《专注力——少干扰工作模式》读书笔记

作者：苍春波

      内容梗概——

      在100%的工作时间里都处于高度专注的模式，这是不可能的，因此，在每天的其他时间段里，我们还应学会享受减少分心物带来的益处。要弄清应该对哪些分心物进行控制，你可以问问自己：一天当中，哪些分心物会干扰自己的专注度，不值得为它损失20分钟以上的效能？完全屏蔽这些分心物是不可能的，而且你可能也不想这么做，但你要更谨慎地应对那些干扰工作的分心物。 电子邮件就是一个需要控制但不用屏蔽的分心物的典型。电子邮件是一头怪兽：它吞噬的注意力比吞噬的时间要多得多（会议则刚好相反，它更多地消耗的是时间而非注意力）。完全屏蔽电子邮件，这显然很不现实，但你可以尽量谨慎地选择查看电子邮件的时间。这样一来，你就可以重新控制自己的注意力。激活电子邮件提醒功能，你就是在允许你的同事干扰你的专注力——收到电子邮件提醒通知，你就会失去控制力。提前决定何时查看电子邮件，意味着你对自己的注意力保持着控制，拒绝陷入自动模式。

      为电子邮件、会议、智能手机、社交媒体等分心物设定具体的关注时间，你就可以将它们由分心物变为满足特定目的的工作和生活的要素。科技产品是为了方便我们自己，而不是为了方便别人来干扰我们。每天都有无数的事情在争夺我们的注意力。我下面挑选的，是最常见的五大“痛点”：不断冒出来的消息提醒、智能手机（以及其他让人分心的电子设备）、电子邮件、会议、互联网。

      消息提醒 我在前面推荐了一种做法：取消所有电子设备的消息提醒设置；对于那些不是生活中不可或缺的消息提醒，我们可以关闭铃声和振动模式。开启默认设置，只会让源源不断的消息提醒向你涌来。将某些App的提醒功能限定于某一种设备，这种做法也是可取的，因为任何理由都不足以让你的电话、平板电脑、智能手表和桌面电脑来提醒你：你收到一封电子邮件、通知你最喜欢的服装店在打折促销。

      关闭铃声和振动模式，这个改变虽然简单，但实际上会带来深刻的变化：你瞬间就可以选择何时被电话打扰，而不是让你的电话来决定何时打扰你。就个人而言，我只在用手机看时间的时候，才会快速浏览新的短信和消息提醒。

      每个消息提醒都会让你偏离正在做的事情，提醒你正在失去整个数字世界。消息提醒具有一定的欺骗性，因为每次看一眼虽然只用了几秒，但你会因此被吸入数字旋涡，轻易就会失去半个小时的注意力和时间。很多消息提醒都不值得付出这么大的效能流失代价。

      不过，有些消息提醒的确值得付出100%的时间，比如电话。我每天只查看一次电子邮件（我在后面会谈到），但如果我在等待重要的邮件，通常就会开启某一个发件人的提醒通知。这会花费一两分钟的时间，但我的专注度会得到极大的提升，很容易就把这点儿时间赚回来。我不再担心，强迫症似的每隔几分钟就要查看收件箱。大多数电子邮件软件还可以设置只接收“VIP发件人”邮件提醒，让你自己决定谁可以打扰你。 除了应对消息提醒，还可以设置允许App打扰你的时间段。我每天最喜欢做的一件例行事情，就是将智能手机和其他电子设备在前一天晚上8点到第二天早上8点设置为飞行模式。在这个时间段我的精力最差，更可能成为分心物的牺牲品。此外，也有研究表明，做完当天的事情到上床睡觉这段时间，我们一心多用的可能性最低。如果开启飞行模式让你觉得过于极端，可以在工作时考虑开启免打扰模式。

      智能手机（和其他电子设备） 除了要管理电子设备冒出来的各种消息提醒，你还应该认真考虑使用这些电子设备的时间、地点和频率。

      你的手机可能是让你最兴奋也最新奇的注意目标，你肯定会被它诱惑，尤其是你手头的任务变得越来越令人畏惧或复杂的时候。随着时间的推移，我已经改变了自己与手机的关系——我不再将它视为整天必须揣进裤兜的电子设备，我开始把它当作一台强大的、更烦人的电脑。 除了蜂窝无线电技术，我们手机的部件与电脑完全是相同的。由于某种原因，也许是因为手机整天都带给我们那么多的刺激和兴奋，我们才允许它们不断地打扰我们，肯定比电脑更干扰我们。不管是多么锃亮的长方形设备，我们都不应该让它拥有如此强大的力量。 一旦我将自己的智能手机当作更让人分心的电脑，我就不再把它揣进裤兜，而是装在笔记本电脑包里。最重要的是，我一定要有充分的理由才会查看手机。这种态度的转变，让我能够有目的地使用手机，而不是陷入自动模式。每次你无意识地拿起手机，你的注意力就会脱轨，而且没有任何充分的理由。 下面这些策略，也可以阻止你的智能手机（和其他电子设备）控制你的生活。

