小事件与大管理||关于控制彩色打印机制的思考

整理资料时发现了几年前关于彩色打印事件思考的记录。那时刚进公司不久，由于业务的需求，需要起草一份红头文件并打印盖章扫描发出去，我想既然是红头文件就要去彩色打印才显得比较正式，也能够体现集团对项目的重视。

去打印的时候被告知彩色打印需要审批，后面经过行政、财务、技术等部门的一道道审批之后，总算是用了40分钟左右完成了彩打、盖章、扫描，这也几乎成为了我当时处理单一事件的低效之最。

这件事结束后，我对这个“吉尼斯纪录”进行了分析。“彩打控制”是不是划算的？不管是不是划算，最起码出发点是好的，这样可以控制彩打办公支出，虽然我不知道以前到底有多少人“搭便车”以至于让公司实施这样的规定，但是我觉得这样控制之后的成本更高了，尤其是人力成本。

举个例子，一个员工要进行彩打，就需要先申请通过，然后由专门的人去调试打印机，甚至安装彩色墨盒，再然后去打印，整个流程下来所有人力加起来至少需要半个小时，那么半个小时的成本是多少呢？假设一个员工的人力总支出（包括薪资、五险一金等）是8500，一天8个小时，换算下来时薪50元左右，那么半个小时的成本就是25元，而彩打大多是文件，需要彩打的也就两三张，成本2-3元，这样换算之后发现，公司在以10:1的投入产出比例实现了控制可能的浪费，这还只是直接的经济投入，并没有加上彩打过程中可能导致的员工精神状态损耗和精力支出，那么这样算下来的话，“彩打控制”真的“值”吗？

控制支出是对的，关键是采用什么方式或者机制去控制支出，不要因为简单的感官分析而施以枷锁，这样的控制是很危险的，需要的不是自上而下的简单粗暴，而是以创新的方式去激发大家主动节约，例如核定标准彩打费用，每月节约费用的50%来买点心、书籍等东西来奖励大家的节约行为，这样既能培养大家的节约习惯，达到减少办公费用支出，又能充实公司的家文化建设，增强大家对公司的认同感和向心力。