忙飞了？来来来，送你四个锦囊
现代人的工作可以让人忙到头都飞了，然而人类又长不出三头六臂，恨不得一天能有48小时。
怎么样快速完成自己的工作，又如何应对项目内外的突发性工作，如何游刃有余地做好个人的时间管理，成为了每一个“社畜”（嗷，开个玩笑）除了业务实操知识和职业素养提升之外的必修课。
锦囊一：制作TO DO LIST
我认为TO DO LIST是做好时间管理的首要基础。
做TO DO LIST可能是所有朋友都做过的事情，但这个事情并不是进入社会开始工作才起的头，你最早做TO DO LIST的历史，恐怕可以追溯到小学幼儿园时期——你每天记录各科老师所布置的作业时就开始积累经验了，基于此，很多离开了应试教育之后的大学生或者初入社会的职场人，也就习惯了这种将要做的事情一个个列出来的做法。
1. 时间管理法可不是“ddl”管理法
做TO DO LIST，网上有个被说得很流行的方法就是“四象限法”。
四象限法则示意图
我身边尝试过的朋友当中，起码有90%以上的人很快就放弃了。这个方法看上去有合理性，实际却难以操作，紧急不重要的事情能不能不做？不紧急事情会不会变得紧急？
如果你完全按照事情的紧急程度来开展工作，那很容易陷入ddl扎堆的困境里，ddl就是我们常说的deadline，截止期限（死亡期限），永远都在肝死线……
2. 认清楚：你要管理的不是待办事项，而是时间
一个事情出现了，你把它安置到待办事项的List里是没有用的，四象限法还让你不断空出时间来调整每个待办事项所处的位置，有些事情你可能永远不会做，最大理由可能就是“很忙没时间”。
如果有什么事情是确定了要做，请老老实实把它安排在你的时间表里。
假如有个待办事项耗时比较长，例如我需要写一份竞品分析，我评估这个报告在不影响我的常规工作的情况下，需要花掉3天时间来完成。当我的管理逻辑是站在时间角度上看的话，我会切割这个项目：Part 1是简单的数据信息收集及归整，Part 2是做数据的深入对比分析，Part 3案例的研究深挖，Part 4是自家产品的比对等等，然后评估这些子项目需要耗费的时间，并逐一分到这三天内的具体时间段内。
3. 事无巨细，只要确定做，都定好时间去做
如果一个事情没法放进你的时间表里，要么就是事情不够重要，要么就是你的时间表里塞满了其他事情——如果是后面这种情况的，说明这个事情你也不该做了。
而且，事无巨细，只要你已经确定这个事情必须要做，都定好时间去做。比如明天19点你应邀参加常规的家庭聚餐，请录入你的日程里。
时间管理能保证你该做的事情能够做到，不会超负荷进行。
那接下来的问题就是，如何做有用的TO DO LIST？
有一本书叫做Getting Things Done，中文《尽管去做——无压工作的艺术》，作者是DavidAllen。这本书的GTD理论被很多公司企业用作员工培训的教材，用来训练员工在工作中快速搞定任务。网上随便搜一搜都可以初步了解这个书的梗概，也有不少读书笔记在流传，但我还是强烈建议阅读原著。
未读过这本书的朋友可以暂时先通过下面这个流程图来了解一下这个书要传达的主要信息。
GTD流程图
- 直接行动：2分钟内可以完成的任务直接处理
- 下一步行动：2分钟无法完成的需要自己处理的单步任务
- 等待：需要他人完成的单步任务
- 日程表：有明确时间要求的任务
- 将来/也许：可能需要完成但无明确日期的任务
- 项目：较复杂的由一些列任务做成的项目
- 辅助信息：项目的辅助资料
- 参考资料：无需行动但可能要查阅的资料
GTD系统是通过梳理手头上所有工作，将内容纳入对应场景和时间中的行动管理系统，然后通过了解自身的工作量、精力和时间，依据工作环境的规则来处理各项任务，更重要的是还得学会在必要的时候对任务事项说“不”——以此形成一个行为习惯的良性循环。
锦囊二：2分钟工作法
在GTD的理论里，我最喜欢、最欣赏的是“2分钟工作法”。在我这种这类适用多线程工作模式的办公环境里，2分钟工作法非常见效。
这个方法可以说是很容易理解：这个事情可以2分钟内做完吗？可以。要等？不，马上做。
不做的结果就是你花30秒，把这件事记到备忘录上，然后一天当中可能就积攒了十几件这样2分钟以内的小事。在这种情况下积少成多可不是好事，这只会进一步增加你的心理压力，2分钟变成了半小时，最后很有可能一件也做不成。
举个例子，微信上BOSS让我把某次公告用过的披露模板发给他。我打开文件夹拖出来点发送，可以2分钟内做完吗？可以，那就即刻发完。如果只是应承下来不做的话，BOSS说不定都已经找好了，顺带还觉得我这个人不靠谱。
如果你今日的TO DO LIST 是前一天列好的，很好，你到了办公室之后，除了既定时间区间里的工作（例如有些小伙伴每天早上必须先给BOSS搜集昨日的监管资讯的），在自由分配的工作时间里，首先击杀这些“2分钟项目”。