      ·小心空隙时间。在食品超市排队结账、步行去咖啡馆途中或上卫生间的时候，一定要抵制玩手机的冲动。要利用这些空隙时间考虑自己手头的事情、恢复能量、思考工作和生活的替代路径。在这些时刻，盲目地玩手机打发时间是不值得的——这样做，只会浪费日程安排中宝贵的间隙时间。

      ·交换手机。同好友或配偶一起吃饭或外出游玩时，可以相互交换手机。如果你需要查阅资料、打电话或拍照，也有手机可以做这些事情——但这个手机不会让你陷入私人的干扰世界。

      ·有策略地使用飞行模式。在做某个重要任务或同某人一起喝咖啡时，可以开启手机的飞行模式。既要共享高质量的相处时间，又不共享高质量的注意力，这是不可能的。相比于把手机放入衣兜，开启飞行模式带来的变化更大。因为把手机放入衣兜，你还是会想到有很多消息提醒和分心物在等着你。飞行模式可以完全杜绝消息提醒干扰工作的可能性。你可以稍后根据自己的安排去处理这些提醒。

      ·再买一台“娱乐”电子设备。这听上去可能有些愚蠢，不过，最近我买了一台iPad，但只用于一个目的：作为娱乐设备。我的手机几乎不保留任何社交媒体App（也没有电子邮件App），我用iPad处理各种令人分心的事情。将这些任务交给iPad——放在另一个房间里——我就可以更长时间、更深度地保持专注，哪怕我确实需要把智能手机留在身边。为这一个目的购买一台平板电脑，看上去是一笔不小的投资，但你赢回了注意力，因而是值得的。

      ·创建一个“无须动脑”文件夹。试试看，在你的手机或平板电脑上创建一个“无须动脑”文件夹，然后装入最让你分心的那些App，包括将你拖入自动模式的App。这个文件夹的名字本身就可以提醒你：你要让自己分心了。

      ·删减你的App。检查你的手机，删除浪费你太多时间和注意力的那些App，包括社交媒体和新闻资讯App。这样做，你会感到异常清爽，就像是给你的手机做了大扫除。然后，看看哪些App的功能和你其他设备上的程序是重复的。如果你的平板电脑也可以收发电子邮件，手机就不用保留这个程序；如果你的笔记本电脑也可以查阅投资信息，就可以删掉手机上那些不断翻看的投资类App。

      三十年来，越来越多的电子设备溜进了我们的生活。就我而言，十年前我买了第一台笔记本电脑。后来，我买了一部傻瓜手机，接着就是更让人分心的智能手机。然后又是iPad和运动智能手表。我敢肯定，未来我还会购买更多的电子设备。 这表明，我们在一个陷阱里越陷越深：不问问新电子设备有何价值，就将它带入我们的生活。哈佛商学院教授克莱顿·克里斯坦森（Clayton M. Christensen）找到了一种评估电子设备价值的有效方法：问问自己“雇用”电子设备来做什么工作。我们购买的每一个产品都应该替我们工作——我们“雇用”纸巾来擤鼻涕、“雇用”优步（Uber）汽车来代步、“雇用”订餐网（OpenTable）来预订餐馆座位、“雇用”婚恋网站寻找伴侣…… 我们“雇用”手机来做大量的工作，可能比我们拥有的其他任何产品所做的工作都要多。我们将手机用作闹钟、照相机、计时器、GPS导航、电子游戏机、电子邮件和短信接收器、登机牌、音乐播放器、收音机、地铁／公交卡、记事本、地图，等等。难怪我们会将那么多的时间花在手机上。

      随着我们拥有的电子设备日益增多，它们的工作可能会显得多余。我现在还保留着平板电脑的唯一原因是我“雇用”它来娱乐。如果我需要的不是这种特殊服务，很可能就会“雇用”平板电脑来做手机和电脑所做的那些工作——帮助我上网和使用社交媒体，那么，它就完全是多余的。

      正因如此，最近我摘掉了运动智能手表——刚开始时它很好玩儿，但我不知道“雇用”它来做什么工作。前几年，出于同样的原因，我取消了订阅有线电视服务；Netflix成为我选择的新“雇员”，帮助我娱乐。 购买新的电子设备前，你要先问问自己：“雇用”它来做哪些现有设备不能做的工作？这样看待电子设备，会迫使你思考自己真正需要它的原因，而更重要的是，可以让你有目的地将电子设备带入自己的生活。

