163 《完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写》一周一本@乐读创
作者: [美] 劳拉·布朗 出版社: 后浪丨江西人民出版社
哥伦比亚大学教师三十年教学经验锤炼而成，
人手必备的实用写作宝典，二百余个写作模板即学即用
没什么是你写不了的
只要肯努力，任何时候你都能写作。
——塞缪尔·约翰逊，作家、诗人、编辑、词典编撰家
在工作中、学习中以及你的私人生活中，无论你需要写什么，只要掌握一些简单的方法，你都能写得出来。无论是商务电子邮件、演讲稿，还是学期论文、申请书，抑或是信函、颂词，甚至是寻物启事、交通罚单应诉信，就像我说的，没什么是你写不了的。
我教写作已经有近三十年的时间了，从高中生到公司主管，各个年龄层和职位的人我都教过。这么长时间以来，我从未遇到过任何一个“写不出来”的人，反而是经常遇到一些被写作流程吓到的人。
别担心。在这本书里，我将教给你一套能够久经考验的写作流程，无论你需要写什么，我都会告诉你要怎样去做。在前四章中，我们将会解决这个问题。而在接下来的章节中，你可能也看到了，它们占了全书的一大半，我会手把手教你写出所有你能想到的，会用得上的东西。
孩子们会玩一种桌游，上面有一个圆形的转盘，转盘停下的位置决定了你要去做的事。如果你曾经玩过这种游戏，那么你就已经准备好来学习我的写作课程了。现在，女士们先生们，请看劳拉·布朗博士的写作转盘：
如果你上过写作课，或是学习过高中英语，那么你应该对这个转盘上的内容并不陌生。之前你也听说过：写作需要明确目标、确定读者、用头脑风暴总结出中心思想、组织内容、写初稿以及修改。但在大多数写作课上，这些步骤都是以线性的方式展示的，像这样：
目标→读者→头脑风暴→组织→写初稿→修改
从理论上讲，按照这个顺序操作，你就能得到一篇组织得当、逻辑严谨的完美稿件。这个方法对一部分人是有用的，但如果你和大多数人一样，那么它很可能就不适合你。在现实生活中，大部分人都不是线性思维的写作者。
这六个步骤并没有错，错的是这个强制性的顺序。当循序渐进变成了因循守旧，它只会阻碍你写作能力的发挥。
阅读时，我们会从头开始，读到结尾；写作时，我们会从中间开始，然后解决其他的部分。
成功的写作者都知道，你可以以这个步骤中的任意一步作为起点，写出一篇成功的文章。（当然，修改的步骤不包含在其中）你可以从头脑风暴开始，或从写提纲开始，你也可以从写初稿开始（实际上，我的很多客户和学生都是从这一步开始的，也许你也可以）。成功的关键是，不要以任何特定的顺序做完这六件事，只要保证在写作流程中，每件事都做了一遍即可。
对我们大多数人而言，写作的过程并不是线性的，而更像是由多个步骤组成的一个环形。我们可以从环上的任何一步开始，根据个人的喜好沿转盘多次重复，直到我们对自己写的东西完全满意为止。
当我准备写一本书时，会先写结尾。
——玛西亚·达文波特，小说家
你需要找到你理想的写作流程。一旦你找到了自己理想的流程并稍加练习，写作就会变得比较容易了，你能写得更快，最终效果也会更好。
写作的准备
1.明确你的目标
当你坐下来要写点什么的时候，你要很明确地知道自己的目标是什么，你希望达到什么目的。
努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点。但如果你是从其他步骤开始的，比如你是从写提纲、写初稿开始的，那么你可以将这一步视为检查的过程，看看目前为止写了些什么，检查一下写出来的东西有没有准确地表明你的目的。在进行最终检查的时候，也要牢记你的写作目标。在修改最终稿的时候，问问自己有没有表达清楚，读者能不能领会你的意思，有没有向对方提出具体的行为要求。
2.了解你的读者
除私人日记之外，所有的作品都是有读者的，你的作品需要指向这些特定的读者。有时，读者的需求和期盼是显而易见的。比如说，要预测一封唁函读者想看到什么并不难，看菜谱或是驾驶指南的人通常目的也十分明确。
而有些时候情况会更复杂，尤其是当你向读者提出要求的时候。如果读者或许能满足你的愿望，或许也能拒绝你的请求，那就值得我们去好好想想，他们是什么样的人？他们希望看到什么？他们需要你做什么？
在考虑读者这个问题的时候，要设身处地地去思考。你要问问自己，如果你是那个收到信件或稿件的人，你会是什么反应，要从读者的角度进行思考。
站在读者的角度进行思考，有两个关键的问题：
·信息
·态度
你要给读者哪些信息？他们已经掌握了多少？如果需要对方根据你的需求做出决定、展开行动，他们又需要你提供什么信息？想象一下，比如你要为某个申请MBA的人写一封推荐信，你的读者希望看到申请人学术表现优异、对商业有一定了解、能与人协同合作……得到这些信息才能够促进申请人被录取。如果你要推销某种产品，那么读者希望了解的是产品究竟有什么功效，以及产品如何能满足自己的需求。在这种情况下，你要写什么内容取决于你推销的对象是谁。举例来讲，如果你想销售一款软件，那么你所挑选的向专业人士展示的信息，和向一般用户展示的信息是不同的。
选择信息的黄金法则是：要用足量的有效信息，让你的读者行动起来。
了解读者潜在的态度也是成功写作的关键。你的读者会有什么样的反应？他们很愿意接受你的信息吗？还是会有抵触情绪？他们是否怀有敌意？这些问题很大程度上取决于你写的内容是什么。如果你写的是贺词，那么就完全不必担心读者的态度。但如果你写的是请求拨款的提案书，心里又清楚看信的人打算削减预算，你就能预测到对方应该会抱一种谨慎而怀疑的态度。如果你是给员工写电子邮件，就对方的表现进行约谈，你也能预测到读者可能会带有抵触情绪，从而应该相应地调整自己的语气。
把信息和态度纳入考虑范围中，你就能够预测对方可能提出的任何问题。在你预测问题时，可以将问题的答案也囊括进写作之中，这样能节约再次交流的时间。你也可以先将这些信息准备好，待到问题出现时再使用。无论是哪种方法，你都需要预测读者需要什么信息，有什么态度，以及潜在的反应是什么，这些预测能帮助你写得更好。
即便是最枯燥无味的写作任务，也值得我们花时间认真思考怎样满足读者的需求。说明书写作就是个很好的例子。写一份说明书看起来很简单，但我们都有过这样的经历，明明是“特别简单”的说明书，却看不懂，其原因是其中有很重要的步骤被遗漏了。每当这种情况发生，一定是因为作者自认为读者知道的和自己一样多。设身处地地为读者着想，即便是“有固定格式”的文章，你也能写得更加周密。
现在你也看到了，了解你的读者经常与明确你的目标紧密相连。如果你能了解读者，那么写出来的东西就能比较轻松地达到目的。
在开始写作时，花几分钟想一想你的读者，想一想他们想要什么，这能帮你开个好头，但并不是说你一开始就必须这样做。在整个写作的过程中多次考虑这个问题也能达到同样的效果。实际上，我强烈推荐后一种方式！在写作的过程中，你经常会有“迷失”的感觉，这其实就是一个信号，你的关注点已经不在读者身上了，关注点已经开始偏移了。在这种时候，回过头考虑一下读者是必要的，在最终定稿前，这是检查的绝佳机会。
3.用头脑风暴锁定你想表达的内容
一旦抓住了主题，语句就跟着来了。
——加图，罗马政治家、作家
