时间管理初级阶段管理时间管理自己怎么就要多读书？

【小强升职记】与GTD初级阶段

2018-06-28  本文已影响12人  古二白

不知道在哪里看到了【只管去做】的安利，本来准备买，又习惯性地去豆瓣看评价，然后就买了【小强升职记】。
这个不经意的习惯性的行为极大地改变了我的整个生活状态。可以说是非常重要了。

我以前是不相信这种东西的，什么时间管理，GTD，日程表，我是不理解的，不屑一顾的，我不认为我的生活需要这些东西。
到了RED之后，的确经历了一些混乱，日常开三线程工作，一团乱麻，忙忙乱乱一天，什么问题也没有解决掉，只知道多了一些问题，而多了哪些问题，也不太清楚，只知道脑袋是更大了的。
再加上一堆琐事，申请一个住房补贴有一堆流程，几号前交什么，收集什么信息，申请网址是什么，这种乱七八糟的事情数不胜数，而我带到复兴SOHO的【编程珠玑】半年了还是在桌里吃灰，有些心疼。

我不是没有想做的事呀，想做的事与计划太多了，每个都起个头，遇到暂时进行不下去的点就被搁置，生活中被无穷多的信息源搅乱大脑，开的支线越来越多，没有专门去维护这一系统的事情与问题，摸不回主线，在一些并不重要的事情上耽搁过多时间，比如CSS与node，我学它干什么捏，而且还学不会。

可能是在这种状态下想要读一读时间管理的书籍？也有可能只是偶尔看到了kindle上【只管去做】的封面广告。总之，我决定要花一些时间来理一理这一些东西了。
根据【只管去做】的豆瓣评论，我阅读了【小强升职记】。

这是一本时间管理的书籍，主要内容包括衣柜整理法，四象限法则等，我之前认为这些东西是玄学，然而不是。
偏见往往来自于不了解(无知)。

行文极为流畅，一个下午，站着看了一半，跑会儿步晚上回来直接就读完了。
读起来会有停不下来的感觉，因为处处会感觉“说得真对啊，这就是我的情况啊”，就会有“那我要怎么办啊，原来这样就可以啊”的想法。
读完【代码大全】之后好久没有读过这样流畅让人不忍释卷的书了吧。

讲述的模式也很容易使人接受，公司里，一个时间管理方面的”人生导师“开导工作、生活上一团乱麻的”时间管理小白“，在这个过程中，各种现象、本质、解决办法随着对话流淌而出，包括很多国外研究者的知名理论被以最易懂的结合每个人都会遇到的实际工作中的例子表达出来，还是很有料的。

随书附赠还有一个小册子，会在书中的不同章节有各种自测，记录环节，一定要真正地自己做一遍，网友评论说得好：

如果你只是想读读而已，那么这本书一星不值，但你要是边读边实践，这本书五星都不止。

还有我刚读完时在豆瓣的评论：

很重要的一本书，基本是一口气读完，很流畅。
内容很丰富，且解释得很易懂，随着章节的行进，亦有层次感出来，视野会逐渐拔高。
该记录笔记的地方有很多，还要再仔细过一遍，然后使用evernote+emacs来履行自己的gtd事业。
提到的很多情况或者道理是自己最近总结出来的，自己也在用，本书可以将这些习惯与思路成体系地总结与维护起来，放到一个合适的位置，更便于看清全局；同时，更为重要的是，很大一部分小强出现过的问题自己目前还一直在进行，比如琐事优先等等，看得我很是后怕如果自己没有遇到这本书可能终将一事无成吧。
书的最后充满了人文的关怀，亦让人唏嘘不已。 “已经30岁了，我的人生就这样了吗？”

笔记与书摘

以下为我读书时做的笔记，对我而言做得如此详细真的很难得。

1 你的时间去哪儿了？

1.1 渡过时间的三种模式

  1. 集中精力工作;
  2. 无意义浪费时间;(无意义浪费时间，比如打开浏览器漫无目的地乱逛（包括刷知乎）；各种纠结；在办公室侃大山；无法集中精力；烦躁不安。)
  3. 真正的休息;

