【实践笔记】如何知道我们遇到的都是什么事情？

唔~两年前的某天，我遇见了一个名词，从此世界变得很不一样。

GTD从两分钟、两天、两年三个循环带着我把工作和生活从两边着火变成了一弯活泉，生活中的灵感可以带到工作中，工作中的收获可以应用到生活中，彼此支持，越变越好。

那个名词就是“GTD”。

从简单了解就动手操作，到自己看书反复实践，再到听sprk、听专业讲解，我在GTD的道路上越走越远，简直是脚底生风。

我也从每天围着一堆事情打转、总是忙不迭地处理各类突发事件的被动状态，变成了每天按时完成任务、还能找出时间写作刷剧的主动状态。

GTD其实很简单，就只有五个步骤：

五个步骤

前两次讲了捕捉的三种来源和三个非常有用的捕捉工具，不知道大家有没有去试着捕捉过呢？如果你捕捉过，一定明白那种把所有事情都呈现在眼前的掌控感和失控感~~~

掌控是因为你知道你的所有遇到的事情和脑子里的念头都已经从脑子里转移到了眼前的工具里，失控是因为居然有那么多事情要做，简直要原地爆炸。

接下来的两步：明确意义+组织整理通常可以一起做，会事半功倍。明确意义和组织整理显然比较官方，用人话说就是：“如何知道我们遇到的都是什么事情？”

“不雨，我的这件事情很急，帮我处理下。”（正在埋头工作时接到了电话...）

“不雨，我这个文件你看下文字上有没有要修改的，我马上要用了。”（正在帮A领导做事时，B领导发来文件了...）

“不雨，我这个红文很急，今天一定要发掉的。”（时间是下班前十分钟...）

“不雨，这个文件下周一给我，不急的，有空的时候处理下好了。”（时间是周五下班前...）

“不雨，我们周末去看敦刻尔克吧~”（正在整理ing...）

这些场景很多人都不陌生，当我们想全心全意做一件事时，总会有许多其他事情冒出来说急需处理。

那我们要如何知道自己遇到的都是什么事情呢？

第一步：知道有哪些存储位置和哪些类型的信息？

1.不雨在前面的《用5个文件夹管好1T的资料》说过，我的文件夹一共有五个，分别是：inbox、项目支持资料、已完成、将来也许和参考资料。

——inbox掌管了我所有还未想好该放哪儿的资料或者短期内就完成的工作事项。

——项目支持资料包含了我正在处理的各类项目事宜。

——已完成包括我已经处理完成的项目事宜。

——将来也许存好了一些突发奇想找来以后会做的事儿。

——参考资料包括了全部的参考资料。

2.信息如何分类，有个工具很有用：生活平衡轮。

我的平衡轮

生活平衡轮相当于对自己生活状态的一个全面回顾，帮助自己全面审视当前的生活状态，知道有哪些是现在需要的。找出需要关注的项目，就是自己的平衡轮。

第二步：确认是什么以及是否要行动？

GTD很厉害的一点是，它先引导我们用最自然的方式去思考要做的事情。相对于那些2W1H、SQCA等专业的思考方式，它让我们先把信息从脑子里移出来，再让我们去思考这个信息对我们的意义是什么。

当我们从不同的来源获取到信息，全部放在inbox里以后，我们需要逐一的把信息拿出来想一想，这个信息是什么？

总体来说：信息会有以下四种类型：要做的事情、要丢弃的信息、可以参考的信息、可以孵化的信息。

信息的四种类型

比如：

不雨看到一条推送说杭州新开了一家日料店，第一步自然是一键转存到印象笔记，但随后的信息处理是随着状态不同而不同。

1.是要做的事情：如果这家日料店正好就在附近，周末又有空，就是周末要做的事情，可以把相关信息登记到日历上去。

2.是要丢弃的信息：如果这家日料店很贵，要四位数每人，那就是目前不可能去的场所，默默看过就删除算了~~

3.是可以参考的信息：如果这家日料店很远，但价格实惠，那就是以后去那一带活动时可以参考的就餐地点，可以把信息加入参考资料~~

4.是可以孵化的信息：如果这家日料店正好就在附近，但这周末没有空，那就是以后有空的周末可以去尝尝的，那就是将来会做的事，可以快乐地把信息加入将来也许清单~

注意：

1.个体在不同状态下，对信息判断的价值是不同的，要长远性考虑。

2.我们获取的信息一般不会是单独出现的，可能是一段信息里既包含了要做的事情，又包含了可以参考的信息，需要注意分辨。

第三步：确认下一步行动是什么？

对于任何要做的事情都有三种处理方式：延迟做、委托别人去做和立即行动。

事情的三种处理方式

要知道如何处理，重点在于想清楚下一步行动是什么？

1.如果事情不是紧急到要马上处理，可以先把手上的事情做完再做别人要求的事。当别人说完自己的需求，可以这样回复：“我现在在做...大概要10分钟，10分钟后做你的事，可以吗？”

2.如果事情是其他人也可以处理的，可以请对方找其他人。当别人说完自己的需求，可以这样回复：“好的，我现在在做...能不能让...帮你？”

3.如果事情是紧急且两分钟就能做好的，那就立即行动。

注意：

1.这里的两分钟是泛称，对于行政工作者来说，一般15分钟是比较恰当的间歇时长。

2.回复时要准确不能含糊，不能嘴上答应着，又没去做，那才是最麻烦的！

惯例总结：

今天讲得是GTD在理清过程中非常重要的一张图，完整流程如下：

GTD

只要掌握好这张图，就能做好自我管理的第一步咯~~~