头脑风暴是传统写作流程中的第三步：在考虑好自己的目的和读者后，你就已经准备好写出所需要的内容了。有些事情很明确，很好写。比如你要给孩子的老师写一封信，告诉她儿子要请假看医生，这时信是否完整并不太重要。但有一些更复杂的内容，写作时你要花些时间把必要的内容都囊括进来。头脑风暴是一个编排所有可能相关内容的过程，将它们排列在一起，以备写作之用。
参与过头脑风暴式的讨论，那么你很可能看到过这些规则：
1. 想出的点子越多越好。如果你能把注意力放在数量而非质量上，那么提出有用的点子的概率就会更大，点子多多益善。
2. 不要审查，不要评论。头脑风暴时，让你的思绪自由发散。这并不是对点子进行评论的时候，不要说这个点子不太好，那个点子不合适。把脑袋里评论的声音关掉，把所有想到的东西都写出来。你可以之后再删减。
3. 接受不同寻常的想法。不要考虑你的想法靠不靠谱。你的这些想法可能完全超出预料，但它们当中可能会有一个非常有用，或至少能为你的思考指引方向的点子。充分发挥自己的想象力。
4. 合并改进你的点子。如果你任由思绪自由发散，那么点子很可能会有一些重合。观察它们的相似之处，并加以合并调整。
头脑风暴的次数越多，结果就会越好。对很多人来说，对点子进行评判的冲动非常强烈。他们的脑子里总会有一个很小的声音说“这个点子不够好”“这个点子没什么意思”或者“这个点子不靠谱”，要学着把这个声音关掉，这的确是个挑战。而一旦能关掉它、掌控它，你就能够动用起所有的创造力为写作筹备素材了。
让我们来看看这个例子，看看头脑风暴是如何运作的。比如，你要为公司新开发的软件产品做一个幻灯片演讲稿。在头脑风暴之后，你有了这样一张清单：
如果你买我们的软件，工作效率就能提高。
它比其他的同类产品更好。
我们能提供给你强有力的支持。
我们能为你量身定制。
我们的产品操作简便。
我们的软件包会成为同类产品中的冠军。
我们会发送最新版本到您的邮箱。
我们的产品更实惠。
软件多平台兼容。
操作易上手。
你的同行都在使用。
其他有竞争力的产品功能冗余。
新版本正在研发中。
看看这份清单，并非所有信息都与此次演讲相关，还有一些信息是重复的。有一些条目比较含糊：比如说，这款产品究竟是怎么替客户省钱的？为什么它能让客户提高效率？无论如何，这份清单是在头脑风暴阶段作者能想到的所有内容。这些内容为下一步的幻灯片制作打下了坚实的基础。接下来只要删减组合一下，这份清单就能摇身一变，变成一份很不错的初稿。
在头脑风暴的过程中，如果你能留意我们之前讨论的前两步，明确写作目标和认真地了解读者，对你会非常有帮助。你的目的是说服读者购买新软件，有哪些信息能帮助你达成这个目标呢？记住，要从读者的角度考虑。他们对一款软件产品的期待是什么，为什么会有这样的期待？他们现在用的是什么软件？你的软件如何让他们有更好的体验？哪些信息更能说服他们？哪些信息他们最不感兴趣？这些问题能为你的头脑风暴过程提供灵感。
可以从头脑风暴开始进行写作吗？当然可以！有很多人都从这一步开始写作。有时候，把内容列成清单可以帮助作者组织内容，制订写作计划。但无论你最终是从哪一步开始的，都要记得头脑风暴不是你写完提纲、写完初稿就没用了。它是一种你可以来来回回反复使用的手法，每次用都会很有帮助。
比如说你现在已经写完了演讲的初稿。当你回头来看自己写的东西时，可能会觉得有些部分不够完整、不够有说服力，甚至你会发现有很重要的信息完全被漏掉了。这时候你就可以回到头脑风暴这一步重新思考，然后带着想出来的新内容再回到初稿中。写提纲时，可能你也会发现同样的问题：提纲中有些部分的内容偏多。如果你觉得文章的结构不够均衡，那就回到画板前，再头脑风暴一下，把空白的部分填补上。你可以无限次地回到这一步，直到你完成所有想要的内容。
写作的步骤
1.组织文章
要组织一篇文章，方法有很多种。在学校里，应该有很多人都见过那种形式很严谨的提纲，里面包含罗马数字、阿拉伯数字，以及各种不同大小的字体。针对数量庞大的信息，这类提纲的格式能提供给你一种逻辑化的组织方式。但我们写的大多数东西都没有这么长、这么复杂，不必使用这么正式的提纲，如果硬要把内容套进这样的格式里，实在是件吃力不讨好的事。
我们以何种方式组织文章，很大程度上取决于文章本身的类型，以及我们自己想达成什么样的目标。如果我们写的是说明书或是驾驶指南，那么循序渐进式的提纲就很好用；如果你要描述发生了某件事，那么就可以按时间顺序进行组织；如果想说服某人，那么你可以将原因按照重要程度进行排列，将最重要的因素作为开头，把最让人无法拒绝的原因放在结尾，在最强的音符上戛然而止。如果你是要写正反两方面的意见总结，以上的方法可以综合运用。对于大多数文章而言，组织起来需要遵守一些简单的逻辑规则。沿着转盘转一下，你会发现重新考虑读者能帮助你找到组织文章的好方法。你的读者希望看到什么？哪种组织方式最具有说服性？哪种组织方式他们最容易接受？
让我们来旋转一下转盘，在考虑目的、考虑读者、对内容进行头脑风暴之前，可以先进行文章组织这一步吗？当然可以，其实组织文章、列提纲是个很好的开端。把组织文章的步骤提前可以帮助你更好地进行头脑风暴，提出点子，整理内容。
让我们来举个例子，假如你想给上司发一封邮件，提议推迟你所策划的一件事，那么快速地列一个提纲，你可以得到如下内容：
✓ 我们推迟到五月吧。
✓ 推迟后的效果会更好。
✓ 餐厅还没有预定。
✓ 目前人手不足
✓ 推广还不够到位。
✓ 已有两个部门的主管申请延迟。
✓ 如果能够推迟，我们还能在电子快讯中进行推广。
你可以看到，这个提纲相当松散，没有那些罗马数字和字母，甚至连数字都没有，但只要四十或五十秒，邮件中需要提到的主要问题就都列在其中了。作者可以根据这份提纲开始写初稿，也可以再稍微改一下提纲，将读者潜在的反应考虑进来，设想你的上司看到这个提议后的反应。因为推迟议程的原因并不是很清晰，你的上司可能会觉得奇怪，为什么推广会不到位，为什么还没有预定餐厅。给提纲重新排个序，上司不高兴的概率也许会减少一点。
✓ 我们推迟到五月吧。
✓ 已有两个部门的主管申请延迟。
✓ 后勤方面还未准备好。
✓ 如果推迟的话，我们还能在电子快讯中进行推广。
有了这份新提纲，被上司回绝的概率就会大大减小，因为作者手中掌握着最具说服力的一点：有两个部门的主管要求延迟。把那些不太好说的理由全都归到“后勤问题”当中，然后用一条“利好”的理由作为结束：推迟让我们有更多的时间做更好的推广，最终达到更好的效果。
组织语言的过程总共也花不了几分钟，但这几分钟却能够解决大问题，能够消除读者的消极反应。这时就可以开始写初稿了，有了这份提纲，你应该知道怎么写了。
列反向提纲
没什么比改文章更有趣。你看到自己说了些什么，接下来要探寻的是你想表达什么。这就像进行精神分析一样，只不过它是免费的。
——莉碧·奥尼尔，小说家
写初稿前必须先列提纲吗？不，如果提纲不适合你，大可不必这样做。有很多人都喜欢先写初稿，然后开始“列反向提纲”。在“列反向提纲”的时候，拿着已经写好的初稿，标记出自己实际都写了哪些内容，你可以逐段写出中心大意。列反向提纲可以帮助你检查文章组织是否合理，看看是否需要返回头重新排列内容。这种方法还能够暴露出你的信息漏洞，对于这些漏洞，你可以通过头脑风暴将内容再补充进去。
2.写初稿
写初稿是一个需要你坐下来，第一次将所有东西写出来的过程。传统观念认为应该在认真地头脑风暴、列出内容提纲后再动笔写初稿。但是，很多人并不以为然，会直接开始写。这样做的理由有很多。有时是因为很匆忙，感觉列提纲是在浪费时间。有时是因为我们认为自己知道该说什么，所以就直接开始说了。
