整理你的办公桌，工作效率up up

今天聊一聊办公室的系列整理。

一 整理的目的

先来看一看，下面这些人里面有你吗？

办公桌乱成一团，经常把文件和资料弄丢，每天要花很多时间在找东西上；

电子邮箱内堆满邮件，工作却拖拖拉拉，面对重要工作总是无法集中精力；

明明在拼命工作，却得不到老板认可；

想尽快完成工作，把更多时间花在学习和兴趣爱好上的人；

制定了计划却从没从按计划完成过工作。

如果你有一项符合，就说明你该整理自己的办公环境了。整理术不仅仅是为了环境整洁，更是为了提高工作效率。

那么，学习整理术，很难吗？绝不！整理术的目的就在于帮助你制定规则，然后按照规则去做就可以很好地提高工作效率。

说的直白点，整理术是为了让我们的工作和生活更加便利，想要的东西伸手就能拿到并方便使用。

到处找自己想要的东西是时间的浪费，努力记住东西摆放的位置是记忆力的浪费。所以不需要花时间去记东西放在哪里了，而是建立什么东西该放在哪里的规则，且规则越简单越好。

二 整理的效果

那接下来看一看，进行整理之后，会有哪些实质的效果呢？

思路变得很清晰

想要的东西很快就能找到

工作效率更高

有更多的时间可以自由支配

三 文件的整理

文件分为以下四种：

第一种：已经处理，无需保存的文件

第二种：正在处理的文件

第三种：已完成，需要保存的文件

第四种：无法判断是否需要保存，暂时保存的文件

1、已经处理无需保存

要学会扔东西。已经处理完的文件，而且以后也不会用到，并没有什么保留的意义，扔掉即可。注意有私密信息的文件请粉碎。

2、正在处理的文件

使用频率比较高，尽量摆放的离手边近一些，以方便随时拿到。

使用透明文件夹存放，方便对文件内容一目了然。

每个透明文件夹可以加上封面，注明内容，竖着放进大文件夹内进行保管。因为会频繁的用到，就放在办公桌上或者附近的文件柜上或者抽屉里。

如果数量比较多，就要进行适当的分类，并借助标签注明相关的内容。

3、已完成需要保存的文件

对于重要文件，最好用的就是可自由调节页数的大文件夹。内部的替换用纸建议使用半袋系列。

半袋的好处在于放入多份文件时，很容易确认后面文件的内容。

大文件夹的侧面加上标签。标签的原则掌握三点，能够立刻找到，方便拿取，方便用完归位。可以按照项目名称分类，或者文件内容、客户、日期等等。

4、暂时保留的文件

已经处理完的文件，但不知道还有没有用，只能先放起来再说，这种文件可以用纸箱保存。

因为一般来说不太会再翻看，只是为了以防万一，所以也不需要特别细致的分类。

保存期根据自己的情况，一般来说，如果一年都没有用到，年底处理的时候就可以丢弃了。

四 办公桌的整理

办公桌可以说是我们的工作阵地，桌上都放些什么东西，东西如何摆放，都会影响到我们的工作效率。所以要合理规划桌上的空间。

1、常用的东西放在桌面上，

比如电脑，电话，笔，笔记本等等。假如说这些东西每用一次就要拿进拿出，也是很浪费时间。就放在桌上，随手就能拿到。

2、东西摆放在固定的位置

这就是适位原则的运用。每天使用的东西，尽量摆放在固定的位置，用完之后随手归位，这样才能保持办公桌的秩序井然。不仅仅是桌面，抽屉里的东西也要遵守同样的原则哦。

五 名片的整理

身在职场，总是会收到很多的名片，久而久之，积累厚厚的一堆，也是很头疼。怎么整理呢？每个月定期整理。

一般名片可以分为两类：

一种是今后或许会频繁打交道的人，这些名片使用名片夹保管。但我更推荐使用outlook或者其他软件将名片信息电子化，这样找的时候也更好找。

另外一种就是今后不会来往的人，这种名片就可以果断的舍弃了。

六 总结

在整理之前，需要准备透明文件件、大文件夹、活页纸以及其它自己习惯的收纳工具，并且决定好各种物品的存放位置。

有些人一想到这些，就觉着“好麻烦呀”，然后就慢慢拖延了下来。等到想起的时候，桌上又堆成一座小山了。

对于实在是非常忙的人，建议设定一个固定的整理日，比如每周五，或者每个月25号，抽出几个小时的时间进行整理。

一旦开始整理了，就要坚持下去，坚定的执行自己设立的规则。而且刚开始整理的时候，不要过于追求完美，要以可行的方法入手，养成良好的习惯之后再精益求精。

当你感受过整理带给你的有序环境和效率提高之后，相信你一定会养成整理的好习惯，陷入整理的美妙魔力之中。