读《Google工作整理术》

在工作和生活中，你可能遇到过这样的问题：一份很重要的文件，你郑重保存了，可是隔一段时间以后，你还是找不到它；在读一本书的时候，你在书上画了不少笔记，可读完以后还是不得要领，记不住书中的重要信息；你想和一个老朋友叙叙旧，可找了他好几次，他都说没空，你感到很扫兴；还有，有亲人生病了，你责无旁贷地帮忙，一天下来累得筋疲力尽，却把一件重要的事情忘记了。你也许还注意到一些有趣的现象：有些人的办公桌非常整洁，有些人的却乱得像个杂物堆，然而前者的工作效率就一定比后者高吗？还有些人，因为小时候在某方面表现不好，被老师认定“不是这块料”，于是一辈子都认为自己真的“不是这块料”，等等......

这些问题看起来各不相同，其实背后都一个问题有关 —— 如何处理信息。《Google工作整理术》正是一本讲这方面的书。前面提到的所有问题，书中都给出了解释和应对方法。

作者道格拉斯 · 梅里尔曾是谷歌的首席信息官和工程技术副总裁，后来去了百代唱片当CEO。第二作者詹姆斯 · 马丁是牛津大学教授，著名的信息和管理技术专家。翻译者刘纯毅，翻译本书时是青岛大学计算机系在读博士生。从作者和译者背景看，这本书肯定和计算机信息技术有关。实际上也正式如此，但它是一本面对普通大众的通俗读物。它想教给读者一种新的工作方法，一种用信息技术的原理，来优化我们工作和生活的方法。​

全书的核心是“有序组织”。所谓有序组织，就是“更好地应对和管理我们生活中的信息和压力”。无论是个人，还是组织机构，信息是我们产生各种行为的一个基本元素。从一个人的大脑接收到信号，进入短期记忆存储，到“转码”至长期记忆存储，再到根据情景调取记忆、做出反应，然后到多人互动，形成合作，构成一个大型组织的运作，最后到整个社会的运作，这中间存在着一条看不见的“纽带” —— 信息。这是一个社会运作的底层原理，称得上是管理学的第一性原理。

虽然讲的是信息论的基础原理，但是作者写的非常通俗易懂，甚至根本不在乎读者知不知道什么第一性原理。他只希望自己的一些主张，能切实地提高读者的生活和工作效率。

首先，要处理好自己的记忆，只记有用的少量信息，主动忘记没用的信息，用编故事帮助记忆。记忆就是大脑存储的信息。记忆分短期记忆和长期记忆，分别存储在不同的位置，存储的方式也不同，就像电脑的内存和硬盘一样。短期记忆只能记住5-9件事，从短期记忆到长期记忆，需要进行“转码”。因为长期记忆更容易接受有背景、有关联的信息，所以“转码”的最好方法就是把信息编成一段故事。

其次，在切换任务时，大脑的负担特别重，所以要减少任务切换，安排出大段的时间专心处理一件事。但是，在做决策时，我们不得不让大脑在不同选择间跳来跳去。这个时候就要用一些方法，来帮助大脑做决策。一般来说，可以用笔记录以减少短期记忆负担，然后仔细分析后果或是询问别人意见，再给每一种选择打分，隔一段时间再打分，反复比较，最后才能做出慎重选择。

从个人角度解释完信息处理的原则，作者又从社会角度探讨了信息管理问题。我们的工业化受泰勒主义影响巨大。泰勒主义规定了所有人的作息时间，把大部分人集中到城市里来。这在过去是好事情，但随着互联网技术的发展，我们有了更高效的选择。我们应该调整工作的时间和地点，原则是尽量按照自己的喜好，减小压力，产生更多“有效时间”，把它们花在工作上，也应该花在陪伴家人上。

作者还专门提到，要区分“真性制约”和“假性制约”，分清什么是我们无法改变的事实，而什么是看起来无法改变，实际上却是可以改变的。这往往是解决问题的突破口。另外，建立目标非常重要，任何时候都应该是首要解决的问题。

接着，作者提供了一些提高工作效率的具体方法和工具。书的大多数篇幅是介绍它们的。方法主要是学会搜索和记笔记，同时用好纸质和电子两种存储方式。工具有搜索引擎、电子邮箱、电子日程表、谷歌文档、谷歌浏览器和谷歌阅读器。

