结构化表达践行记录两则

        结构化表达践行记录两则

         学习的目的在于运用，践行所学内容又能够大大提高学习效能。结构化表达，让沟通更精准，工作更有效率，我把最近工作中对结构化表达的践行记录如下：

一、协管老师工作任务沟通

        昨天需要短时间内向16位协管老师传达一项工作，时间紧急，而刚接替这项工作的我该怎么与他们沟通，才能简短清楚地让他们明白该怎么做呢？这时候必须用到结构化的表达方式。

        我简单组织了一下语言，然后挨个打电话给各位协管老师：

         XX老师您好，我是XX，现在给您传达一下关于清理本底的工作。

首先，请您下载协管老师qq群文件最新表格～3.17本底信息表；

然后，请查看群里XX老师发的通知；

再次，如有疑问请马上回电为您解答由我们；最后，请按照通知要求在3.21日前完成并报送清理结果给我单位XX。现在您清楚这项工作该怎么做了吗？

这样做的好处：

科学研究发现，排列过的信息比杂乱信息更容易被记忆，有数字标识的信息更不易被遗漏。一方面，四个步骤让协管老师更清楚工作怎么着手，容易记住；另一方面，可以通过协管老师复述是哪四步，来了解他是否掌握了流程。

二、被审查单位整改任务沟通

       在许可证现场审查中，常常需要我告诉对方单位的卫生负责人哪些地方不合规需要整改以及怎样整改。但我们认为简单清楚的问题，对方往往理解有偏差导致整改后依然不合规，或者遗漏掉一些需要整改的问题，导致需要耗时耗力反复整改几次的情况。如何解决这个沟通难题，我尝试了结构化的表达方式。

话术如下：

首先，贵单位存在的问题主要有以下几点，需要按照以下要求进行整改（附卫生监督意见书，书面列明问题详情及整改方式）

其次，请贵单位卫生负责人下载qq群里的规范模版，参照模版的样式着手整改。

再次，整改中如果遇到问题，可以拨打我单位电话xxxxxxx向我们咨询。

最后，需要贵单位在7个工作日内整改完毕并联系我单位复审。

        通过平时有意识地运用结构化表达，我发现可以让沟通更精准，同时因为精准度提高，省去了多次沟通的麻烦，更省时间和精力。结构化表达需要多多践行，让工作与沟通更有效率。