不要管你的老师怎么说，一上来就写初稿是绝对没有问题的。如果你想开始写，写就是了。这样做实际上也是有一些优势的，一些作者发现在写作的过程中会产生新的想法。只是你心里要清楚，如果想在考虑目的、考虑读者、用头脑风暴想出实际内容之前开始写初稿，你可能就面临着大量的修改工作。如果你认为这没问题，那就别犹豫了，开始写吧！
要说服自己，你是在捏黏土，不是在刻石雕，写在纸上也是可以修改的，下笔的第一句越蠢越好。反正写出来之后，你也不会冲出去把它打印出来。将它放在一边，然后写下一句即可。
——雅克·巴曾，历史学家、散文家
关于写初稿，人们还忽略掉了重要的一点，虽然有很多人都从这一步开始，但这是最容易产生焦虑感的一个步骤。写初稿会使你感到焦虑，好像马上就可以写完了，但我们给了自己太多的压力，总想着能一步到位。当然，我们已经明白了，一次就写好几乎是不可能的。那么我们如何能减少写初稿时的焦虑，快速有效地沿着这个写作的指南针工作呢？
如果你已经开始写初稿了，我的意见是你最好接着写，直到写不下去，直到你开始质疑自己在干什么，这时你知道需要返回头看一看。所以放轻松，继续写便是。如果你写到了某个地方，发现少了点东西，做出标记，继续往下写。如果你是在电脑上写，将这部分全部转成大写、斜体或是涂上不同的颜色。如果你是手写，可以在下方画线、标星或是标问号。一旦开始写，就应该借着这股劲一直写，写得越多越好。
什么时候该停下来思考一下呢？当出现了如下问题时，就说明是时候停一下了：你开始疑惑“真见鬼，我为什么要写这个？”或“写这个有意义吗？”或是觉得“写得太烂了”。如果你觉得自己写不动了，就停下来休息一下吧。看看自己写了些什么，按照转盘的步骤检查一下。你的目标明确吗？所写的内容对你的读者有吸引力吗？想要的内容都写进来了吗？需不需要再头脑风暴一下？文章组织得是否有效？多关注那些薄弱的部分，返回头来再去修改。
3.修改
很少会出现特别完美的初稿，其罕见程度就像是在温哥华看到了晴天，或是在佛罗里达看到了北极熊。的确会有例外情况发生，但它们并不常见。修改并不意味着你写得不好，它只是写作流程中的一个环节。无论你写的是什么，都应该留出时间来修改初稿。
修改的意义很广泛，从反思、重写，到校对、改错别字。要改什么，取决于这几件事：文章有多长、多复杂、多重要。再怎么说，在从你手里送走之前，你也需要快速地审校一遍。
花几秒钟时间重新检查一下你的文章能让你避免不必要的错误。举个例子，想象一下你刚写好了一封信，申请推迟履行你的陪审团义务，信里有这么一句话：
今年6月21日前，我都有时间履行该义务。
看起来没错，对吗？可问题是直到6月21日前你都没空。你真正想说的是这个意思：
今年6月21日前，我都没有时间履行该义务。
你要允许自己有写不好的权利。总得大体上写完，才能开始修改。即便是再妙的句子，你也只能暂时放在那里继续向前写，一直写到最后。到那时，你很可能会有不同的感受。
——拉里·格尔巴特，编剧
就漏掉了一个“没”字。如果不检查，你就直接把错误的信件寄给法庭的书记员了。寄信前检查一下，比之后费力地去解释误会要容易得多。
哪怕是电子邮件也是需要检查的。也许你觉得私人邮件没必要检查，但万一出了错，后果可能会很消耗时间和精力。有一次我给二十个朋友发了邮件，邀请他们4月17日，周二下午3点到餐厅吃晚饭。有十一个人给我回信，问是不是真的要在下午3点就吃晚饭。我不得不再发一次邮件改正，晚餐时间其实应该是7点。我这就是在浪费自己的时间和朋友的时间，如果在发邮件之前我能花点时间再看一看，错误是完全可以避免的。
如果是工作邮件，错误的代价就更高了。如果邮件里有错别字，最起码会让你显得很不专业。而要是发错了信息，后果会更严重。在下一章中，我们会更详细地讨论电子通信的问题。现在，只要记住要认真检查就够了！
对那些比较长、比较复杂的文章，除了审校以外，你还需要以批判的眼光看待自己的初稿。在修改前，这里有一张清单，你可以问问自己这些问题：
✓ 想写的东西表达清楚了吗？如果我要提出申请，那么我表达的意愿清晰吗？
✓ 对读者的称呼合适吗？
✓ 要想让对方响应我的申请，我给的信息充足吗？这些信息有趣吗？抓人吗？能让他们行动起来吗？
✓ 信息完整吗？有没有漏掉什么重要的东西？
✓ 排序有没有逻辑？内容有没有力度？
✓ 有没有拼写错误、标点错误、语法错误？
分批修改
对于比较长、比较重要的文件，一些人喜欢分批修改。也就是说，他们会把文件看好几遍，对于上面的这些问题，每次只解决几个。与一次解决所有问题不同，将任务分块来完成能让你感到更轻松。你也可以自己列出问题清单，并以自己的方式解决它们。关键是要找到一种对你来讲容易且有效的方法。
寻求帮助
一个人必须能狠下心修改自己写的东西，不然会有别人来完成这件事。
——约翰·贝里曼，诗人
无论你有多认真，看着刚刚写出来的东西，你也很容易会失去洞察力。如果你刚刚写完初稿就返回去修改，是很容易将问题漏掉的。让其他人看看你的初稿，哪怕是快速浏览一下，也能解决“自己看不出来”的问题，你也能从他人的角度看看自己写得怎么样。
有时同事之间会联合起来相互检查。这样做既能够建立互信的关系，也能够大幅度提升各自的工作质量。
如果你是第一次请别人来帮你，一定要让对方知道你想要的是什么。例如你就是想让对方快速审校一下，一定要在一开始就让对方知道，不然他可能会花一个小时去修改所有的细节。对于写好的文章，如果你有一些特殊的问题，比如不确定能不能吸引读者，或是不确定简介部分是否太长，一定要告诉你的“编辑”，这样他才能在你需要帮助的点上集中注意力。
休息一下
在理想的状态下，我们写完初稿后能休息一下，再进行修改。能过个一两天再修改就再好不过了，那时你更能清楚地看到自己写了些什么。但不幸的是，现实的限制很难让我们有机会这样做。但即便是在最匆忙的环境中，也是有时间停下来对初稿进行修改的。如果稿子必须在下班前写完。时间允许的话，早晨一上班就开始写初稿，放一个中午的时间，下午再开始修改。只放下几个小时，你就能对稿件有全新的感受。如果你还有一位同事能帮你审校一下，那么当你再回来修改时，状态会更好。
4.把转盘转起来
就像我们所看到的，这种转转盘的写作方法在工作中能够给你很大的自由，你能够获得极高的写作效率。使用这个转盘，你可以随心所欲地从任何一个适合自己的步骤开始。我们都喜欢用比较容易、比较高效的方式做事。无论是叠衣服、做饭、还是列购物清单，无论有没有意识到，我们其实都有自己习惯的做事流程。这种转盘的形式能帮你跳脱出来，去寻找最适合自己写作的方法。
但是与现实世界中的写作相比，任何一种系统性的写作方式都有些理想化。无论你将转盘看作一条线还是一个圈，我们每天写东西都像是被一杆枪逼着，需要写得非常之快，把所有流程全都走一遍似乎太过奢侈，不太可能真的完成。无论是在个人生活还是职业生活中，交流的速度都在加快，停下来思考似乎已经成了一件奢侈的事。
我想我可以安慰你一下。你使用这个转盘的次数越多，写作流程就越能植根到你平日的写作当中去。接触得越多，用得就会越多。在不经意间，你就会变得更关注写文章的目的和读者，也会对文章的内容更加明晰，你会开始下意识地考虑提纲，写初稿和修改的技能也会提升。哪怕只是偶尔使用这个转盘，你也能找到自己最优的写作流程，它能让你写得更快更好：会比其他人教给你的任何方法都要有效。