1.2 主动时间与被动时间
做事之前有预期，并且追求预期的结果，这就是主动运用时间，否则就是被动运用时间，而时间黑洞就是指被动时间的集合。

1.3 避开时间黑洞–checklist

1.4 工作四步法

  1. 工作篮，即工作中的todolist；
  2. 清除没必要的、有时间期限的拿出来、两分钟内解决的立即完成；
  3. 特定时间处理的事情写进日程表，需要别人处理的事情立即转交并设置到期提醒，将现在要处理的摆出来;
  4. 在最高效的时段，做最重要的事情；

1.5 提高工作效率的技巧

  1. 早晨上班先找出今日的重要且紧迫的事情，安排到高效时段完成；
  2. 给别人的资料要回顾，并优化，不要在这个上面吝啬时间，此为名片;
  3. 使用RSS;
  4. 查看邮件的时间(10:00, 17:00);

1.6 摘句

时间黑洞的共同特点是提供很多相互关联的信息吸引我们的注意力，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。
时间黑洞的产生源自于大脑喜欢做简单的事情。
所谓价值观是指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。
价值观可能由于经验的积累、环境的变更而不断调整。

1.7 实践
统计三种时间的渡过比例，坚持一周;(P7)
记录一天的工作情况，列下一小时的计划，每小时总结是否完成，坚持一天;(P13)
找到自己每天的高效时段(时间日志，一周)。
记录在此： 填写职业价值观自测量表(P34)，结果为：得分最高三项为：智力刺激，成就感，社会交际；得分最低三项为：利他主义，美感，安全感。

2 无压工作术

2.1 四象限法则
以职业价值观为标准标出 重要 与否，以截至日期为标准标出 紧急 与否，可将事情分为四类，放到坐标第中，以下列表序列号亦为象限号：

  1. 重要而且紧急；
  2. 重要但不紧急;
  3. 不重要但紧急，比如临时召开会议;
  4. 不重要而且不紧急;
    将事情分好象限，最后按照自己的意愿给所有的任务标出“高”、“中”、“低”三种优先级。

2.2 四象限事务处理原则
第一象限，立即去做； 第二象限，有计划去做。应将时间投资于此，在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表; 第三象限，交给别人去做，委婉地拒绝; 第四象限，尽量别去做;

2.3 猴子法则
明确自己的责任边界。将“猴子甩出去”。将任务集中到第二象限。

2.4 对第二象限的事进行目标描述和任务分解
迫使我们将精力花在第二象限，即，描述与任务分解本身所占的时间和精力，这一点是很重要的。 将项目做细，从而有计划，知道了下一步该做什么。 明确任务完成的标准，便于搬掉一块大石头。 有利于进行时间控制和时间规划。

2.5 GTD方法，衣柜整理法
捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动，这些流程是一个开放式循环。 有了这个流程系统，便可以做到，做事靠系统，不是靠感觉。

2.5.1 使用收集篮
收集工具的几条军规：

  1. 捕捉工具越少越好；
  2. 保证5秒钟进入录入状态；
  3. 定期清空这些工具；

2.5.2 处理收集篮
每一件事情都必须获得均等机会的处理。永远不要再放回收集篮。 事情分为可以行动，与不能行动。 不能行动的事情分类：

  1. 垃圾，过滤掉，扔掉；
  2. 将来某时（回调）；
  3. 参考资料，备份即可（放到印象笔记）；
    可以行动的事情分类：
  4. 2分钟行动，立即去做；
  5. 项目（需要与他人协调的事情）；
  6. 任务，多个行动组成，和项目的区别是几乎都是自己要解决的事情；
  7. 行动，可以直接去做的事情，有空的时候立即搞定它；
  8. 指派给别人完成的事，甩猴子；
  9. 特定时间做的事；
    脑子里只装一件事的好处为：专注、成就感、摆脱压力、更好的结果。
    做下一步行动。它是推动一切事物的转轴。
    写行动的秘诀：动词开头，内容清晰，描述结果，设定开始时间、周期、最后期限是什么。
    决定项目的下一步行动是建立框架。

