【羽花涧】让工作不再返工的思考方式-第1稿
书籍信息
学会提问:麦肯锡工作法书名:学会提问:麦肯锡工作法
作者:【日】大岛祥誉
主题:工作中的提问三部曲
目标:运用提问三部曲,拒绝工作返工
【R】阅读原文
你在工作中是否遇到过返工的情况呢?觉得对方说的是这个意思,于是便尝试做了,结果还是被要求重新做。即使是完全按对方所说的去做,还是要返工。
我相信大家在平时的工作中,应该都有过这样的经历吧。
为什么会出现返工的问题呢?这是因为无论是面对公司以外的人也好,还是公司内部的人也好,你没有从本质上了解清楚什么是客户自己想要的东西,以及真正必要的东西。
因此,当把成果以有形的形式提交到客户面前时,对方才会说:“我要的不是这个”“要是能更……就好了”“这样做的话可能不行吧”……
但是,好不容易完成的工作每次都要经历返工的话,在时间和精力上都是一种浪费。
准确了解情况=通过提问抓住事物的本质
假如对方提出“我需要一份资料”的要求,那么,我们要知道不同资料本身的内容是有差别的,有的只是拿来供参考,有的则是要用来辅助做出某种判断决策的。
所以,我们可以灵活运用“5W1H”的提问方法,准确抓住对方所提要求的背景,即工作的本质是什么。
提问示例:
这份资料是要在哪里用到的呢?(Where)
这份资料是用来做什么的呢?(Why)
以提问的形式给出假设
就提供给顾客的资料内容方面,即使我们向对方提问:必须有哪些内容呢?得到的回答可能只是“你看着办吧”。如果我们不能弄清具体的情况或目的,就不知道到底什么内容才是这份资料里的重点。
这种情况下,我们可以采用提问的方式给出一个假设,这样才能帮助我们弄清楚对方所提要求的背景及其本质。
例如,我们可以提出这样的假设:对方需要的这份资料,是要用作公司内部会议讨论的吗?要是那样,在资料中加入对比的图表或数据,是不是更容易在会议上获得通过呢?
验证这一假设
基于上述的假设,我们就可以问对方:“是不是要加入与其他公司比较的数据呢?”如果碰巧我们说到点子上,就会从对方那里获得这样的回答:“如果没有客观数据,是很难在会上被通过的,所以,只要你在做资料时别有所遗漏,就是帮了我的大忙了。”
像这样通过提问的方式去验证我们的假设,就能够有效地减少工作中返工的概率了。
这里所介绍的“提问三部曲”,是在工作中提问的基本步骤。
【I】重述原文
what?
日常工作中,你有这样的困扰吗?
接到任务按照自己理解去做,好不容易做完,怀着期待的心情拿给对方看,结果与人家想法偏差很大,收到对方反馈后,灰溜溜拿回来推翻重改。
由于前期沟通不足,很多时候,被分配的任务都被按照自己理解去做了,但是最后并不是对方想要的东西。这样不仅浪费了双方的时间,延误了进度,同时也为后续的合作带来困扰。这样的合作不顺利,一方觉得想要的给不出,另一方又觉得花费心思想的东西没得到正向反馈,这样的过程是很痛苦的。
why?
然而事实上,工作返工的问题完全可以由我们掌控。最重要的是抓住对方需求本质,而不是表面上看到对方想要什么,我们就按照对方的意思去完成。这样才是能做到高效完成任务的秘诀。
how?
如何才能抓住对方的核心需求呢?作者给了以下三步:
1.用5W1H抓住对方真正想要的东西
比如,领导要你出一份部门简介,你需要思考,这个简介需要哪些内容呢?(what)是用来做什么的呢?(why)用在什么场合呢?(where)给谁展示呢?(who)什么时候要用呢?(when)可以怎么用呢?(how)
-
假设情况或目的
例如我们可以这样假设,我们的客户主要是针对政府,如果未来要向全国推广,部门介绍中可以用与上海市各个政府机构深度合作的项目为主,并搭配相应成果吗? -
提问验证假设
比如,基于以上假设,我可以问领导:“是不是要加入我们与上海市教委、人才中心等政府机构深度合作的项目呢?是否以这些项目为主呢?”如果领导也是这样的想法,他可能会这样说:“你说的没错,我们与政府合作的项目是向外介绍的标签之一。除此之外,我们还可以用公司集成服务的基础支持,打造我们的实力。”
where?
这种思考方式适合用工作中别人交待给我们完成的任务上。
【A1】联系经历
上周准备投标文件,我按照以往的程序,先准备了参与项目人员列表,用于商务助理申请投标资料。以往在参与项目人员上按照预算多少凭感觉准备人数,只多不少,从来也没有认真细算过需要多少人。但这次就遇到了工作返工的bug,当我把准备好的人员表发在工作群里后,马上就有同事帮我指出来,“哇!嘉嘉的资料准备的好快啊,但是…要是人数少一些就更好了”。这次项目预算不到50万,本来金额就很少,我一口气安排了20个人员,着实有些多到吓人。后来将人数减到8人,总算是合理了。
反思:
-
没搞清楚人员真正的使用规律。每人参与项目几个月?需要有证书的人员占多少?类似这些问题都没有提前考虑清楚,依据不够 。
-
对预算价格与人员匹配经验不足。仔细想一想,50万的项目,如果人员设置20人,会用掉多少比例,就知道我准备的人数超额了。
【A2】行动计划
目标:
本周需要完成1个关于高校大数据平台的产品说明手册,通过运用片段中的3步骤,明确手册制作要达到的最终标准,并且尽量不返工的顺利完成。
行动:
- 问自己5W1H
- What?这个产品是什么呢?有哪些模块组成呢?
- When?这份产品说明手册什么时候要用呢?
- Why?这份产品说明用来做什么呢?
- Who?这份产品说明手册针对的对象是谁呢?
- Where?这份产品说明手册主要用在哪些场景中?
- How?这份产品说明手册怎么用呢?
-
做出假设
由于目前还没有完整的产品,先假设这份产品说明手册是为了指导未来的产品研发,先行做一份产品预估。可以加入以往做过的、关于高校大数据项目的平台框架,并找到针对对象可能出现的问题进行相应解释。 -
验证假设
基于以上假设,可以询问领导:“这个产品说明手册是不是要以曾经我们做过的大数据项目为蓝图呢?” -
确认需求
按照验证后得到的信息进行整合,制作产品说明手册。
可检测标准:
本周五以前完成本产品说明手册,并顺利通过领导验收。