Evernote GTD 方法教学：我的「搞定」时间管理实践20
2016年8月26日星期五 电脑玩物站长
GTD，是「 Getting Things Done 」的缩写，可以直翻为「让事情完成」，是由David Allen提出的一套非常有系统的时间管理方法，他的经典著作书名直翻为「搞定：无压工作的艺术」，可以看出这套方法不只可以用来管理时间，更重要的是提出一套让人生可以顺利达成行动，透过行动不断成长，减轻我们工作与生活压力的方法。 我在电脑玩物中虽然没有直接介绍GTD方法，但其实我的许多文章里都包含着GTD的精神与技巧，相信有这方面涉猎的朋友一定都看得出来。我也曾经从各种角度用GTD概念去管理数位工作，例如「把Gmail做GTD改造」、「把Mac档案系统做GTD改造」。 而最近我去上了张永锡老师的《国际授权GTD研习会》，有来自David Allen团队的专家现场指导，甚至David Allen团队为每种工具制定了各自一本GTD设定手册，其中包含我常用的Google系统、 Evernote系统，两天的课程下来，对GTD的时间管理流程有更深刻具体的体悟，于是也引发了许多新想法。
身为多年的Evernote使用者与GTD实践者，我长年用Evernote来当作GTD时间管理与行动管理的中枢，所以当课程上看到David Allen设计的Evernote GTD设定手册后，当下就觉得心痒，想要自己也来写一篇教学。今天这篇「Evernote中的GTD方法教学」，就是我自己多年来尝试后， 2016年目前的流程（注明时间，是因为以后一定还会进化改变），和David Allen所提供的设定手册有相同也有不同之处，本来工具与方法的搭配就是因人而异，而我相信这样的分享，对提供大家一个「方法参考」一定有帮助，甚至无论你是不是使用Evernote都会有帮助。
0. GTD 精神与Evernote 价值非常契合：
我目前对GTD 方法的理解是他提出了下面五个时间管理步骤：
「1.捕捉」：你必须清空大脑，尽可能把引起你注意的事情捕捉下来，放在集中的收集箱，并且尽可能100%的收集。
「2.理清」：对每一件收集的事情进行思考判断，是不是可以采取行动？还是要放入参考资料库？她的下一步行动是什么？他的预期结果是什么？
「3.整理」：组织下一步行动清单，按照适合你的方式分类，重点是让你可以随时因时制宜，知道现在可以采取什么行动。
「4.检视」：你必须常常查看清单，养成每日每周检视清单的习惯，完成回顾、清空、更新等动作，定期安排好未来一周或两周的行动。
「5.执行」：如此一来你的系统就会值得信赖，你就可以依靠这个系统安心地去执行设定好的任务，并更专注在重要任务上。
我的理解里GTD方法有三大精神：「清空大脑、下一步行动、自我检视」，这其实也是Evernote工作法的核心理念。 清空大脑是说不要让大脑负担记住事情的压力，而且最重要的是大脑根本也记不住，所以需要「收集箱」、「待办清单」、「参考系统」的外部系统（这也是核心时间管理工具的组合，可参考：帮你的时间管理方法健检，如何挑选时间管理工具？），去释放大脑的压力，让大脑专注在他真正擅长的事情：「思考」上面。
而这个精神，正是我常常说的「Evernote第二大脑」的概念。
更进一步的， Evernote不仅是一个强大的「捕捉」工具，而且也可以透过笔记术的整理来厘清「下一步行动」，并且善于搜寻，也善于「检视」过去的收集与行动，让我们「记住，并且下一次做得更好」。 所以要在Evernote中实践GTD方法，是非常顺其自然的事情，也可以帮助你的Evernote应用与时间管理能力大幅加分，下面，我就要以GTD的时间管理流程，来分享我目前的Evernote GTD方法。
1. 如何用Evernote 捕捉？