除此之外，转盘写作法还有另一个好处，它是分步骤的。如果没时间好好计划或是修改，用它来做快速检查就很好。如果你刚赶完初稿，也可以沿着转盘检查一两次，看看有没有遗漏什么重要的内容。你甚至可以就拿它当作转盘来使用，随机选出一个步骤执行。你的心里非常清楚，在这一步上集中注意力是可以让你的文章有所长进的（长期做下去，你将成为相当优秀的写手）。
转盘是属于你的，你可以按照自己喜欢的方式使用它。关于写作，所有你需要知道的东西都在里面。它的设计十分灵活，为的就是帮助你找到最适合自己的写作流程，在要求的时间范围内将文章写出来。本书会讨论不同的写作内容，我们会经常回到转盘这一步，同时我们也会讨论一些案例，有成功的案例，也有失败的案例。写作的过程直接、简单，并且有规律可循，希望我能为你打开通向这个过程的大门。
想抓住读者，提前收集反馈！
当我和马克·维克多·汉森编辑第一本《心灵鸡汤》时，我们是想做这样的一本书：它能用一些令人难忘的故事打动读者、启发读者。当时我们已经收集了很多故事，但我们想从中选出对读者最有价值的故事。要怎么选呢？通过读者反馈！
我们选出了一个40人的小组，让他们从7分到10分来给每个故事打分。10分是那种会让读者起鸡皮疙瘩的好故事；9分表示故事讲得很不错，能让读者开始思考很多事；8分是指故事还不错，但缺少情感上的冲击；7分表示效果平平。我们给每位试读的读者都写了一封信，向他们解释这个反馈流程，同时告诉他们，要由他们来决定最终的成书能否感动其他读者。我们还建了一个Excel表格对反馈进行平均值统计，它能反映出对于每个故事读者会有怎样的感受。
我们用这种方式对250本《心灵鸡汤》进行了统计。如今，这个系列已经印刷超过了5亿册，我坚信如果没有读者的反馈，这一切都是不可能发生的。无论是谁，要写什么，打算写给谁看，这都是相当重要的。
所以如果你下次再写比较重要的东西，也就是那些需要对读者有实际冲击力的东西时，可以努力在截稿前找一些读者反馈。如果试读的人与你的潜在读者十分相似，那么最终你的文章肯定能够打动你的读者。
电子写作和技术革新
无论技术如何革新，精雕细琢的语句总会找到读者市场。
——史蒂夫·伯内特，伯内特集团代表
20世纪90年代中期，互联网的使用开始大众化，一些人曾预言写作即将消失，取而代之的将是某种非语言化的数字交流。现如今我们都知道，这些预言没有成真，而且也不可能成真。实际上，多种电子沟通的形式进一步引爆了对写作的需求。对很多人来说，通常白天的工作要写电子邮件，要用短信跟踪孩子的动向，要制订下班后的计划，晚上要在社交网站上追看朋友们的状态，要在讨论区发帖。的确，我们在纸上写的字少了，但大部分人写得却比以前更多了。无论是在职业生活还是私人生活中，写作都变得越来越重要。
虽然技术革新并没有使写作消亡，但写作确确实实被改变了。因为个人电脑和手机的推广与技术革新，写作变得更快了，我称这种写作模式为“电子写作”。电子写作是什么？一台没有联网的电脑、一部手机，任何一种使用电子设备进行的写作都称为“电子写作”。有了技术的支撑，电子写作很快捷，我们每天都会接触。
尽管如今断网关机的生活是不可想象的，但电子技术仍然很新，人们对电子媒介中的写作仍抱有许多疑问。它的规则是什么？它有规则吗？技术革新是如此迅速，新设备和平台更新换代如此之快，你怎么知道规则是什么呢？即便是接触网络时间很长的年轻人，在从学校走向工作岗位后也会面临着挑战，此时，电子媒介写作的规则与过去已经不同，出错的代价会更高。尽管我们当中有很多人在互联网写作中浸淫已久，打字十分迅速，但要想写好并不容易。
接下来的两章我将回答你所有关于电子媒介写作的问题。在本书的第三部分中，你会看到对某种特定电子写作的详细指导：电子邮件、短信、博客、在社交网站上发帖、写公司网站简介。在第二部分中，你会看到对于电子写作的整体指导，包含了工作、家庭和学校中的电子写作。
选择写作方式
电子设备的发展创造了多种快速便捷的沟通方式，在未来它们还会创造得更多。虽然这些沟通方式都十分快捷，易于掌握，但它们并不完全相同。有的适合进行私人沟通，有的更适合商务沟通。有的沟通记录可以进行永久保存，有的则转瞬即逝。在你发送信息、寄电子邮件、在社交网站上发帖、打电话，甚至是与某人面对面交谈之前，花一分钟思考一下，你所选的这种媒介能否很好地传达你的信息，这种做法是非常必要的。
如何选择写作方式
1.写还是不写
如果要与某人进行沟通，你要做的第一个决定就是到底要不要写下来。虽然写下来好像很方便，但有时打电话或面谈会是更好的选择。为什么谈话比写信更好？有这么几条理由：
首先，比较重要的一点是，比起口头沟通，电子邮件和短信都更容易引起误解。写作时，你无法运用自己的音调和面部表情，表情符号也只是在最普通的情况下才会奏效。在面对面的交谈，甚至是通过电话沟通时，任何一方都能够请对方进行说明，或是停下来重复一下刚才说过的话，这样一来，任何潜在的误解都会被扼杀在萌芽状态。而书面沟通并没有时间进行这样“有来有往”的交谈。而我们越是匆忙，写出来的电子邮件或是发出的信息就越不清晰。
还有一点也很重要，所有书面沟通都是一种记录。在很多情况下，这并不是什么问题。但如果你要说的是非常私人、非常感性的东西，在下笔前你可能会反复思考。在后文中，我们还会讨论更多关于用电子设备写作的基本特性，以及附加风险等问题。现在，你只需要问问自己，如果你写的东西会让其他人看到，你是否能够接受。如果回答是否定的，那么你最好选择打电话，或进行面谈。
另外礼节也是一个需要考虑的因素。如果要说的事比较复杂，那你一定会倾向于躲在文字背后，而不会想去挑起一场很可能不太友好的谈话。但在某些情况下，你真的需要掌握面对面的交流技巧，或者起码能够在电话中与人交谈。对于个人关系，有些比较重要的谈话就需要面谈。如果你能注视着对方的眼睛说“我很抱歉”，通常效果会很好。对你来说，将困难的沟通付诸笔头会更轻松，但如果要想真的解决问题，书面的沟通方式会比口头沟通的方式更加困难。更糟的是，对方会知道你是想对他避而不见，这本身就足以将事情搞得更糟了。在写电子邮件或发短信前停下来思考一下，你想这样写的原因是不是因为可以躲在文字背后，可以不见对方？如果是这样，你就要思考一下：面谈，或哪怕是通过电话交谈，对这段关系来说是不是更好的选择？
在工作中，另一种借着写作逃避的常用方式是“转发邮件”。你会不会有这种感觉，有时你急切地转发邮件，目的只是把一个问题从自己的收件箱扔到别人的收件箱里？你这样做的时候，好像是在做出回应，但你真的是在努力把这件事向着结果推进吗？通常情况下并不是。如果你遇到了这种处于转发当中的电子邮件，事情也并没有向着结果推进，那么你最好拿起电话把问题解决。如果你需要对电话里做出的决定加以确认，则可以使用电子邮件跟进。只是有时通过交谈会比无穷无尽地发邮件更好。
只要遵循以下两步，决定写下来还是说出来就会变得很容易：（1）慢一点；（2）想一想。思考的时候，问问自己写下来是不是解决问题最好的方法。问问自己如果你是对方，会作何感想，你会选择书面交流还是当面交谈。大多数时候，常识和常规礼仪就可以帮助你做出决定。两种方式都尝试一下，你会找到最好的那种。
2.如果要写
