管理者如何掌握自己的时间？

《卓有成效的管理者》札记 | 我爱一碗香

有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常的珍惜时间。因为时间是最特殊的一项资源，不管时间的需求有多大，供给绝不可能增加，时间稍纵即逝，无法贮存，时间永远是最短缺的资源。

但是人往往最不善于管理自己的时间。而作为管理者，要想有效的产出成果，能否掌握自己的时间，便成为了问题的关键所在。

那要作为有效的管理者，该如何掌握自己的时间呢？主要分以下三个步骤：

记录时间；
管理时间；
统一安排时间。

1.记录时间是第一步，分析时间在各个事情上耗用的实际情形。
至少每年记录两三个时段，每天记录，连续三四个星期，有了记录，也就能够自行检讨了。

2.做有系统的时间管理。
根据记录，分析哪些事是不必做，不做没任何影响的，直接取消不做；分析哪些事可以由别人代替而不产生影响的，授权别人做；哪些事浪费了别人的时间，取消不做。通过分析这三个方面，消除因自身方面浪费的时间。

但时间浪费有时也是由于管理不善和机构有缺陷引起的，身为主管者也应予以同等的重视。首先要做的是找出由于缺乏制度或远见而产生时间浪费的因素；其次，分析当下组织内人员是否过多，导致浪费时间过多；再者，组织不健全，也是一个重要因素，其表现是会议太多；最后一个因素是信息功能不健全，信息传达的方式不当等。

3.统一安排可以自由支配的时间。
通过以上的诊断分析，取消掉浪费时间的部分，所剩的自由支配时间也不会太多，而且还往往零零碎碎的。所以，时间管理的最后一步，应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。

至于如何集中，则各人有各人的办法。常用的办法是将会议、审核、问题分析等例行工作，规定排到一星期的某个时间办理，而其他日子的整个半天保留下来，用来处理真正重大的事务。

一切有效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳永逸。他们要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。

总而言之，时间是最稀有的资源，若不将时间管理好，要想处理好其他事情都是空谈。“认识你的时间”，只要肯做就能做到的，是一条通向贡献和有效性之路。