HR劳动合同续签的通知邮件没写好，差点气跑一个多年的老员工！

老员工劳动合同到期，HR提前通知续签，按惯例应该发通知函，结果邮件发了，老员工看了非常不爽，老板看了邮件内容后，鼻子也差点气歪了……

本文就聊一聊，职场文案遣词造句的重要性。

先看邮件原文：

亲爱的小伙伴！您好，首先感谢这些年，您对蝲蝲蛄公司的辛苦付出！公司与你于2016年7月26日签订的《劳动合同》的期限将于2019年7月26日届满，单位决定继续与你续订劳动合同，如同意续订合同，请于7月26日到人资资源部办理续订劳动合同手续。如不同意续订合同，请于收到邮件后7日内以书面方式答复公司。——通知方：蝲蝲蛄公司人力资源中心

问题出在哪里？

一，称呼

没有专属感，“亲爱的小伙伴”可以是任何人，诚意不足，没花心思，就是一个模板，填空改改内容。称呼就是关系定位，既然是老员工续签，这是熟人，要用亲切的称呼。

同龄人，他叫吴亦凡，就称呼亦凡；

年长较多，他叫郭德纲，就称呼纲哥；

或者，用“同事们都这样叫的番号”，如小包总。

你为我而写，感觉才会不一样。

二，时间

“首先感谢这些年”，“这些年”是多久？三年能称之为“这些”吗？“这几年”是不是也比“这些年”更合适？虽然用“这几年”的说辞也很烂。

试想下，如果改成“这是你入职蝲蝲蛄公司的第1065天”，这是什么感觉？“这些年”显然是一种不走心，是一种敷衍了事。

再者，短文案要言简意赅，不要用“首先……”这样的说辞，何况“首先”完了，后面还没有“其次”。

三，致谢

“感谢您的辛苦付出”，几乎等同于什么都没说，就是一句假客套。

真想表达感谢，应该根据员工的突出业绩和具体的工作表现来感谢。有的放矢，倘若你感谢的不具体，对方就不会有任何触动；反之，他会想“原来我做过的事，公司都还记得”。就好像你肯定一个人，“蔡广坤你真是个运动健将”，就不如说“蔡广坤你篮球打得真好”，甚至是“蔡广坤你的胯下运球动作真销魂”。

四，行文

用词前后不一致，前面是“公司”，后面是“单位”；用了好几个“您”，突然又蹦出来一个“你”……更有甚者，还有错别字，标点符号半角全角的不一致，这么重要的文案，出这样低级的错误，是不应该的。

再者，老员工续签用“你”即可，反而显得亲切，熟人之间用“您”会增加距离感，这不是给新员工发offer，大家还不熟，表达下尊重。

五，位置

不管是劳动者，还是用人方，大家是合作关系，减少生硬的用词，“决定”，“通知方”，太硬了，会让对方感觉很差……不如直接就写明合同到期需要续签，什么决定不决定的，通知不通知的，位置没摆正，姿态放的太高。

再者，最大的错误是，写了不利的言辞，“如不同意续订合同”，拜托，公司肯定是有意续签才会发这样的通知函，写这东西干什么？给自己找事？你是希望对方不续订是吗？这不是脑袋进水了吗，难怪老板鼻子会气歪……这种话就不应该出现！

六，礼仪

让别人方便而不是自己方便。

“请你于7月26日到人资办理”，提前一个多月通知，必须就这一天来办，谁能记住？

从HR的角度，当然这样最省事，就这一天，一勺烩了，但站在对方的角度来考虑，这并不方便，万一当天出差了呢？续签提前一点，无所谓，给个宽松的时间段，更好一些。

再者，找谁办啊，没说明，人资部六个人，找张三找李四还是找王二麻子，需要写清楚。

一封不恰当的邮件，差点气跑了一名老员工，本身只是文字的内容，就容易让人产生误解，务必要字斟句酌。人在职场，不是人际关系不好处，而是我们要多用心。