重新审查干系人参与策略等。
输入
项目章程
项目章程包含与项目目的、目标和成功标准有关的信息，在规划如何引导干系人参与项目时应该考虑这些信息。
项目管理计划
可用于规划干系人参与的项目管理计划组件主要包括：
- 资源管理计划：包含团队成员及其他干系人角色和职责的信息。
- 沟通管理计划：用于干系人管理的沟通策略以及用于实施策略的计划，既是项目干系人
- 管理中的各个过程的输入，又会收录来自这些过程的相关信息。
- 风险管理计划：可能包含风险临界值或风险态度，有助于选择最佳的干系人参与策略组合。
项目文件
可用作规划干系人参与过程输入的项目文件（尤其在初始规划之后）主要包括：
- 假设日志：关于假设条件和制约因素的信息，可能与特定干系人关联。
- 风险登记册：包含项目的已识别风险，它通常会把这些风险与具体干系人关联，即把特定干系人指定为风险责任人或受风险影响者。
- 干系人登记册：提供项目干系人的清单、分类情况和其他信息。
- 项目进度计划：进度计划中的活动需要与具体干系人关联，即把特定干系人指定为活动责任人或执行者。
- 问题日志；为了管理和解决问题日志中的问题，需要与受影响的干系人额外沟通。
- 变更日志：记录了对原始项目范围的变更。变更通常与具体干系人相关联，因为干系人可能是变更请求提出者、变更请求审批者或受变更实施影响者。
协议
在规划承包商及供应商参与时，通常需要与组织内的采购小组和合同签署小组进行合作，以确保对承包商和供应商进行有效管理。
事业环境因素
能够影响规划干系人参与的事业环境因素主要包括：组织文化和治理框架；人事管理政策；干系人风险偏好；已确立的沟通渠道；全球、区域或当地的发展趋势、最佳实践或文化习俗等；设施和资源的物理分布等。
组织过程资产
能够影响规划干系人参与过程的组织过程资产主要包括：组织的社交媒体、道德和安全政策及程序；组织的问题、风险、变更和数据管理政策及程序；组织对沟通的要求；制作、交换、储存和检索信息的标准化指南；经验教训知识库，包括与干系人偏好、行动和参与有关的信息；支持有效干系人参与所需的软件工具等。
工具与技术
专家判断
在规划干系人参与时，应征求具备如下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见：组织内部及外部的政策和权力结构；组织及组织外部的环境和文化；干系人参与过程使用的分析和评估技术；沟通手段和策略；
数据收集
适用于规划干系人参与过程的数据收集技术是标杆对照。将干系人分析的结果与其他被视为具备引领级的组织或项目的信息进行比较。
数据分析
适用于规划干系人参与过程的数据分析技术主要包括：
- 假设条件和制约因素分析：可能需要分析当前的假设条件和制约因素，以合理剪裁干系人参与策略。
- 根本原因分析：开展根本原因分析，识别是什么根本原因导致了干系人对项目的某种支持水平，以便选择适当策略来改进其参与水平。
决策
适用于规划干系人参与过程的决策技术主要包括优先级排序或分级。应该对干系人需求以及干系人本身进行优先级排序或分级。具有最大利益和最高影响的干系人，通常应该排在优先级清单的最前面。
数据表现
适用于规划干系人参与过程的数据表现技术主要包括：
- 思维导图：用于对干系人信息、相互关系以及他们与组织的关系进行可视化整理。
- 干系人参与度评估矩阵：用于将干系人当前参与水平与期望参与水平进行比较。
干系人参与度评估矩阵
C 代表每个干系人的当前参与水平，而 D 是项目团队评估出来的、为确保项目成功所必不可少的参与水平（期望的）。应根据每个干系人的当前与期望参与水平的差距，开展必要的沟通，有效引导干系人参与项目。
会议
会议用于讨论规划干系人参与过程所需信息，以便制订良好的干系人参与计划。
输出
干系人参与计划
干系人参与计划是项目管理计划的组成部分。该计划制订了干系人有效参与和执行项目决策的策略和行动。干系人参与计划可以是正式的或非正式的，非常详细的或高度概括的，这基于项目的需要和干系人的期望。干系人参与计划主要包括调动干系人个人或群体参与的特定策略或方法。