Evernote在大多数人认知中就是一个非常强大的捕捉工具，可以随时捕捉任何我想到、我看到、我听到、我需要的事情，也就是收集任何引起我注意的东西。 我自己会在Evernote中建立一个叫做「00收件匣」的记事本，然后随时把我想要测试看看的工具、我想看的网页文章、公司交代的任务、我想到可以做的任务或专案、单纯的愿望、单纯的灵感、想买的东西、想看的电影、对人生的反省，总之任何引起我兴趣，在我脑袋蹦出来想要、需要做的事情，全部第一时间捕捉到Evernote中的「00收件匣」。 然后用下一步会教的「理清」与「整理」步骤，再从收集箱分派到适合的记事本或标签中。而Evernote内建的网页撷取、快速笔记、录音、拍照、手写功能，方便我捕捉脑袋与世界中的万事万物，并且用「最快速顺畅」的方式来捕捉， Evernote强大的捕捉能力与相应方法，我在下列文章中有深入介绍：
Evernote Android 拍照编辑大升级！加入智慧型扫描
想到就捕捉进Evernote ，其中有些任务很明确就当下进行第二第三步骤的理清与分类，但也有很多是不明确的，这时我都先放到「00收件匣」，先不分析、也不整理，每天定时打开收件匣，去清空与理清里面收集的「杂念」即可。但这样一个单纯的「全面捕捉」流程，真的可以让大脑清空，释放大脑的压力，而且当我需要想起任何事情或任务时，我知道东西就在Evernote里，我一定找得到。
2. 如何用Evernote 理清？
但是如果只是捕捉，那最后只是变成一堆无用垃圾，甚至会造成你的资料库压力，所以GTD的第二步骤「理清」，在我的Evernote工作法里也非常重要。 我之前在讨论如何建立有效的资料库时，曾经提到收集时一定要「写下我为什么想收集这个东西的原因」，这个动作就是为了「理清」来做准备，甚至有时候他就是一种理清：
当我可以有效的捕捉后，我会每天打开收集箱，去「理清」这些收集进来的零散想法、任务与资料，除了发现不需要的多余收集可以直接删去外，剩下有需要的事情， Evernote 的笔记格式就是最好的「理清」空间：
就直接在笔记里「加上」可以如何执行？「写上」这个任务或事 情预期的目标结果是什么？然后收集的事情，就可以直接在笔记内变成真正的「下一步行动」。
我来示范一下实际流程，例如这篇文章一开始就是来自于一个简单想法的捕捉。
接着每天清空收件匣时，开始对这个想法做理清的动作：
如果Evernote与GTD很契合，那我可以做什么？列出待办清单
我对Evernote结合GTD方法有什么想法？写出我的期待结果
于是一个任务就从捕捉到理清，在Evernote中诞生，这时候我会在笔记标题做些修改，把「下一步行动」写到标题中。上述流程，使用到我在电脑玩物分享过的「三层笔记法」，如果你还想把任务分析得更严谨，还可应用「表格思考术」，这都可以直接在Evernote里完成理清的动作。
3. 如何用Evernote 整理？
把不需要的事情删除，把参考的资料放入参考资料库，那么理清后真正要执行的「下一步行动」要如何整理呢？这时候我不会另外誊写到待办清单，而是直接就把理清好的任务，在Evernote里完成整理，我觉得这样更直接。 是参考资料，自然放入Evernote的参考记事本中，这个大家都好理解。而如果是需要被执行的下一步行动，我也用记事本、标签与记事连结三大功能完成分类排程，我的用法是：
标签：把行动分类到专案（例如每一本书的制作专案），把行动分类到特殊情境（例如稍后阅读这样的情境）
记事本：用来分类一般情境（我区分出工作任务、生活任务、部落格任务，以及我与其他人合作的不同专案任务）
记事连结：构成专案排程，可以把多个任务笔记整理成一个专案笔记。
这样一来，当我进入办公室，我只要打开「工作任务」记事本，就知道我在办公室的下一步行动清单是什么，可以因时制宜完成任务。 这部分我在之前的「Evernote整理术三部曲」中有很详细地解释，我的分类方法其实就是根据GTD的情境原则来分类，只是加上适合我自己的情况而已，大家可以参考：
Evernote 整理3部曲-1：建立多层树状分类的知识结构
Evernote 整理3部曲-2：应该优先采用目录清单分类法
