如何掌控你的时间和工作

在职场中，每个人需要工作的时间是8小时，有些人花在工作上的时间更久。那么为什么有些人的效率很高，而有些人则完成又差又慢呢？

有效的时间管理、合理的安排工作，以及进行高效的沟通，是每个人职场人必不可少的一些良好习惯，只要我们花点时间想下，我们就能发现这些习惯也可以变成本能。久而久之，你会发现，越是在工作中掌握主动权，你最终得到的结果就会越多，同时工作也会变得更加轻松。

有效的时间管理

我曾经很详细的记录了自己在工作中的时间安排，得出来的结果有点让人失望，我发现自己一天当中有大部分的时间花在了手机上，而且剩下的时间里，发疯似的忙个不停，做事情没有轻重缓急，感觉自己一天到晚很忙的样子。

最糟糕的是，我想要让上司重视我，于是我对于他们分配给我的任务全盘接受，每天我只想着一件事，那就是只要我做好了所有的工作，我就能升职。

但是，有一次看到一句话，这句话彻底的点醒了我。

“你要围绕自己的职业规划来组织每天的工作，在大多数情况下，你的工作都应该围绕你想要的结果展开。”

史蒂芬 柯维在他的大作《高效能人士的七个习惯》中，他建议将任务分成四类：

第一类紧急而且重要的任务，这类任务可以帮助你保住自己的工作。

第二类不紧急但很重要的任务，这类任务可以让你推进自己的职业生涯，能给你带来升职加薪。

第三类紧急但不重要的任务，他们可以让你在团队成员中得到好名声。

第四类不紧急又不重要的任务，但如果处理不好，可能会导致你被解雇。

像我自己之前每天埋头应对各种问题，那只能说明我把90%的时间都花在第一类和第三类任务上了。

学会有效的时间管理之后，你会完全脱离第四类任务，减少在第一类和第三类任务上投入的时间，要把更多时间用在解决第二类任务。

最基本的办法之一就是给自己列张“备忘清单”，有意识的把清单上的任务分成四类，然后想想哪些任务可以划掉，哪些可以拖后再做哪些可以授权给别人。在处理第一类和第三类任务时，想想看你该怎么用最少的努力来得到最大的结果。要时刻牢记部门流程和你的工作风格。

还有最重要的就是每天要检查一下自己是如何利用时间的，对自己的表现进行评估。有效的时间管理和任务管理能让你尽快实现长期目标，这样你每天工作时都会有一种目标感。

一切从“NO”开始

当我们处在一个公司里最底层的职位时，我们往往会得到很多原本不属于我们的任务，一些年长的资历较高的前辈，总喜欢看着急于讨好所有人的年轻人像只耗子一样忙来忙去。

在办公室说“NO”是一门艺术。

我在实习期的时候就曾让自己陷入一个窘境，后来可想而知，闹得我两边都不落好。

那个时候我的前辈就教导我，慢慢的我开始学会了怎么样去拒绝一些自己做不到的任务。

首先，我们要像上司明确自己的工作范围。了解有哪些人有权给你分派任务，并记清楚每个人大概都会分给你怎样的任务，比如有个同事让你处理一大堆文件，但他并不是团队中最有权给你分配任务的人。

这时你就应该很礼貌的告诉他，虽然你很想帮助他，但还是希望他能够先跟你的直接上司沟通一下。这样你就可以巧妙的把主动权转给了你的上司，你的上司很可能会替你拒绝他的指派，尤其是当处理这些文件本来就不在你的职能范围内时。

仆人心态并不是最好的时间管理方式，如果你养成了习惯，只要算是一派任务，你便立刻行动，那么他们就很容易期待你一直这么做。记住，总体来说，第二年任务应该优先于第三类任务，所以不管工作多忙，你都要尽可能抽时间处理第二个任务。

如何度过每一天

工作中感觉压力最大的往往都是那些工作没有条理的人。很多同事都会抱怨他们感觉同时协调多项任务和多个人比较困难，但这种能力其实非常重要。

第一步：列出框架

接到任务之后，我们首先会考虑这项任务的分量，以及一般该用什么方式处理，然后就会制定一份简单的大概方案，最后把任务分解为一些更细的任务。

第二步：列出项目表格

在召开团队会议之后，我们需要用软件做一张项目表格，列出每一个具体步骤及相应的负责人，然后每天检查项目表格，确保每个人都能在截止日期前完成自己的那部分任务

第三步：沟通

要想成功地组织一个项目，必须在团队成员之间建立一种高效的沟通机制。这样可以确保大家不仅清楚自己的工作进展，还能了解其他人的工作进展如何。

首先，我们先讨论一下几种常见的沟通风格：

进攻型：用这种方式进行沟通的人会把所有问题都推给别人，把所有荣誉都揽到自己身上，但这只会降低整个团队的合作默契度

消极型：这种沟通方式很难让大家了解全局，用这种方式沟通的人往往不愿意跟大家分享信息，不能积极主动的提供反馈，而且不会表达任何不同意见

自信型：这种人不会去判断，别人通常会以聊天的方式跟人沟通，他们有很强的自控能力会在回应之前三思，为避免把问题个人化，而且懂得顾全大局

那么你可能会问该如何培养自信型沟通风格呢？《工作中的情感智商》作者亨德利 伟辛格的建议：

是用事实来支持你的立场，

告诉对方你完全理解他的看法重复，

你的立场要前后一致，不要提高嗓门，

如果需要告诉对方你的感受你可以使用“我觉得”这样，比如“听说您不愿意把这个项目分配给我，我觉得有些失望”而不要用责备式口气，比如“你居然不相信我可以处理好客户关系”

尽量达成折中方案

仔细观察一下，看看你身边那些比较自信的人是如何做的。最好是能够在办公室里给自己找几个榜样，并注意观察他们是如何与人沟通的。

如何掌控你的时间和工作，关键在于我们自己是怎么行动的。