2.5.3 组织整理
3+1的组合： 日程表，将来清单，行动清单，项目清单。

2.5.4 深思
对清单进行深思，好处为：孵化杂事，产生灵感，提升高度。 深思时间：每天下班，每周回顾。 每天的四个问题：

  1. 今天做了什么？
  2. 对哪些比较满意，哪些不满意？
  3. 推进了哪些重要的事？
  4. 明天的规划是什么？

周回顾：

  1. 清空收集篮；
  2. 检视将来清单、行动清单、项目清单；
  3. 检视日程表；
  4. 本周收集到印象笔记里的内容；
  5. 年度目标；

2.5.5 行动
选择下一步行动的四重标准：

  1. 重要性，在所有的剩余选择中，对我来说，哪一项最重要；
  2. 环境；
  3. 时间，在3~5分钟内迅速完成一项任务，要善于利用生活中的“时间片”；
  4. 精力，保持自己的节奏，使安排可以被集中精力地履行；

2.6 六个高度
David Allen提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的：

  1. 原则（五万英尺），自己的价值观、原则和目标，这是工作的灵魂所在；
  2. 愿景（四万英尺），3~5年的工作目标，可以是职位、组织能力、协调能力等。 我要做什么，哪些人已经做到了，他们是如何做到的，那时候我的工作和生活会是怎样的。
  3. 目标（三万英尺），比愿景更细化，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。
  4. 责任范围（两万英尺），工作上的角色，生活上的角色，兴趣爱好上的角色。 要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。
  5. 任务（一万英尺），任务和项目，了解掌握全局的同时，将注意力放在眼前的一个个项目上。
  6. 下一步行动（跑道），将它们全部放入行动清单，然后一一消灭。

2.7 摘句

将一周的事务放入四象限以后可以很清楚地看到，平时的工作主要集中在第三象限，这也是平时工作忙碌但是盲目的原因。
时间管理，管理的是承诺，我们每天都在接收和发出各种承诺，答应别人的事是一种承诺，答应自己的事，也是一种承诺。
我们应该在工作时尽量追求一种“心静如水”的境界。我们可以想象把一粒石子投入沉寂的池塘中，池塘中的水会有何种反应呢？答案是：依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应，然后又归于平静。池水既不会反应过激，也不会听之任之。
脑袋里只装一件事，工作不要开多线程，内存会混乱掉的。
通常造成你拖延、效率低下、行动力差的原因之一就是你在做的是杂事、任务或项目，而不是下一步行动。所以总感觉无从下手。 当你上一刻决定”现在开始做项目进度计划吧！“，下一刻就会陷入迷茫，感觉千头万绪，注意力始终集中不起来；紧接着你会感觉到烦躁、压力大。但是当你决定做的事情是”进行项目结构分析，明确单元之间的逻辑关系与工作关系的时候，你会立刻拿出资料进入分析的状态。
“ 压力是因为焦虑，焦虑是因为缺乏掌控感所造成的。 我会利用一个月的时间去思考自己的未来发展，然后制定一个”自上而下“的职业规划；当这个规划确定之后，我会”自下而上“地搞定自己的工作，并在工作的过程中随时修订自己的规划。

2.8 实践
四象限工作跟踪表（P61），为期一个月。

3 行动时遇到问题怎么办

3.1 番茄工作法
可以使用org中的相关package，操作：

  1. 选择一个明确的可以立即执行的行动；
  2. 倒计时25分钟为一个番茄时间，预估完成行动需要吃掉几个番茄，然后在番茄时间内不间断工作；
  3. 每吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉三个休息15分钟；
    大脑对有时间底线的事产生紧迫感。 处理被打断。内部打断与外部打断。 若打断需要立即处理，则打断番茄时间，若不用，则衣柜整理。