这里说的搜索，并不单指搜索引擎，更重要的是一种管理文档、处理信息的思维方式。现在绝大多数人都已经在用电脑保存工作资料了，但保存和调取的方式跟传统的档案分类方式并没有本质区别。人们会在电脑里创建一个个文件夹（就像档案馆里放着的一个个档案柜和抽屉一样），再把文件分门别类地放进这些文件夹里。档案馆和图书馆的陈列方式都是按照一定顺序的，这套顺序相当复杂，几乎就是档案管理学的核心。但不是每个人都学过档案管理学，也就无法科学地给文件夹和文档分类排序。于是就会发生开头说的那种情况，你好不容易把资料归档，可要找它的时候还是找不到。原因不是你忘记把文档放在哪个文件夹里了，而是你忘记了那个文件夹在哪里。搜索则完全是另一种思维。因为计算机可以在一瞬间查遍所有信息，所以我们只要在一开始“随手一扔”就行，根本不用担心找不到它。这样就能节省下大量给文件分类的时间。搜索是基于计算机技术的一种信息处理方式，它对传统的档案分类方式来说，是一种颠覆。我觉得，有没有“搜索思维”，代表着一个人是不是真的适应了互联网。

书中提到的泰勒主义，是现代经济里一个重要知识点。泰勒的生平和泰勒主义的由来，这里就不累述了。简单地说，泰勒主义是现代工业社会组织管理的基础。在工业文明之前的农耕文明，根本不存在什么八小时工作制，也没有工厂、公司这样的组织形式，甚至连现代的学校教育体系都不存在。所以，我们这群对朝九晚五深恶痛绝的屌丝们，终于找到了让我们痛苦的罪魁祸首，也对改变现状看到了一点点曙光。也许有一天，互联网真的能让人类不再像机器一样工作，每个人都能做自己喜欢的事情，尽情体验生活和生命的乐趣。

全书共15章。每章篇幅都不长，文字也相当通俗易懂，几乎没有专业技术词汇，算得上是非小说类里最容易读的书之一了。下面是各个章节的大意。

第一部分，全面认识自己。共四章。

第一章，鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑。鸡尾酒是由许多种酒拼成的，一般人很难分辨里面到底拼了多少种。这跟大脑存储信息一样，大脑中暂存的内容往往比实际意识到的要多很多。大脑存储和处理信息有一些特点：短期记忆（几秒到几分钟）只能记住5-9件事；非常不擅长多任务处理，也就是不能一心二用；短期记忆和长期记忆的存储方式是不同的，这中间要进行“编码”，一种好的编码方式是把要记住的东西编成一段故事；做决策会对大脑造成很大负担。​

开篇一章，作者从认知学角度，从大脑的运行方式出发，探讨了人应该如何提高处理信息的效率。信息处理效率提高了，人的工作效率就会提高，组织的很多管理问题也会得到解决。从大脑存储和处理信息的几种缺陷来看，提高信息处理效率的原则在于：主动忘记不重要的事情，学会编故事，用科学的方法做决策。​

第二章，我是上班一族：让朝九晚五的工作和生活不再混乱。近代的经济发展源于工业化革命，但工业化也带来了一些问题。8小时工作制、学校教育制度等，都是泰勒主义的产物，它让所有人的生活和工作节奏一致。但随着社会分工越来越细，个人的差异化越来越大，朝九晚五的工作方式已经不是最好的了。工业化的一个结果是城市化，这又带来了一系列问题，我们每天花在通勤上的时间过长。另外，互联网让知识传播无比便捷，那些拥有某类固定知识的人已经不再像以前那样有力量和地位了。​

这一章，作者试图从社会角度，探讨旧的信息处理方式的弊端。三类问题，对人类社会的发展来说都相当深刻，影响巨大。为了改善这些情况，作者建议人们尽量减小工作压力，避免因为压力和时间紧张带来的低效率，节省下不必要的通勤时间，同时要学会分享知识，开放心态。​

第三章，赛车、篮球、短裤及歌剧：认识自己的短处，突破制约。制约分两种，真性制约和假性制约。所谓真性制约，就是因为先天条件的限制，再怎么努力也无济于事；假性制约相反，是可以靠自身努力突破限制的。比如作者说自己个子很高，当不了赛车手，因为赛车空间有限，座椅就那么大，所以身高对他当赛车手就是真性制约；他的个子适合打篮球，也许别人的身高是他们打篮球的制约，但对他不是，所以每个人的真性制约都会不同；可是他又不喜欢穿短裤（奇怪的性格），性格也会成为一种制约。另外，作者遇到过一位很有歌唱天赋的女士，因为年轻时老师的一句话，否定了自己的歌剧梦想，说明有些人误把别人的意见当成了自己的真性制约，这就是一种假性制约。

