写作笔记（47）‖机关通用公文标印格式和制发程序

整理/朱朱哥弟

一、公文标印格式

公文标印格式

正式文件的标印格式，可以分为主体结构、附加标记和款式规定三个方面。

附加标记：又称“版式”，是公文主体之外，构成文件不可缺少的标记部分。

（1）版头：文件的刊头，在首页顶端，叫“文头”。文头包括版头、文号、份号、密级、紧急程度、签发人等，下面用一条间隔线隔开。间隔线在党的机关是当中带五角星的横线，政府部门是一条横线。版头由发文机关全称或规范化的简称加“文件”二字组成，按规格用大字居中连同间隔线套红印在文头上。

（2）发文字号：如新地党字[2006]37号，由机关代号、发文年度、发文顺序号组成。

（3）份号：公文印刷份数的顺序好，标注在公文首页左上角。

（4）密级：分绝密、机密、秘密，标注在首页左上份号下方，或版头右上方。

（5）紧急程度。紧急公文分特急、加急、急件，一般的可不标。

（6）印发传达范围。

（7）主题词：上报公文必须使用上级机关发布的主题词表。

（8）印刷版记。

二、公文制发程序

公文办理（亦称“办文”），分发文和收文。其管理机构是各级机关的办公厅（室），并设立文秘部门（综合处、秘书处等）或者配备专职人员、文秘人员负责。今天我们只涉及“发文”的一部分。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序，这里不再重点讲。

（一）公文制发程序——拟稿

公文的草拟，一般是“谁主管的事，谁拟稿”。

根据公文写作实践，拟稿有两步：一是拟意，一是拟文。

拟意，就是提出或决定应该写一份什么内容的文件办理什么事，又可分为“交拟”和“提拟”两类。 “交拟”是领导人或领导层决定拟文，将任务和事项、内容和文种、意图和依据、决策或情况、要求及时间等，交待给办事部门或职能部门或专人，去考虑草拟； “提拟”是办理机构或职能部门或干部个人，觉得应该发个什么文件给什么单位解决什么问题，经调研、思考、讨论，向领导或有关部门建议，经同意“交拟”或由本部门议拟。

拟文，就是草拟文稿，按照“交拟”或“提拟”的意向起草初稿。可以指定专人或文秘部门、业务部门，也可组织写作班子，视情况而定。起草重要公文应当由领导人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求有关部门意见。

草拟公文应有以下七个方面的要求：

1、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

2、全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。

3、观点明确，条例清晰，内容充实，结构严谨，表述明确。

4、开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正。

5、人名、地名、时间、数字、引文正确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

6、文种格式使用正确。

7、杜绝形式主义和繁琐哲学。

（二）公文制发程序——审核

1、审核：“送审稿”在提交讨论和领导人审批签发之前，要由机关的办事部门进行审核（校核），协助领导人把关，保证公文质量。

2、报批程序是否符合规定。

3、是否确需行文。

4、内容是否符合党的路线方针政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。

5、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

6、所提措施和办法是否切实可行。

7、人名、地名、时间、数字、引文和文字表达、密级、印发传达范围、主体词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法纪文种使用、公文格式是否符合有关规定。

（三）公文制发程序——签发

签发：审核合格或讨论通过的公文，要有本机关领导人签发，重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；有的公文，可由秘书长或办公厅（室）主任根据授权签发。联合行文，要由联合发文单位的领导会签，每个人都要在签字之下注明自己的签发日期。

（四）公文制发程序——缮印、归档

缮印：已经签字的送审稿，就是定稿，是行文的依据。定稿在印制前要经秘书部门复核，然后确定发文字号、分送单位和印制份数，登记在案，就可以按照保密规定送排、打字或缮写、分发，就已转入狭义的“发文办理”。

其中与写作关系密切的校对是一项严肃的工作，一方面注意不发生政治性错误，另一方面要求不出现技术性错误。