      电子邮件 在知识经济时代，电子邮件是我们每天都会面对的最大的一种分心物——通常，它也是我交谈和辅导的那些人的最大痛点（紧随其后排在第二位的是会议）。

      控制电子邮件最好的一个策略是限制邮件消息提醒的接收数量，从而限制我们被打扰的频率。64%的人都通过使用声音或视觉信号来提醒自己有新邮件——如果你属于这类人，那么，你可能将过多的时间和注意力用于处理电子邮件。

      除了限制新邮件提醒，下面这10种战术将帮助你更有目的地查看邮件，从根本上限制你用于邮件处理的时间和注意力。当然，这些也是我最喜欢的。其中的许多策略也适用于其他的邮件App，比如Slack。

      ·只在你有时间、注意力和精力去处理可能到来的事情时，才去查看新邮件。这个简单的办法，可以让你确保自己能够真正地处理新邮件，不会因为被迫处理这些新邮件而焦虑不安。

      ·记录自己查看邮件的频率。从事知识型工作的人，平均每小时查看11次电子邮件——每天88次。一个人受到这么多的干扰，是很难完成任何重要工作的。研究还发现，员工用于查看邮件的时间，平均每天大约35分钟——这意味着，电子邮件消耗的注意力，远远大于它消耗的时间。一旦你清楚自己查看新邮件的频率，并且想到其干扰带来的巨大代价，你就应该考虑减少查看时间。

      ·提前决定什么时候查看电子邮件。提前决定何时查看新邮件，对于减少打开邮箱的次数具有神奇的效果。70%的电子邮件都是在收到后6秒内被打开的，因此，关闭消息提醒可以帮助你更专心、更自主地工作。就个人而言，我每天只在下午3点查看一次电子邮件，而且通过“自动回复”功能将这一点告知发件人。如果这个频率对你的工作不太现实，那就找出一个适宜的查看次数——只要在工作日少于88次，你就会比大多数人做得更好。将这些时间段纳入你的日程安排，设置好自动回复，既可以让你感到轻松自在，也可以维持可信赖的社交形象。如果你仍然觉得电子邮件的诱惑力太大，那就开启屏蔽程序，切断自己的退路。工作时，有84%的人都在后台开启电子邮件客户端，如果你关闭它，就会帮助你的专注力超越“40秒”这个节点。

      ·专注地回复电子邮件。如果你的工作环境要求你及时地回复电子邮件，那么你回复时就要保持高度专注。定时20分钟，在此期间，尽可能多地处理电子邮件。即使你收到的邮件非常多，专注在20分钟的时间里处理收件箱，尽量整点后开始处理，这样你也可以很快抽身出来，在其余的时间里完成有意义的工作。而且，发件人最多需要等候40～60分钟就能收到回复。

      ·限制接触点。这是最重要的效能战术之一，只需10秒就能做到：删除手机上的电子邮件App。我只在电脑和娱乐设备上保留电子邮件App。

      ·保留非电子化的待办事项清单。电子邮件App是保留待办事项最糟糕的地方——它会让我们分心、给人压力，而且会不断地冒出新东西，因而很难优化任务次序、明白什么才是真正重要的任务。任务清单——只需记下当天必须做的事情，最好把其中的3个“每日目标”置于清单的顶端——更为简单，也更加强大。只需再做一步——将可执行电子邮件移至单独的清单，就可以减轻你的压力，让你更好地管理手头的任务。

      ·注册两个电子邮件账户。我有两个电子邮箱：一个是面向公众的，另一个是私人邮箱，只限于联系最紧密的同事。我每天只查看一次公众邮箱，而另一个邮箱每天会进行几次批量检查。在某些情况下，这个策略值得采用。

      ·放一个“电子邮件假”。如果你准备长时间处理某个重要任务，可以设置自动回复，在信息里说明你要放一两天“电子邮件假”，并且仍然在上班，有急事可以给你打电话或面谈。人们会比你所认为的更理解这个策略是什么意思。

      ·采用“五个句子”法则。为了节省你自己的时间，也为了尊重收件人的时间，每封邮件的长度不要超过五个句子，并在邮件签名处附上你这样做的原因。如果你觉得某封邮件必须写得更长，可以打电话沟通。这样做，可以让你避免陷入不必要的、冗长的邮件沟通。

