年会筹备如何从入门到精通 | 知行精选投稿

年会大家都不陌生，但是办好一场年会却不简单。

每一个环节都有坑，也就意味着每一个环节都有更好的可能。

今天的投稿来自一位行政小咖的总结汇总，适合没有年会经验的小白，也适合正在筹办年会的每一位行政伙伴。

一起来看看！

ENJOY

年会的策划和举办无疑是一年当中最重要的活动之一，所谓“年度活动重头戏”看的就是这一年最后的年会了。

虽然积累了以往年会的经验和不足，但也经常和很多不同企业的行政人员做关于年会筹备的交流，所以想和大家分享一下我梳理的流程。  

确定年会的主要目的

Vol.01

不同的年会目的，涉及到之后的一系列主题流程及全程费用的变化。

比如：

有的是为了提升员工的向心力，鼓舞士气；

有的是向客户、合作伙伴展示团队的力量及企业文化；

还有是给公司的各个领导层和员工一份工作答卷……

对于行政部门来说，在这一年里的工作难免有让各业务线不满意的地方，一场年会的成功与否对于我们来说是至关重要的。

规避以往年会出现的常见问题

Vol.02

解决以往自己公司的活动年会问题，是让之后的年会活动做得更好的捷径。

比如：

别让年会变成了歌唱比赛，我们可以避免节目过多的重复比如唱歌节目只挑选一些唱歌功底好的员工，找一些有舞蹈功底的员工表演一些专业性的节目，挑出一些颜值高的风趣幽默的同事多表演一些节目；

如果各产品线领导讲话时间长，员工毫无参与感，我们可以将领导的发言稿抓重点来写，严格控制时间节点，在会前与演讲的领导沟通好时间，最好在会上准备一个计时器，时间差不多的时候要提示领导结束讲话以免耽误年会的下个环节。

当然还有各产品线平时沟通交流不多，这个产品线表演节目，那个产品线根本不参与互动；活动没结束，员工提前离场，都应该做好对应的解决方案。

确定年会主题及流程

Vol.03

一般从以下几个方面确定：

① 结合公司定位、领导和员工的意愿、与往年年会主题相比较、活动预算等确定主题。

② 确定年会的场地、场地标准、时间、地点、人员数量（需要与人事部门确定好在职人数）等

● 场地选择类型可以是：

酒店、酒吧、演艺吧、会议中心、体育馆、电影院、创意仓库等

● 场地选择考虑因素：

空间大小（舞台的大小来选择节目的演绎方式）；

设备是否齐全（主持麦克风是否具备等）；

场地服务内容（桌子的数量等）；

场地餐饮价格（套餐有多少种、能否单独点菜、酒水是否可以自带）；

监控是否正常运转、场地停车位情况、场地预算报价等。

③ 制定年会流程表（PS:年会的流程、路线图、年会通知、场地的平面图、各部门的所坐的位置、主持人及串词、携带的物料、舞台搭建的负责人、年会的餐饮、颁奖流程等等）制定好之后，工作落实到每个人，有问题的时候年会项目应及时提出沟通。

年会场地的搭建

Vol.04

① 签到区：场地入口到场地签到区的指示牌放在显眼的位置，方便大家快速找到。签到笔根据年会主题选择颜色，在年会之前要检查签到笔是否可以正常出水

注意检查事项：签到工具、签到背景板、签到礼品

② 主会场区：条件允许的情况下最好在年会的前一天进场搭建，此处应该先与会场的工作人员衔接好。

注意检查事项：提前搭建、后台设备（摄像机、照相机的位置摆放）、桌椅安排（主桌的位置及桌卡等）、节目道具的准备（需要单独放在一个房间）、备用公司LOGO的道具等

需要哪些应急方案

Vol.05

①场地选择：由于年底各种场地都十分紧缺，所以要尽快的催促法务部门审核协议，财务部门尽快的审批费用，尽快签约快速给予定金以免场地有变动还要重新找场地、快速走流程。

实力允许下，最好备一个候选场地。

②设备应急：至少要备有一台笔记本电脑（现场要有IT同事的支持，提前调试好网络以及设备）、保障人员、U盘、麦克、应急电源、确认年会场地的工作人员在现场、确定年会的相关领导电话的畅通、专人专责

③人员安全：车辆安全、安全通道（提前检查好逃生通道、在年会通知单中附上逃生通道指示牌）、醉酒措施（提前准备好醒酒药、观察年会现场同事喝酒的状态如有酒醉的同事要及时安排其他清醒的同事负责送回，如有开车后喝酒的同事帮忙预约代驾服务）

④最好配备一些肠胃药、创口贴等急用药。

年会流程中其他的注意点

Vol.06

①如何调动员工参与节目的积极性？

即兴表演（推荐比较活跃的同事）、奖品、领导出娱乐节目、线上互动抽奖

②预算不足如何把控年会的效果？

资源置换（在看场地的时候可以沟通是否可以资源互换）、购买实惠的奖品（比如有创意的日常不常见的物品）、菜品上的把控、资源再利用

③年会有创意的点有哪些？

跨屏互动、COSPLAY、大咖祝福、走秀、S8献艺、HI现场等

年会后的总结应该注意哪些？

Vol.07

①从我们个人角度上看，要与领导充分沟通好，整个年会组织下来的流程是否顺利，是否像流程表一样，责任划分到每个人身上，按照计划的环节进行，没有顺利进行的点在哪里，突出的效果在哪，比如哪个环节上赢得了最大的呼声，大家会后一致好评的地方。

②从组织年会的角度上看，员工的参与度强不强，有没有在召开年会之后增加了员工的幸福感和归属感，企业文化的凝聚力是否加强等。

最后

综上，今年的年会筹划在即，希望我的分享可以带给小伙伴们一些灵感和经验。

祝知行club里的小伙伴年会都可以顺利举办，精彩落幕。  

期待大家的年会分享啦！