这一章其实是说，我们要分清楚，哪些是我们能改变的，哪些是我们不能改变的。这和“愿上帝赐予我平静去接受我无法改变的，给予我勇气去改变我能改变的，赐我智慧辨别这两者的区别”说的应该是同一个意思。

第四章，登山还是在家健身：目标清晰，才能井然有序。目标明确，是做成一件事的首要条件。有了目标，就轻松上阵吧。

本章还对做决策给出了几点建议：找个信得过的人，听听他的意见；仔细分析各种后果；做好调研；给每种选择产生的后果打分，按照优劣排序；打分和排序每天做一轮，几天以后再做出最后决定。

第二部分，全球的Google工作生活方式，和无序说再见吧。共七章。

第五章，超越泰勒主义 —— 为什么说搜索很重要。传统的信息处理方式，是先分类再查找。分类的方法非常重要，直接决定了查找的效率。最典型是代表是档案局和图书馆的管理。档案学是一门专门的学科。有了计算机和互联网，我们可以用搜索来处理信息。再也不需要给信息归档，只要标上几个关键词作为索引，就可以扔在一个“大仓库”里不再管它，想要的时候就搜索，这样可以省去很多分类的时间。

搜索是一项颠覆性技术，它不仅让我们能在网上找到想要的信息，还是处理自己文档的一种工具。就好像我们只要把文件随手扔在桌子上，根本不需要花时间分门别类一样，存在电脑中的文件也根本不需要整理的那么整齐，一秒钟就能找到想要的文件。信息管理的关键，从科学分类变成了建立索引的技巧。关于怎么建立索引，书后面会讲。

第六章，是法国巴黎，还是拉斯维加斯的巴黎？ —— 如何玩转搜索。这一章介绍了谷歌搜索的原理，以及与其他搜索引擎不同的地方。简单的说，关键技术一个是“爬虫”，一个是“PageRank”。爬虫负责从互联网上找信息，它能把所有的网页都搜一遍，然后保存下来。PageRank翻译过来是网页排序的意思，就是按照一定的优先级，把爬虫找到的信息排出一个顺序。爬虫是所有搜索引擎的基本技术，差别在于怎么显示查找到信息的优先级。试想，当我们用搜索引擎查一个词的时候，自然会先看排在前面的那几条搜索结果。那么作为搜索引擎，怎么决定哪条信息在前面，哪条在后面就成了一个重要问题。谷歌的先进之处，就在于这个PageRank，它模拟了人认识事物是用到的一个“信誉度”的原理。人更容易相信有信誉和有权威的事物，而有信誉和有权威的体现在于其他人也都相信它。于是谷歌就分析每条信息被其他信息关联和引用的次数，引用的越多说明人们越相信它，信誉度也就越高。

这一章还讲了一些基本的搜索技巧，非常实用。如何找到想要的信息：1、尽量把要找的东西描述的详细一些；2、给关键词加上引号；3、在搜索的东西后面加上特别的形容词；4、排除不想要的结果；5、加入价格范围；6、搜索特定网址；7、搜索特定格式的文件。谷歌除了搜索以外，还有很多其他功能，比如计算器、翻译、离线查找自己电脑里的东西等等。最有意思的是，谷歌能查某个人的电话号码。

第七章，彩色笔和过滤器：我们为什么一定要养成信息过滤的好习惯。作者梅里尔从小有阅读障碍症，为了帮助自己阅读和学习，他发明了一套做笔记的方法。首先确定阅读和学习的目标；其次是看书的时候用不同颜色的荧光笔标出不同的内容，平时收集的资料也用类似的颜色方法分类，；然后把最重要的少量信息编个故事记在脑子里，关键点是形成一个背景；再是每周回顾做的笔记和记录；最后是要养成这样的习惯。

重点讲一下他的颜色分类法。看书的时候，黄色划出术语和概念，目标是记住；粉红色划出公式和推导过程，目标是理解和帮助记忆；蓝色划出不懂的，目标是更认真地重新阅读；绿色划出结题过程，目标是与自己的解法做对比。记录自己的信息时，根据任务的难易程度分类。先把平时遇到的信息、想到的东西记在笔记软件里，比如印象笔记，再给各条信息标上不同颜色的标签。不重要的不标，工作最后很累的时候做；不太重要的标黄色；比较重要的标绿色，最重要的，要花大量时间的标粉红色。