      ·不要急于回复重要邮件。并不是所有邮件都需要立即回复——特别是你发现自己带着情绪起草回复内容时，更是如此。有些邮件你最终的决定可能是根本不用回复。对于重要邮件、频繁往复的邮件或者需要多想想的邮件，你要给自己一点儿时间再回复——要“胡思乱想”，让新的、更好的、更有创意的想法浮现出来。 不管如何应对，电子邮件都是我们最有压力的工作内容之一。有一项研究是让参与者完全远离电子邮件，结果发现：只过了一个星期，他们的压力水平明显降低，心律失常有了好转。这些参与者更经常地与人互动，花在任务上的时间更长，“一心多用”减少，专注度大大提高。没有了电子邮件，他们的工作节奏更慢、更有目的性。该研究结束时，参与者都描述说，这是一段自由的、平静的和令人耳目一新的体验。要完全摆脱电子邮件是不可能的，不过，你可以试试上面这个战术，通过试验找到对自己最有效的方法。 会议 会议是紧随电子邮件之后的，我们整天都会面对的最大分心物之一。它也会过度消耗我们的时间。最近有一项研究发现，知识型员工每天的工作时间里，平均37%都用于会议——这意味着，如果你每天上班8个小时，用于开会的时间就有3个小时。

      会议的代价是非常高昂的——哪怕是一小群人在会议室开会1个小时，就可能失去一整天的工作价值，这还没有算上每个人对会议内容不断切换注意力的时间。这样的会议本身并没有任何问题，不过，毫无意义的会议已经成为现代职场效能下降的最大原因之一。

      下面是我最喜欢的4种方法，可以减少参加会议的数量，对于不得不参加的会议，也可以提升效能：

      ·绝不参加没有议程的会议——绝不。没有议程的会议，就是没有目标的会议。不管什么时候，只要我被邀请参加没有议程的会议，不管是谁主办的，我都会询问会议的目标是什么。通常，会议的组织者都知道，只需几封电子邮件或几通电话，就可以说明会议的目标。没有议程的会议，都要拒绝参加，因为你的时间太宝贵了。

      ·质疑日程安排中所有的例行会议。我们往往不会质疑例行会议是否有价值。仔细筛选今后一两个月的日程安排，看看哪些例行会议是真正值得你付出时间和注意力的。有些例会可能比看上去更有价值，尤其是可以加深你对自己团队所做工作的联系和了解的例会，但很多例会都没有价值。有些例会可能很难脱身，不过，花几分钟找个得体的借口离开，可以节省你接下来几个小时的时间。

      ·质疑与会者名单。受邀的每个人都必须出席会议吗？答案通常是否定的。如果你是经理或团队领导，或者想为某个人节省时间，可以告诉那些不必出席的与会者：欢迎他们与会，但如果他们有其他重要的事情要做，可以自由选择是否与会。

      ·开会时保持高度专注。会议消耗的时间，如果超过你消耗的注意力和精力，就说明它没有太大的吸引力。不过，既然你认为某个会议值得参加，或者你无法摆脱，那就享受它吧！把你的手机和电脑抛在脑后，专注地听大家发言，尽你所能发表意见，可能的时候帮助推动会议进程，这样大家都可以早点儿离开。这样做，你还是可以从会议中获得很多价值的。

      你采取的那些效能策略，事后想来，有些是显而易见的，上面这些建议，我认为均属于这一类——每条建议都是常识。然而，所有讨论效能的书籍带来的最大益处（虽然有所偏颇）是让你退后一步，看看有何不同的工作方法。常言说得好，常识并不总是人人照做。

      互联网

      本节讨论的好几种分心物，都有某种共同之处：它们都源于互联网。虽然互联网是一个强大的工具，但它会让我们分心、受到干扰，让我们在大量时间里都处于自动模式。我们工作时会走神，同样，我们上网时通常也是处于“白日梦模式”，毫无目的地切换网站和App。 虽然减少分心物、营造免干扰模式有助于增强工作的目标性，但你还应该再向前跨出一步，彻底断开互联网。这样做，不只是对工作有好处。在家里，断网12个小时，你会感到清爽。出差在外时，不连接公共汽车或飞机上的互联网，你会感受到从未有过的高效能和精力充沛。你一半的上网时间都是在拖延——上网会带来益处，但所有事情都要花更长的时间才能完成，这根本就不值得。

      不要光听信我说的话，试一试，这个星期天就彻底断网24小时，同时鼓励家人也这样做。下次出差时，不要连接飞机上的互联网，而是处理某个不需要互联网、重要但不紧急的任务。事后反思一下：你感觉自己的精力恢复了多少？你能够完成多少事情？如果你跟我一样，肯定也会受到激励，今后也会限制互联网连接。

      心得体会——

      没有干扰是不可能的，进入少干扰工作模式是我们不错的选择。但是做到这一点，需要有排除干扰的办法和意志力。必须明确，排除更多的干扰，才能有更多的收获。