一旦你决定自己动笔写了，接下来你就要确保选择什么媒介对读者而言比较便利，对内容而言比较合适。
我曾经有一个同事，所有的电子邮件他都通过即时信息回复。这与问题紧不紧迫无关，与问题复不复杂也无关。他就坐在自己的办公桌前，他只是喜欢用即时信息，这就是他和别人沟通的方式。事实上，我曾经听到他和另一位同事说自己的工作效率很高。他说使用即时信息马上就能解决问题，这样邮件就不会在收件箱里发霉了。当然，他忽略了一个问题，那就是别人可能无法立刻就回复他，这反而给对方带来了不方便。发电子邮件时，双方都能在自己方便的时候去思考怎样回复。在白天活动的间隙，你可以通过电子邮件和他人交流，只要你愿意，在凌晨3点时你照样可以继续通过邮件和他人交流。我的同事把这个交流的过程挪到了即时通信中，他改变了交流的形式，可能无意之中将自己的时间表强加在了别人身上。
即便我们没有这位前同事这样极端，大多数人也都有自己偏爱的交流方式，并会习惯性地使用它们。有些人发邮件，有些人发短信，有些人打电话。当然偏好并没有错，只是如果你真的想进行有效的交流，那就要考虑自己喜欢的这种交流方式，对方是否觉得方便。对你而言，用社交网站发信息非常轻松，但如果你的朋友不来看，你的信息也送达不到他们那里。可能你喜欢发短信，但你的朋友离开了座位没有带手机，你也找不到他。如果你就是想要找到他，那么在沟通媒介的选择上，你就需要更加灵活。
你还需要确认的是媒介与你所发的信息是否合适。要怎么看合不合适呢？这里有一些考虑的因素：长度、复杂程度、正式程度、读者数量以及持续性。将这些因素综合起来，依据你要说的内容，决定哪种电子沟通的形式最适合。
让我们快速浏览一下电子沟通的几种形式，要记住需要考虑的因素。
即时信息最适合那些简短、简单的沟通，比如和朋友们闲聊。在工作中，如果需要快速询问或回答问题，这也是一个很好的方式。即时信息适用于简短、不复杂、读者较少的信息传递。如果交流对象有三四个人，情况就会变得很复杂。交流会出现多线交叉，回答会与问题相分离，想要梳理整个讨论过程也会变得非常困难。当你关闭即时信息的窗口或关闭计算机时，文字也会消失。如果你想要将谈话过程永久地记录下来，这种方式就不太合适。尽管即时信息有缓存，大多数用户也不太容易将其恢复。如果你发出的信息是对方之后还会用的，比如说明或某项行动的最终方案等，最好通过短信或电子邮件发给对方。
发短信是一种非正式的、快捷的方式，可以用来制订或确认计划。在你四处奔走时，也会经常使用它，对于那种在最后一分钟发生变化或是更新信息的情况，这种方式尤为有效。如果你的信息很简短、不复杂，也不正式，短信就是一种很好的媒介。
在发送短信之前，最好能花几分钟将你的想法整合一下。如果在对方回复之前，你发现忘了写东西，又补发了一条。那么对方有可能就再也看不到上一条了，这取决于他用的是哪款手机。速度可能并不永远是最重要的。
与即时信息相似，在人不多、主题不复杂的情况下，短信是非常好用的。我的一个朋友讲了一个关于短信沟通的悲伤的故事：“我有两个朋友，他们相互不认识，也都不看邮箱，所以我想通过发短信来安排大家见面。但每次他们对计划有改动（他们真的改了很多次）都要经过我这里。在最后确定前，我真是翻来覆去地发信息去确认细节！到我们相见的时候，他俩都挺好，只有我觉得既焦虑又委屈。”
这个朋友的故事启发了我，短信沟通的内容经常会变得越来越复杂，使得这种方式不再适用。如果你发现自己正处于这种状况之中，那还是拿起电话来吧。如果你仍然想用书面形式进行沟通，那也应该考虑用电子邮件代替短信。
电子邮件高效灵活，是一种人们广泛接受的电子沟通方式。它是商业活动中十分重要的部分，也在我们个人生活中扮演着重要的角色。对我们大多数人来说，电子邮件很容易使用。在工作电脑、家用电脑以及移动设备上，我们每天都可以多次查看邮箱。电子邮件适用于写篇幅较长、较为复杂的内容（其实在下一章中，我们会讲到电子邮件越简短，越有利于阅读）。无论是对朋友间非正式的讨论，还是商务上的往来，邮件都很合适。
对于群发来说，电子邮件也很好用。邮件可以分享一些大家都会再次用到的信息，它可以将记录永久地保留下来，每个收件人都可以轻松地找到信息记录。
虽然电子邮件是个很好的选择，但要牢记这条守则：在考虑读者和他们的倾向之前，不要做出决定。有些人的移动设备并不能接收邮件，还有些人抛弃了邮件改用短信。如果你真的想要对方收到信息，你就需要选择找得到对方的媒介。
使用社交网站发送信息也是一种选择。这些网站对信息发送大多都有字数限制。如果你能确保目标读者经常浏览这些网站或是关注你，那么对于群发信息来说这是一种绝妙的方法。但要记住，社交网站用户平均的注意力时间是很短暂的，如果你的信息十分复杂，那对你而言使用社交网站就不是一个很好的选择。社交网站适合即时发布通告，但不太适合发布那些需要过脑子的复杂信息。
更需要注意的是社交网站的公共性：所有你发布上去的内容都是公开的、永久的，发出前你要注意这两点。你要知道即使随后撤回了消息，它也不是完全消失了。你的读者都看到了信息，也许还转发了信息。在下一章当中我们会看到，大多数文字都会在某个网页快照上存储下来。如果你不愿意把这条信息某一天被写成标语，挂在卧室的窗户外面，那就不要发到任何社交网站上！
第二节 电子写作的未来
信息世界瞬息万变，设备和平台都在不断更新，它们受欢迎的程度随着时间推移发生了不同的变化。网站换了又换，移动设备变得越发精致。尽管有些人觉得互联网早已无处不在，但实际上我们仍处于电子通信的初级阶段。毫无疑问，改变将接踵而至。
但无论未来有怎样的改变，只要你能够遵循本章中的一些规则，就完全可以对自己使用的电子通信方式充满信心。无论事物如何变化，都要为沟通选择最合适的媒介，这一点始终不会变，你需要考虑哪种方式最适合对方，哪种方式更适合你。
过去，那些最早开始使用新工具的人们总是要冒一定风险，因为他们交流的对象可能还没有开始尝试新的科技。在这种情况下，早期的使用者在选择交流方式时需要更加灵活。而那些固守老方法的人（过时的速度似乎会越来越快）在与人交流时同样存在着风险。这些人同样要更加灵活，同时要紧跟时代。无论有怎样的变化，将双方的便捷性都考虑在内会提升沟通成功的概率。
无论电子写作的设备和平台如何变化，决定哪种方式更适用的因素始终都很重要—长度、复杂程度、正式程度、读者数量以及持续性。请将它们牢记在心。
保证你的孩子在电子通信的世界中的安全
孩子们是被各种电子设备包围着长大的。电子设备无处不在，但它们并非永远那样亲切友好。这里有两条建议可以帮助学生们从电子通信的世界中远离麻烦。
设想所有人都能看得到。在电子通信当中，没有什么是私人的。并不是只有你的朋友会看到你的社交网站在更新，你朋友的朋友也能看到，任何人都能“抓来”你的文字或图片与整个世界分享。你的短信也是可以被转发的。设想所有人都能看到你在电脑或移动设备上写的东西，你就“必须”提高安全意识，这里的所有人既包括学校里的人，也包括了高校的招生部门。
无法撤回。你在网站上、在智能手机上写的所有东西都是永久性的。即使注销了用户，账户在未来的某一天还是能够找得回来。删除内容很久以后，那些文字也还是能够搜索到。如果有人想找到你写的什么东西，他们真的可以找得到。如果你不想让它们永远留存下来，就永远不要写出来。
网络写作的步骤