3.2 游戏吸引力的四大特征

  1. 目标明确，工作中则不是；
  2. 规则，工作中花在建立规则、打破规则、再建立规则上的精力太多了；
  3. 及时反馈，会有成就感和满足感，现实生活可以自己建立反馈系统，进行奖励；
  4. 自愿参与；
    项目游戏化：
  5. 使项目明确、量化、可追踪；
  6. 设置里程碑，相当于游戏里的BOSS；
  7. 写下搞定BOSS的奖励，然后一定要兑现它；

3.3 要事第一
琐事优先的原因：

  1. 简单、明确；
  2. 即时满足；
  3. 不愿改变；
    解决的方法是做到要事第一，所谓要事，即为挡住去路的大石头。 将要事分析拆解达到琐事的特点，利用番茄搬掉大石头。

3.4 摘句：

臣服精力、臣服环境、臣服天性，人的精力是有限的，并且随着持续的工作精力会越来越下降，在经济学上叫作”边际效益递减规律“。
他发现很多时候好的灵感、解决问题的办法，都是在洗澡的时候、上厕所的时候、散步的时候想到的。其实原因很简单，一方面是因为放松，另一方面是因为休息的时候其实是在做战略思考。
番茄工作法带来的改变其实在于工作节奏，其是对精力的臣服，不和精力直接对抗，而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复。 根据自己的精力设置番茄时间，比如早晨刚到公司会设置成40分钟，中午快下班是15分钟，下午上班是30分钟，下午下班前是15分钟。 想要战胜拖延，不仅要臣服精力、臣服环境、臣服天性，更重要的是找到你自己的使命，你的使命是什么？ 琐事越做越多，要事越做越少。你提高效率省下来的时间都被新冒出来的琐事吃掉了。

3.5 实践

维护自己的微心愿清单，奖励清单。

4 如何养成一个好习惯

4.1 培养习惯的方法
找到驱动力，驱动力>约束力，力量来自于你的内心。 再微不足道的成就都要大肆庆祝。 培养习惯不是一个人的事。

4.2 摘句

培养习惯的秘诀是少、慢，而不是多、快。 首先我们养成习惯，然后习惯改变我们。

5 如何让想法落地

5.1 SMART法则：
Specific: 目标一定要准确，不能模糊；
Measurable：目标的可衡量性，要有实现目标的标准；
Attainable：目标的可实现性；
Relevant：与其他目标的相关性，对其他目标有何帮助；
Time-based：具有明确的截止期限，在一定的时间内达成才有意义，想象一下永久；

5.2 用思维导图梳理计划
第一轮：不需要太细致，列出大概目录；
第二轮：对每一个因素进行发散思维，发散完；
第三轮：做减法，不适合现在做的，精简掉；

5.3 用甘特图掌控进度
干特图是显示项目进度、时间、成本的简单工具。 思维导图是基础，甘特图用来呈现里程碑、进度、时间，是项目层面。
三个步骤：

  1. 这个项目有哪些里程碑和任务；
  2. 每一个里程碑和任务的时间期限是什么；
  3. 分别由谁负责；

5.4 用九宫格平衡人生
每个角色都有需要落实的项目，项目又是由若干行动组成的，这时候思维导图、甘特图和行动清单就派上了用场。

5.5 摘句

我以前总是陷在事业的格子里，现在跳到了微梦想的格子里，但这都不是平衡的关键，平衡是要跳出框框，站在更高的角度看我一共有多少个格子需要照顾！
因此在很长一段时间内我都在做白日梦，把大片的时间花在如何制定一个完美的人生规划上，而恰恰忘了去执行。对制定目标很苛刻，而对自己没有按照计划执行很宽容。
不要做一个收藏家，而要做一个建筑工。

6 建立高效办公区
专门准备了一个抽屉来存放那些放在哪里都不合适的东西，叫做David Wang。

衣柜整理法图示：

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