《番茄工作法》践行思考
番茄工作法是简单易行的时间管理方法之一。什么是番茄工作法?
选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟(我喜欢30分钟),专注工作,原则上中途不做任何与该任务无关的事,直到番茄钟响起,然后在纸上做个记号,短暂休息(5我喜欢8分钟),每4个番茄时段多休息一会儿。
2年前开始接触,虽然我没有严格按照方法执行,但番茄工作法确实给了我更多的专注高效,还有忙碌间的合理休息,让自己拥有一个健康且充实的生活。 前几日,和朋友交流提到番茄工作法,朋友属于做事非常严谨,凡事喜欢多思,让我想起回顾番茄工作法,温故而知新,让工具更好的为我所用。
很多时候,一早来到办公室,列出当日任务清单,可一晃到了下班时间,发现当日任务清单没完成,感慨时间过得快,效率低,这是曾经的我经常有的状态。很多时候的累,不是体累,而是因为一天下来没有完成要事,缺乏成就感的心累。
番茄工作法正好解决了我的问题?核心三点:
1、 用番茄钟倒计时,让自己有一个紧迫感,强化专注力,提升效率。
2、 借助番茄钟可以将要事难题,分解成一个个行动,配上番茄钟推进,减少拖延。
3、 因为有番茄钟提醒,不会让自己因沉浸于忙碌工作,而忘记健康需要休息。
那如何使用番茄工作法呢?
分为三个步骤:准备、执行、回顾。
准备阶段:
第一步,把你想做的任务用一张纸写下来。
第二步,把当日必须完成的任务另外单列一张清单。
第三步,把当日必须完成的任务清单,进行分解,同时配上预计时长,分配番茄钟。
此处利用番茄工作法列当日必做清单,和之前的任务清单,有两个不同点:
1、 之前任务清单,是按任务为单位推进,而番茄工作法是按番茄钟为单位推进。
2、 之前任务清单,可能只写了任务,未分解,所以不易执行导致拖延。
好,接下来就进入执行阶段。
以番茄钟为周期,选一个任务开始做。番茄钟期间,原则上不做任何其他事情。那么如果中间被打断怎么办?
打断有两种类型:一是自我打断,二是外部打断。
自我打断:突然想起家里没矿泉水了,需要叫水;突然想起女儿学费忘交了,需要补上。是否马上停下手上工作开始叫水、交学费呢?当然不是,那万一再次忘了怎么办?很简单,在旁边清单上记录一下,等这个番茄钟结束,休息期间办理一下就好。事实上生活中除非发生火灾或其他涉及生命安全的事情除外,99%的事情都没那么紧急,关键是不能遗忘。好记性不如烂笔头,记录是解决遗忘的良药。
外部打断:你正专注于写方案,突然同事过来说让你帮忙打印一份材料,或过来请教一个问题,怎么?这时候我们可以用8个字解决:告知、协商、计划、处理。告知你现在手上有要事,30分钟后帮她打印,或者商量是否可以找其他同事帮忙,然后记录下来,30分番茄钟到了之后,马上处理。说到做到,兑现承诺是为了下一次协商沟通更有效。
如果这两个打断不处理好,将会有两个麻烦:一是因不停被打断,你会失去专注的心流状态,每一次找回心流状态需要10-15分钟,4次打断,一小时就没了;另外很多时候因为打断,你的计划就彻底打乱,因为你会无止境的滑边,回到“西瓜皮滑到哪里算哪里”的状态,转眼一天过去,当天要事又是没完成。
另外,当一个番茄钟到了之后,我们要做的就是休息,这个必须有。一方面人的健康,需要劳逸结合,另一方面正好可以暂停处理一下之前打断记录的琐事。同时,必须提醒自我,休息时间尽量不去思考问题,给自己彻底放松的机会。可以选择站起来活动筋骨,可以冥想,泡杯茶或咖啡。
也许有人会说,这番茄钟不是打破专注的心流状态了吗?我想说,这是在你自己能掌控的计划内打破,再说人的思维其实有专注思维和发散思维,休息是发散思维状态,休息是为了更好的回归专注。
一天下来,最后需要对当日清单及番茄钟的使用做一个总结,进入回顾阶段。 这个非常重要,一方面是任务执行情况需要总结,另一方面对番茄钟践行情况需要总结,这也是著名质量管理专家戴明环PDCA的践行。
总结两个方面:
1、 当日必做清单是否完成?如果没问题,分析原因?是对时间预估不合理,还是因为项目遇到的新难题,或因为有突发另外安排调整。
2、 如果是预估时间不合理,总结后下次就会趋于合理;如果是项目遇到新难题,那么针对新难题进行有针对性解决,适当调整任务计划;如果是突发另外安排,那么下次安排多留点冗余度。
回顾总结能帮助自己做到日事日清,日事日新。
查理.芒格曾经说过:只有了解一个知识的局限性,才能真正拥有一个知识。
番茄工作法也有局限性,创造者弗兰西斯科认为不适合的场景有两类:
1、 你的工作没法有30分钟的集中思考时间,一直需要面对变化。比如:银行柜台窗口,医生看病等。
2、 你的工作内容是琐碎的,不怎么需要动脑思考。
但我个人认为,第一种确实不合适;第二种我倒是认为也是可适用,因为番茄钟的倒计时功能可以让你对时间紧迫感,把琐碎事情尽快完成。
知识有局限性,人也有个性,找到适合自己的方法,不断践行、思考、优化,让知识更好地为我所用。学而时习之,不亦乐乎。