在第二章中，我们看到了六步写作流程，它可以帮你写出所有需要写的东西。这个流程可以参考一个转盘，上面有这些内容：目标、读者、头脑风暴、组织、写初稿和修改。
这个流程是很灵活的，适应性很强，对任何要写的东西都十分有用。在本章之中，我将向你展示一条捷径，他能让你将转盘和电子写作更快捷地联系起来。
在使用转盘时你可以从任何一个地方开始，然后不停旋转，直到自己满意为止。但由于许多电子通信都很简短，写作速度也很快，我们假设你是从写初稿开始的。大多数人都是坐在电脑前就开始写的对不对？这完全没有问题，但大多数人第一稿写得都不好，所以在按下回车键发送前，我们需要再多做一些工作。
要修改多少呢？如果你写的东西很长，也很重要，那么我建议你像第二章中那样，走完整个转盘的流程，初稿完成前至少这六步都要走一遍。
但是，如果你的消息很短很简单，那么我建议你使用简化版的转盘，这是一种快速的诊断方式，它可以尽量完善你的文章。虽然这个过程要花几秒钟的时间，却能为你将来节省很多时间，它能帮助你避免信息不清、信息不全、信息无效的问题。
我们假设你的初稿写完了一部分。现在我希望你可以使用转盘上的三个部分对初稿进行检查：目标、读者和修改。每次发邮件、发帖子甚至是发短信之前，你都可以使用这个迷你转盘。
网络写作的准备工作
1.对你和读者来说，目标是否明确？
假设你刚刚匆忙地为一封邮件、一条评论或是一篇博客打完了初稿。当你写得比较匆忙的时候，会很容易迷失自己的目标。我们总喜欢在想好之前就先动笔，而电子写作的便捷性会让我们的写作更加没有门槛，在真正考虑清楚要做什么之前，信息就已经发送了。你收到过多少这样的邮件，满满当当的信息，但你只会感到奇怪：“他们到底想让我做什么？”如果你能停下来考虑一下目标，那么你的读者就不会遇到这样的问题了。
要记住，你的读者也很忙。在这个繁忙的时代，人们不想花那么多时间琢磨你到底想要什么。事实上对于那些模糊不清的请求，读者常常会直接忽略掉。如果他们真的花时间来看，并且弄明白了你想要什么，他们也会因为浪费了时间而感到不满。花一分钟明确你的目标可以为你自己和读者都节省不少的时间，从长远来看，它也能帮助你得到你需要的东西。
关于沟通的目标，问问自己这几个问题：我为什么要写？我想要什么？我是不是想让某人去做某件事？我需要让别人来选择我吗？我需要回复吗？我只是在传递信息吗？当你慢下来考虑这些问题时，你的答案可能会是“我不知道”。不要担心，幸运的是你没有用模糊或没有意义的信息去干扰读者，你现在就发现了问题。花一点时间想想自己到底为什么要写，然后去修改初稿，让你的目标变得更加明晰。
在发送内容之前，花一点时间问问自己这些问题：
·我真的知道自己的目标是什么吗？
·我向读者表达清楚我的目标了吗？
两个问题中如果有一个的答案是否定的，那么你还需要花点时间去明确目标。这种努力是值得的！
2.你的信息是否能清晰地传递给读者？
只有当读者认同了你的目标时，文章才是成功的。在打初稿的时候你有考虑过你的读者吗？即使现在开始考虑也不晚！先问一问自己：我的读者是谁？我是写给上司看的吗？还是写给同事或朋友？有谁会看我写的东西？顾客还是潜在的顾客？考虑一下要如何称呼对方，根据你们的关系来看，哪种语气更合适？现在来设想一下读者对初稿会有什么反应。不同的读者很可能会有不同的需要和期待，如果你能从对方的角度考虑，那么就更能有机会写出吸引对方的文章。回想一下你提供的信息和你的态度。读者已经了解了哪些信息？如果需要他做出决定、展开行动，他还需要哪些信息？他可能会有怎样的态度？是开放包容的态度还是抵触怀疑的态度？在你继续写初稿的时候，这些与读者相关的思考会对你有所帮助。
在按下回车键发送之前，问问自己这几个问题：
·我和读者是什么关系？
·就我们的关系而言，我对对方的称呼是否妥当？
·读者需要的信息我提供了吗？
·有没有考虑到读者潜在的态度？
如果你对这些问题的答案都不满意，就花点时间重新修改初稿吧，让它变得更有趣，更能吸引你的读者。
网络写作的注意事项
1.修改，修改，修改
在明确目标，并与读者建立联系之后，让我们把转盘转到修改这里。为了修改得更加迅速，这里有一张查询清单，涵盖了绝大多数电子写作中会出现的问题：
✓ 能不能更精简？
✓ 有没有把所有东西都包括进来？
✓ 够不够有礼貌？
✓ 语气是否合适？
✓ 能不能通过刊登测试？
✓ 你校对过了吗？
让我们逐条仔细地看一看。
✓ 能不能更精简？
忙碌的读者更喜欢短消息。简短是消息、帖子和博客受到青睐的关键。如果你的同伴很忙，那他就不太可能会去读长邮件，或者说他不太可能全都读完。人们浏览网页时，会更期待看到篇幅较短的内容，社交媒体也会将字数规定在一定的范围之内。即便你在网上“什么都没干”，也会有种时间很宝贵的感觉，会选择跳过那些过长的网页和文字。
当你打完初稿之后，从头到尾看看能否能将内容进行压缩。你需要从读者的角度考虑，他需要的内容你提供了吗？还是说你提供的信息太多了？如果是后一种情况，花点时间删除多余的句子，为读者减少阅读量。
如果你真的需要发一封长邮件，或要在网上发一个长帖，那么可以利用版面设计将很长的段落打碎，并把重点内容标记出来。如果一个人很忙，他可能只会扫读一遍，不会认真去读。版面设计的技巧能使你的文章变得更容易扫读，读者也更能看得进去。
在按下回车键发送前，问问自己：
·我的信息或帖子够不够简洁？
·不必要的词有没有全删掉？
·有没有用版面设计将长的段落打碎，文章是不是变得更好读了？
如果你觉得初稿太冗杂，就花几分钟的时间修饰、重写或重新设计一下，文章越高效越好。
✓ 有没有把所有东西都包括进来？
电子写作自然是越短越好，但不能遗漏掉重要的信息。速度太快会惹祸：有时我们非常匆忙，忘了向读者传达所有信息。这种疏忽并不符合快速沟通最初的目的，因为你还需要花更多的时间弥补最初的漏洞。
如果你已经通读完了整条信息，接下来就要确保没有遗漏掉重要的内容，或是没有在混乱中将重要的内容误删。另外，你还要确保没有因为过度压缩而使文章难以理解。你发送的信息可以稍长一些，将所有问题讲清楚，但不要发给别人很短但很难理解的信息。
问问你自己：
·有没有丢掉重要的东西？
·有没有写得比较模糊的部分需要修改？
如果你的消息不够完整或是不够清晰，改掉它们！
✓ 够不够有礼貌？
速度提升之后，我们经常会在日常的礼节上有所疏漏。是的，我们很匆忙，但添上“请”和“谢谢”既用不了多长时间，也不会增加多少对方阅读的时间。在电子邮件中使用称呼语也是一个好主意。花一点时间在信件的开头问候一下，可以极大地提升信件的礼貌程度。
电子写作的形式和种类有很多，既有闲聊式的，也有直奔主题式的。商务写作比私人沟通更具目标性。但即便是在商务写作的范畴内，直截了当和粗鲁无礼也是有区别的。花一点时间确保自己的信件有礼有节，并且没有在无意中冒犯别人是很有必要的。
在打初稿的时候，如果你正处于愤怒或失望的情绪中，那么很可能语气会变得粗暴无礼。如果在打字的时候你因为某件事而很生气，请停下来。等自己头脑冷静下来之后再回来写。你可以之后再回来修改，如果你愿意也可以把它彻底丢掉。安全起见，你可以将写好的信息复制到一个文档中，并把邮箱里的删掉，这样可以确保你不会不小心将信息发送出去。
在发送邮件或是在网上发帖之前，问问自己这些问题：
·我的邮件或帖子是否有礼貌？
·里面有没有冒犯别人的地方？