- 通知财务部今日是提交财务报表的deadline？2分钟电话/邮件留言
- 跟董秘确认部门会议时间？2分钟问一声
- 发一封会议召开邮件？打开模板填入会议时间地点，选好与会人员，我熟练到不需要2分钟就可以完成……
今天你本来有10件待办事项，早上进入工作之后的前25分钟就已经解决了一半了。
等等，为什么是25分钟？
因为我还有个很有意思的时间管理方法要介绍给大家，名字听起来就很让人食欲大振（虽然没有任何吃的）。
锦囊三：番茄工作法
番茄工作法，是我最早接触也是应用最久的“时间-项目”结合的工作法则。
这个工作法将工作时间切割成区间段，一个时间区间称之为一个番茄时间，包括了25分钟的工作时间和5分钟的休息时间。一个番茄时间就是最小的单位，不可切割，每四个番茄时间之后停止工作，进行一段15分钟的较长时间的休息，再开展下一轮。
这名字也不是我起的（我更喜欢吃肉），这个方法来自瑞典作家Staffan Nöteberg写的书——Pomodoro TechniqueIllustrated: The Easy Way to Do More in Less Time，中文版译名《番茄工作法图解：简单易行的时间管理方法》。
具体的操作细则，有兴趣的朋友可以买书看，比较着急的也可以先搜网上的读书笔记。
为什么给大家推荐这个工作法，除了这是个“时间-项目”结合的工作法则之外，它还非常有效提升个人工作效率，结合新媒体运营“狗”的工作特性——工作项目类型和内容都非常繁杂，还需要与多方协同合作——我认为番茄工作法非常有帮助。
1. 要求工作者对项目有时间评估
25分钟的番茄时间被要求为不可切割的区间，那么这就要求你可以弄清楚完成某个项目的时间。举个例子，你的项目内容不会是“看一本书”，而是“把某本书的内容看几章/多少页”。刚开始进行评估的时候会有较大误差，但随着执行和锻炼，自我评估会越来越准确，也能明显感受到自己的效率提升。
2. 减少被打断次数
被打断次数，大家可能会想到是来自外部的、被他人打断的情况，但实际上你打开朋友圈、刷微博、看资讯，甚至是无意识地跑去吃东西倒水上厕所都是一种来自内部的、自我打断的情况，而且这些会比被动打断的次数要更频繁一些。
番茄工作法针对这种情况有个独特的解决方案。
不管是来自内部还是外部的打断，都先插入一个“紧急性判断”：如果2分钟能解决，迅速处理；紧急任务，视情况调整番茄时间；不紧急，就记录下来，当前番茄时间结束之后，计划一个新的番茄时间。有拖延症的朋友可以在此处“大展拳脚”，目标在于成功地拖延打断，越迟越好。
锦囊四：甘特图
最后推荐一个对团队型项目内容非常有效的辅助图表——甘特图，它作为一个项目管理工具，是结合了时间和效果评估来管理的。提出者亨利·L·甘特（Henrry L. Ganntt）先生曾是管理咨询顾问，在1910年期间以其项目管理工具甘特图而闻名于世。（我终于有机会公开感谢了，谢谢甘特先生）
甘特图是一种图表，样子是线条图，横轴表示时间，纵轴表示项目，线条表示期间计划和实际完成情况。它能直观表明计划何时进行，进展与要求的对比，便于管理者弄清项目的剩余任务，评估工作进度。
甘特图样例
甘特图被市面上很多项目管理软件或者APP采用，以各种好看易操作的形式提供给付费用户。当然你也可以打开Excel自己做（我曾在知乎搜过教程），就算不会用函数，直接鼠标点点框框输入文字也可以。
我所在的运营工作在涉及多人协作，甚至是跨部门协作的时候，这个图将会显得尤为重要。
优化工作流程
其实要有效节省工作时间，最好是提高工作效率。前文所述的时间管理法都是基于个人自主行为上的建议及做法，对许多工作狂魔来说，这些时间管理法也只是锦上添花。如果能从客观环境上借助新方法、储备手段、辅助工具等来帮助自己，那在效率提升上将会是一个质的飞跃。
另外，寻找最合适自己的方法，才能最大化个人的工作效率。
我曾经在出版社工作，文字编辑的办公桌大家可能都以为是狗窝那样，其实不然。有些编辑桌面确实堆满了A4纸，也有一些编辑会简洁地放着自带的手提电脑或平板。有些编辑选稿审稿校对习惯用纸本来完成，光是一个月就得清三次堆积的稿件；有些编辑用电子版文档就可以完成得很好，大家的效率都一样高。
但我也看过——忘了带电子设备的编辑，对着A4纸抓耳挠腮；也见过打印机突然坏了，编辑盯着电脑屏幕喊眼睛疼的。
寻找最合适自己的工作方法并不是让大家固守一种方法，我希望大家勇于尝试新方法，比如我用2分钟工作法之前，确实会用15~30分钟把当日工作先写下来，哪怕只是去楼下财务部门交个报销单（这种细碎的事情最容易忘）。
Have a try~