第八章，纸质文档与电子文档，哪个更好。纸质和电子文档各有各的优点。电子的便于查找，纸质的保存更安全。书中有大量篇幅讲电子文档的保存方式，这一章则重点讲纸质的利用方式。纸质主要用来给一些临时信息写一张便条，给一筹莫展的事情找灵感，为金融税务及法律事务存文件。保存金融税务和法律文件时，可以用电子的辅助一下，扫描一份PDF，还可以写一条纸质文件放在哪里的电子信息。

重点讲一下“给一筹莫展的事物找灵感”这一条。我在著名咨询管理专家刘润的专栏里也看到过，纸质的物理属性可以帮助人思考。刘润会把一些概念、要点写在纸上，贴到一块大白板上，移动它们的位置，形成它们的逻辑关系。这在整理阅读笔记，或者思考问题做决策的时候，会有所帮助。

第九章，用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库。谷歌的邮件软件Gmail功能很多，而且免费，容量大。它可以用作个人的资料库，有星号和标签功能，有子邮箱功能以过滤不同类型邮件。最有趣的是它能给所有邮件按照时间和逻辑顺序排序，看起来像一段对话，方便用户做决定。作者还介绍了一种保存密码提示的方法。

谷歌的邮件软件Gmail非常强大，应该是目前最好的邮件工具，可惜国内被和谐了。

第十章，为什么应该在网上保存日程表。日程表的作用是提醒自己什么时候做什么事情。使用日程表有两个阶段的升级。第一阶段是从纸质到手机日程表，第二阶段是从单机到联网。大多数人已经完成第一阶段，但是对第二阶段比较陌生。联网的意思就是把自己的日程表共享给别人，让别人知道自己的日程安排，这样就可以大大提高沟通和合作效率。比如安排一次聚会，就要知道某个时间谁谁有空。或者你的老公是个大忙人，如果你想和他一起看场电影，如果没有共享日程表，问几次都没空就会很伤感情。这种时候，共享日程表就会很有用。所以，共享日程便是超级繁忙的商务人士才用得到的功能。

第十一章，如何轻松管理文档及网上内容。谷歌文档是谷歌专门开发的一种文档工具，除了类似word的功能以外，最大的特点是允许很多人同时修改一个文档，在开会时可以用来做实时沟通工具，非常厉害。另外，谷歌浏览器可以离线保存网页，而谷歌阅读器作为RSS阅读器，可以自动推送设置好的网络信息。

第三部分，克服大大小小的挑战。共四章。

第十二章，避免大脑压力，集中精力工作。大脑在切换工作任务时，会消耗大量能量，这就是为什么，我们的注意力如果换来换去，人会感到非常累。因此，平时工作的时候就要避免各种被打扰、打断，减少任务切换。比如，关闭邮件和手机信息提醒，在一段时间的工作后的休息时间再去看。或者挂出“请勿打扰”的牌子，带上防噪耳机，背对走廊，专心工作。还可以在安排日程的时候注意减少任务切换，减少不必要的会议，专门在共享日程表留出一段独处时间等等。

第十三章，在海滩上收邮件：怎么把工作和生活完美融合。把工作和生活完美融合，而不是在两者间求平衡。策略一，不限定工作时间，和生活时间穿插，适合公司高管和自由职业者。策略二，休息时，尤其是与家人在一起时，不要工作。策略二听起来和“融合”有些矛盾，我觉得也许作是在强调一种生活态度。工作是为了更好的生活，那么就不应该本末倒置，让工作占据更重要的与家人相处的时间。

第十四章，如何处理意外事件。重点在于信息共享，把重要的信息共享给亲友、同事，就可以在紧急时刻迅速通知别人，或者获取想要的信息。方法是在发邮件给别人，在手机里建一个号码组发短信（当然还可以建微信群、QQ群之类的）。

第十五章，真的可以如此有效。对全书做了总结。作者在书中提到了21条有序组织的原则，末尾再次罗列出来：
1、 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
2、 让信息尽可能快地离开大脑。
3、 多重任务通常会让你降低效率。
4、 利用故事去记忆。
5、 仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做。
6、 知识不是力量，共享知识才是力量。
7、 进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
8、 对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
9、 要懂得什么时候忽略制约。
10、在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
11、 在实现目标的方式上要灵活变通。
12、不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
13、大脑中只保存真正需要记忆的内容。
14、大块内容要化整为零。
15、每周拿出些时间回顾关键信息。
16、没有一个完美无缺的组织方法。
17、在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
18、尽量使用已经上手的工具。
19、及时加注解，有助于以后了解背景信息。
20、把类似的任务放在一起。
21、把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。