·如果我当时很生气或是很失望，发送邮件前有没有花时间冷静一下？
如果你在邮件里忘记了要有礼貌，那就花些时间加上“请”和“谢谢”。如果你写的东西里有一些冒犯性的、粗暴的或是侮辱性的语言，改掉它们。
✓ 语气是否合适？
在你写信或是发帖时，需要花一点时间看看你的语气是否合适。语气是什么意思呢？简而言之，语气就是写作传达给人的感受或态度。它与词汇、句子长度以及是否遵循语法相关。
怎么看语气是否合适呢？决定语气的因素有两点：文章的内容和你与读者的关系。文章的内容可以很专业，也可以很私人。你是在公司写的还是在家里写的？是商务信件还是纯私人信件？你与读者的关系既可能是工作上的，也可能是私人的。在商务信件中，你的读者是为你工作的人吗？还是工作中的同事？是你的上司吗？还是机构之外的商务伙伴？或者是客户？你的读者是学校的教授吗？还是你孩子的老师？或者是你雇佣的建筑承包商？
所有这些因素都会影响你的语气。让我们从简单的开始。当你给朋友或是家人写信时，语气可以比较放松，可以不太正式。当然，你还是要注意礼貌，不过给这些人写信比较安全，就像你和他们对话一样。
当你在工作中写作，或是进行商务写作时，情况会复杂一些。这时你的语气要更正式一些。如果你在一家公司工作，在语气这一点上最好向同事们学习。有些机构倾向于使用正式的语气，有一些则更随和。如果你负责公司的博客或社交网站，要记得你的读者是客户，不是朋友：当然你可以显得很热情友好，但你也要向对方表示一定的尊重。
我之所以唠叨这一点是因为很多人不明白，也不知道如何在写作时控制自己的语气。根据惠而浦公司（Whirlpool Corp.）全球大学公共关系总监克里斯·艾森博瑞（Chris Aisenbrey）所言：“我们会收到大把学生发来的电子邮件，他们给招聘人员发的信息就像是发给自己朋友们的，想问他们晚上有什么安排。”很显然这些年轻人并不知道自己的语气欠妥，这种失控的行为会影响他们找工作。如果你能够意识到这点，并在寄送邮件前考虑这个问题，就能够避免犯同样的错误。
究竟语气是怎样在写作当中起作用的呢？在看初稿时可以注意以下几点：
句子完整。在正式写作时，最好能用完整的句子代替省略句。在不那么正式的写作之中，用省略句是没有问题的，只要你能够将意思表达清楚。
选词。正式的写作要求使用准确的、描述性的词汇代替俚语。举例来说，竞争对手所提的方案应该是“不够完善”，而不是“糟透了”。公司人员的聚会是“令人兴奋”，而不是“酷”。你会“很感谢”得到面试的机会，而不是觉得这个机会“太棒了”。
侮辱性的词汇。永远不要在与工作、职业相关的沟通中使用侮辱性的词汇。
缩写。缩写是非常不正式的。在工作中不使用缩写会更安全，除非公司里有其他人也这样做。
表情符号。在正式写作时，用表情符号代替准确的语言来表达自己的态度是不可取的。在非正式的工作写作中，到处都是这样的表情，在即时通信当中，你也要小心使用表情符号。比如，如果你是在和上司传送文件，他先使用表情符号当然比你先使用更好。
讲到语气，在进行工作写作和职业写作时你需要多想、多判断。请不要给你的上司发邮件问“搞什么呀？？？？”，不要给公司总顾问发笑脸表情，不要问英文教授“你明天有木有空？”如果你信不过自己的判断，你最好选择更正式的那一种，当你更熟悉公司机构、更了解同事们的期待时，再渐渐放松自己的语气。
在理解和控制语气上花时间，是最有价值的。新式的语气检查软件号称能够检查文章，拯救你于尴尬的境地，但其实它还是有问题的。没有任何软件能领会你和上司、客户之间的微妙关系。你最好能学着检查、学着修改自己的语气。最后，你所有的努力都会使你成为更有技巧、更有能力的写手。
在你向全世界发布文章前，问问自己这几个问题：
·语气是否与内容相配（内容是个人的还是工作的）？
·语气是否与读者相配？
如果你的语气不适合这个读者或这些内容，改掉它们。
✓ 能不能通过刊登测试？
电子写作给人以亲密的感觉：毕竟在写的时候只有你和写作设备，对吗？实际不是这样的。可能它让你觉得很私人化，而且具有实效性，但其实这两点都是错的。要想绝对地安全，你必须假设所有的电子写作都是公开的，是永久性的。如果你无法接受写在电脑上和手机上的东西所有人都能看的话，任何时候都不要写！
希望大家都能理解，我们在工作时写的电子邮件是属于公司的，而且是可以找回的（即便是已经删除了），这可能会给公司和我们自己带来麻烦。基本上所有在网上发布的东西都会有快照留存。即便是匿名发帖，也能通过IP地址跟踪最终被锁定。即时通信的记录功能会将你的聊天记录保存在电脑中，这意味着记录会保存在你的电脑中，也会保存在对方的电脑中。移动电话运营商会保留你的短信“记录”，他们能够根据法院的要求将你实际的短信内容输出来。安全起见，在使用电子设备写作时，你一定要假设写出来的东西能永久保留，如果有人真的想拿到，他们可以做到。用波士顿取证软件互联网安全与隐私顾问理查德·M. 史密斯（Richard M. Smith）的话来讲，“计算机真的十分擅长存储……如果有什么东西你不想泄露，就绝对不要将它转换成任何电子格式。”这一点对任何手机、其他电子设备或是与人沟通的任何电子传播方式都同样适用。
这么说是有点吓人，但在你做出任何不明智的举动前，有一个很简单的方法可以自查。在将你的语句传向网络世界前想象一下，如果它出现在了一份主流的全国性报纸上，你会有什么感受。如果答案是“很尴尬”“很吓人”“太羞愧了”，就不要把文章发出去。在点击回车键发送或发表前修改它，或是将其全部删除。
这类刊登测试还包括“妈妈测试”和“上司测试”。我建议你设想一下最严重的影响会是怎样的：一家主流报纸刊发了你关于同事的一封恶评邮件，你的妈妈刚好看见了你酩酊大醉的状态，或是你的上司在即时信息上看到了你在讨论他。哪种情形对你来说最可怕，就用它来当作坐标，衡量你的电子写作是否妥当，然后相应地修改你的初稿。
在你发送、发表或是提交前，问问自己：
·如果我刚写的内容被发表在了《纽约时报》的头版上，我会作何感想？
·如果妈妈读到了我刚写的东西，我会作何感想？
·如果上司读到了我刚写的东西，我会作何感想？”
·如果未来的雇主读到了我刚写的东西，我会作何感想？
如果你的信息没有通过这项刊登测试，将这些会冒犯到别人的内容删除或改掉是一种很好的保护自己的方式。
✓ 你校对过了吗？
在将文字发向浩瀚宇宙前，你还有最后一步，快速校对一遍你的文稿。无论写什么东西，你都应该养成校对的习惯。它花的时间很少，但却可以避免错误和错误造成的损失。
偶尔出现拼写错误并不要紧。但是如果你的拼写错误太多，那么作为一个懒散又马虎的写手，你就要小心了。标点和语法的拼写错误和笔误，在职业沟通和商业沟通中会产生很大的影响。克里斯·艾森博瑞曾说：“正是电子邮件中多到令人发指的拼写错误、语法错误和那些粗糙的想法，构成了写信人的最佳简历。”
粗心造成的失误可不仅仅会损害你的形象，更会曲解你的本意，给对方造成困扰。即便是发短信，也要在点击发送键之前快速地检查一遍。不相信我？当年iPhone 4面世后，人们就开始注意到手机的自动纠错功能有时会让你写出一些十分荒谬的短信，而且发现后为时已晚。有些短信会让人捧腹大笑，而有些又很猥琐。
或许发错信息一般不会造成什么损失，但任何经常发短信的人都知道，这种超高速、超简明的书写方式确实会造成很大的误解。
