走进今日头条：如何打造高效的会议室系统？

几乎在任何公司，大家都认同开会是一件非常重要的事情，尤其是面对面沟通会议。

但会议目标混乱不堪，与会人员莫名其妙，会议冗长且无趣，浪费时间耗费生命，通常也让开会成为大家抱怨最多的事情之一。

不过开会这件事情在今日头条得到了很好的解决，在优化会议体验的同时也提升了会议效率。

今天我们就来围观一下几亿人都在看的头条，员工是怎样开会的~

会议室预定

今日头条效率工程团队负责打造公司高效运行的系统和工具。

1所有会议室资源汇入云端

在会议室预定上，他们把所有的会议室资源都放在了云端，标明会议室的地点，大小，是否支持视频会议等等。

所有人都可以在线预订，谁先约上属于谁。

新建日历时选择会议室，绿色是可选的

2设立免预定的小会议室

有时候临时和几个人讨论事情，则倾向于速战速决，打开日历找会议室明显不够高效。

所以他们设立了一些免预订的小会议室。

会议室的地图页面嵌入在聊天软件里，实时显示免预订会议室有没有人。

3加设红外动静感应器

红外动静感应器装在会议室内，一旦有人进去，就认为这个会议室被使用了，在地图上显示为红色；会议室空了则显示绿色。临时找人聊个事，不用开电脑，看一眼手机即可知道哪有空闲的会议室。

手机上的免预订会议室地图

在每个大会议室门口，有一块大显示屏，显示这间会议室的议程。这样方便参与者确认走对了会议室，避免误闯。同时能看到同一层楼其它会议室状态，方便迅速找到一个可用的会议室。

会议室门口的显示屏

4.持续优化

他们还计划做一个自动释放会议室的功能。例如一个会议开始 15 分钟后，还没有人进来，认为这个会被取消了，自动释放会议室，其他人可预约。

效率的优化是把资源留给有需要的人，而不是空着浪费掉。

视频会议

今日头条的分部遍布全国的大城市，远程协作是必不可少的。

除了简单的在线聊天、电话，到文档共享、协同编辑，更直观的是视频会议。

在视频会议上，今日头条投入了上百万，买了某高端厂商整套的视频会议系统。系统的视频效果非常赞，但操作比较繁琐，几乎很少人能独立地使用它，每次都是叫上 IT 的同事帮忙调试。久而久之，被视为鸡肋，弃用了。

而后他们开始使用 Zoom 在线会议系统。和大部分的供应商系统一样，Zoom并不是一个 100 分的服务，但胜在简单易用，视频流畅，语音清楚，夫复何求。

Zoom 的使用方案有多种，最简单的是直接用笔记本电脑创建会议，别人接入；比较高级的方案是在会议室部署硬件，目前头条大概有一半的会议室部署了 Zoom。

“就像今日头条 APP 用算法给每个人提供定制化的头条新闻，提高信息传播的效率；在公司日常中，我们也愿意用各类工具提高内部运营效率。”今日头条效率工程团队这样说道。

彩蛋：头条的会议室们

头条办公室鸟瞰图

「能量桶」会议室

「能量桶」内部

超级玛丽会议室

半开放角落

三个会议室打通，能容纳几百人

屋顶花园

最后

今日头条效率工程团队常常说“Building a company as a product.”

事实上，企业内部的行政服务也和做产品一样，员工就是我们的用户。

通过内部流程的优化及办公环境软硬件的改进都能够直接改变员工的日常工作行为，提升企业内部运转效率。

这是企业想要的，也是我们行政未来应该专注的领域。

本文系今日头条效率工程团队 授权修改发布

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