Evernote 整理3部曲-3：用最少记事本完成高效率管理
对我来说，在Evernote中的笔记概分为两种：「知识」与「任务」，如果是知识，只要丢进我称为「第二大脑」的记事本，以后用搜寻找到即可。如果是任务，就利用上述的分类方法，排入用记事本与标签构成的清单中。而如果是很久之后才要做的任务呢？那就利用Evernote的「时间提醒」功能来延后，并在适当时间通知我。
4. 如何用Evernote 检视？
为了让自己更聚焦，保持自己的进度，也为了让上述的系统运作如新，定期去「检视」自己的系统很重要，这也是GTD方法的关键环节，而下面我就来分享我如果在Evernote中进行每日与每周检视，从而排出我未来一周的待办清单。 首先，整个Evernote就是我可以随时检视自己的系统，当我工作上遇到瓶颈，到Evernote搜寻一下，找出之前类似工作的经验，就可以立刻作为参考，并且避免重犯错误。当我需要灵感时，到Evernote搜寻一下，或许很多过往的想法就会浮现。这是一个简单但有效的「回顾检视」流程，我在「跟过去的自己取经：用第二大脑高效率思考的系统方法」一文有详细经验分享。接着， GTD需要的每日检视、每周检视检视，我也利用Evernote的搜寻语法来完成，透过特殊的搜寻语法，可以找出过去一天、过去一周的笔记，这样一来就可以回顾过去一周做了什么，并且展望未来的计划。 这个技巧可以参考：Evernote搜寻语法十大进阶技巧教学：活用搜寻不只是找笔记
有了每周检视后，我会在每个周末找一个时间，仔细检视我这一周的任务完成进度，思考下一周的专案进度安排，然后把下一周的每日任务清单预排在我的「子弹笔记」中，这部分可以参考我的：「子弹笔记术(下)最简明的Evernote每日任务清单实作」做法。于是这样一来不仅在Evernote中可以完成检视，而且也能完成未来一周或两周的计画，我就能更信任我这个Evernote的GTD系统。
5. 如何用Evernote 执行？
其实「子弹笔记」的拟定，本身来自于检视，但落点则是在「执行」上，未来一周我每天都是优先打开「子弹笔记」开始工作，聚焦在我已经排好的任务上，然后每天晚上做一下当日检视，微调明日的子弹笔记清单，这样任务就能依序推进。 而我在心里也不用担心落下什么任务，因为在前述的捕捉、理清、整理到检视的系统中，我重要的任务一定都已经落在我的子弹笔记清单上了，这样我就能安心与专注的执行。唯一可以补充的，就是列出清单的方法，如何列出有效的每日待办清单？这时候我最近分享的理性与感性两种做法值得你参考：
[时间技客-1] 做得到的每日待办清单：1-3-5 专注法则
可以帮你制作出「能够被完成」的待办清单。
6. 还缺少什么？
以上就是我自己多年实践后，目前在Evernote上架构的GTD方法，我自己认为已经具备足够的完满度，可以让这个流程运作顺畅与快速，并且值得信任。 如果你还想知道我在Evernote时间管理方法上的更多细节，欢迎你参考我的Evernote课程与新书：
《（2016全新增订版）Evernote 100 个做笔记的好方法》
而上述方法中，我觉得还有一个我会继续研究补充之处，那就是我尚未把GTD 提到的「专注的六个高度」纳入我的管理方法中，所谓的六个高度如下所示，代表下一步行动对我们的不同重要性，以及我们应该顾及的层面：
地面层：日历与行动
第一层：专案
第二层：专注及责任范围
第三层：目标
第四层：愿景
第五层：人生目的及原则
未来我计画要用「 Evernote标签」的功能来帮笔记加上高度，尤其在我非常繁忙时，可以知道应该优先专注的方向，也期待尽快有所实践心得，可以继续跟大家分享讨论。 延伸阅读相关文章：
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原文：http://www.playpcesor.com/2016/08/evernote-gtd-2016.html