自动纠正功能并不是唯一的风险来源。在那么小的键盘上快速打字，犯错误是难免的。你打算和人约在下午6点见面？很容易就会打成“下午5点”而没有发现。这会让你和你的朋友都很头痛。在发送前真的需要快速检查一下。如果你不小心未经检查就发出了一条信息，回去看看自己都发了些什么。如果发错了，立即改正错误。
在工作中发电子邮件更加需要检查。当你忙着发送一大批电子邮件时，很容易会进入一种“自动驾驶”的模式，这是很危险的。有一个客户曾经告诉我，她在给一名潜在的客户发邮件时署名成了“爱你的苏珊”。在此之前，她刚刚给自己上大学的儿子发了一封日常邮件，当时还处在“妈妈模式”当中。她的客户觉得很有意思，但你也要知道，在有些情况下事情不会这么愉快地解决。
在你完成初稿前，问问自己：
·我有没有针对写作中的拼写错误、笔误、用词错误和语法错误进行校对？
改正那些错误吧！”
2.养成好习惯
我知道，这些检查和修改听起来很繁杂。现实地来看，有时你没有时间全部做完，有时修改也不是很重要。但总会有更加重要的信息。
要记住，现在有越来越多的商务沟通和社会联系都是通过电子设备实现的，人们通过沟通的方式去衡量一个人。可能你会经常和某人通过邮件进行商务往来，但这个人你从来没有见过面。可能你还会在网络上邂逅一段浪漫情缘。如果你是一个懒散的、抓不住重点的写手，那么你留给别人的第一印象可能就是一个懒散的、抓不住重点的人，这样你很可能会失去订单……或是约会。从另一方面来看，如果你能关注交流的清晰和准确程度，别人对你的第一印象也会好很多。
要养成检查和修改电子文稿的习惯。你对自己写的东西越用心，得到的结果就越好，在修改上花的时间也会越少。如果你能养成检查电子邮件的习惯，检查和修改的速度也会提升。你会对自己常犯的错误很敏感，并且最终不再犯这些错误。经常性地检查修改会让你最终成为一名更好的写作者。
无论未来电子沟通形式如何演进，本章中的方法都将适用。无论你写什么，以什么形式去写，都要注意明确自己的目的，体察读者的需求和关注点，这一点永远都是最关键的。信息需要简明，但更要完整。写作要有礼貌，同时也要注意语气与内容和读者的协调性。电子写作并不会变得私人化，它反而会更加公开化，因此刊登测试对你永远都是有益的。只要人类仍然是不完美的，在写作流程中校对环节就是必要的。无论电子沟通的新世界会为你带来怎样的新事物，现在你都已经准备好掌控它了。
分类写作
个人生活写作
在过去的几十年里，个人生活中写作的正式程度明显下降了，它的重要性却明显上升了。在生活的诸多方面，电子邮件和短信取代了电话和面谈。为了维持个人事务、人际关系、亲戚朋友和家庭事务，清晰明确的写作交流至关重要。无论你是要给孩子的老师写一封信，还是写一张交通罚单应诉单，抑或是给保姆写一张注意事项清单，你与对方是相安无事，还是纠纷重重，关键就在于你是否能写得足够清晰。在本章中，你会看到针对种种日常写作的分类指导，其中包括了关于个人事务的沟通、与人生大事相关的信件以及社交媒体环境中的写作。
社交媒体写作
1.个人博客
所谓习惯写作，就是持续不断地写，永远不要放弃，它终究会教会你如何写作。
——加布里埃尔·菲尔丁，小说家
博客的应用为世界上成千上万的人创造了与其他人分享观点、经验、意见的机会。无论你写博客是为了兴趣还是为了工作，都能在网上争取读者。如果你能花些时间和精力，写博客就能带给你自己和读者更好的体验，一步一步建立起读者群。
基本情况
写博客需要一个目的。如果你能找到一个话题或主题坚持写下去，就可以吸引到更多的稳定读者群。要了解你的读者，写作时必须考虑他们的感受。有很多博客看似是即兴写作，实际上不经意的语气需要花很多心思。认真对待你的文章，头脑风暴一下哪些内容对读者有价值。在组织文章时，留住读者的关键是抓住他们的注意力，并将其保持下去。网上的新鲜事太多了，读者很容易会离开你的页面。你可以尝试一下，在文章一开始就抓住读者的注意力。在刚开始写作的时候，可以多打几次初稿。写的时间长了，你就会对自己想写什么，对读者有什么期待有更清晰的认识，这样初稿就会越来越接近成品。之后重读一下你的初稿，检查一下拼写，修改后再发布。
这样做
·读一读他人的博客。给博客找点子、聚焦注意力最好的方法就是浏览大量网页。你要知道什么样的博客有人气，要看看其他人都在做什么。
·决定博客写什么。当然了，你想写什么都可以，但如果你能找到一个主题坚持写下去，就可以吸引更多的稳定读者群。你想写个人日志吗？还是评论集，或是对时事的看法？写博客是因为你对某个话题特别感兴趣吗？还是你对某个问题特别有研究？无论你选择什么主题，都要努力持续写下去。
·文章要对读者有价值。一旦你知道了自己想写什么，就要向读者提供他们需要的内容了：有用的信息、真知灼见、笑料等等。
·确定语气，坚持下去。你的内容和读者群都会帮助你确定自己的语气，是严肃一些，随意一些，古灵精怪一些，还是别的。
·给博客起名字。
·认真排版，使文章更易于阅读。大段落会令人望而却步，你可以用大量的空格或句点将文章分成小段落。如果你的文章很长，可以考虑将其分割成两条或更多条发布。
·经常更新。如果你定期更新，就会有更忠实的读者群。至少要一周更新一回。可能在开博客前你想积攒一些“库存”，没时间写作时也有存货可以使用。
·给文章起个好标题。好标题会让读者更感兴趣。
·添加图片。照片或图片可以让博客看起来更加美观，也更能吸引访问量。
决定是否允许评论。
两种选择各有优势，如果你允许评论，就有可能在读者间点燃讨论的火花。但允许评论也有弊端，你要注意有所节制，不要消耗太多的时间。
不要做
·不要害怕。有成千上万的人都开了博客，你也可以！
·不要漫谈。虽说你什么都可以写，但如果你失去了焦点，很可能会丟失读者。要让文章尽量简明。
·不要让读者觉得无聊。确保所有的文章都有一定的价值，让人们对它们感兴趣，不要只是自娱自乐。
·如果不想将个人生活广而告之，就不要放在博客里。避免一切过于私人化的问题、会冒犯他人的问题以及任何愤怒时写下的文字。如果你拿不准，可以先写下初稿，发布前再看一看。博客文章都可以通过搜索引擎找到，因此所有放上去的内容都是公之于众的。
·不要剽窃。如果文章中引用了他人的话，一定要标明出处。
·如果想获得稳定的读者群，更新频率不要有波动。”
如果你想开个博客……
如今想开博客非常简单，只需要有一台连上网的计算机就可以了，只是在真正发布文章前，有几件重要的事你需要考虑一下。第一，你说过的话会被你的雇主、家人、高中时瞧不起你的女孩、你孩子的老师等人用来反对你。文章一旦发布，就会被网站永久地保存下来，文章保存的时间也会比你活着的时间要长。你可以道歉，可以送上鲜花表达歉意，但原始的文字会永远留在那里。因此，在点击发布前一定要再三考虑。
第二，即便这是一个私人博客，或是你只打算和几个朋友一起分享，也要经常问自己这样一个问题：有没有我格外想屏蔽的人？互联网是一个神秘而邪恶的地方，即便是最坚实的防火墙也无法抵挡刻意的攻击。一定要记住，别人想看我们写的东西并不难。
第三，互联网的匿名性能让最怯懦的人化身成无耻混蛋。你写的东西可能会引起他人激烈的言辞回应。这会发生在任何一个在网上写字的人身上，对此要有心理准备，也要时刻防备着这种情况再次发生。再次强调一下，这与你个人无关，那些留下恶毒评论的人很可能只有十三岁，还住在妈妈家的地下室里，吃着薯条当晚餐。
