时间管理|会议前搞定这六个问题，让会议不再成为时间杀手

据调查，如果你是一个普通职员，你一生中用以开会的时间，保守估计也有9000小时（等于一年有效时间）以上；如果你是一个中层管理者，每周可能有大约35%的时间用于开会；如果是高层管理者，更可能超过50%。如果公司花在会议上的时间没有有效利用的话，只是作为形式而存在走流程的话，每年给公司会浪费一笔数目不菲的金额。为了更有效的提高会议召开效率，会议前搞定如下的六个问题，保证会节省时间，会议更有成果。

会议前是否给与会者寄送会议日程表？

没有日程表的会议就如同咖啡闲聊时间，导致漫无目的的交流，每次准备充分的会议必须包括书面的会议日程表，包括如下要素：

会议的主导者是谁？

会议的目的是什么？

会议结束的评判标准是什么？

这份会议日程表应该在会议开始之前，邮件寄送到每一个与会者，确保他们都是“有的放矢”来参加此次会议，会议开始前已经在自己脑海中过了一遍会议发言内容。

某些会议是否可以用邮件沟通来代替？

绝大多数会议觉得没有意义，不是因为会议讨论的内容，而是因为会议召开的方式。会议中需要达成的目的，绝大多数都可以通过电子邮件来代替。比如，有些会议只是需要了解团队成员的项目进展状况，这样我们就不必让每个人都抽出特定时间到会议室来开会，发封邮件给项目成员，各自邮件回复更新进度就可以达到同样的目的。

某些会议是否可以用站立方式来举行？

如果会议必须要面对面或者视频方式来进行的话，尝试整场会议用站立方式来召开。以前小强所主导的软件项目，每天都会召开一个5-10分钟的站立团队成员会议，来响应敏捷式的软件开发流程，通过站立方式可以让大脑更活跃，结合白板讨论更高效，对白领人士健康也有帮助。

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是否需要每个人都参加会议?

许多人也许都犯过这种错误，希望邀请到团队的每个人都参加会议，原以为“臭皮匠越多更容易抵一个诸葛亮”。其实不然，与会者越多，会议时间拖的就越长，人多嘴杂意见反而不统一，如果有一个能力强的会议主导者还稍微场面可控点。

会议前只邀请到各任务的主要负责人参加即可，这样便于制定出可执行的决议，其他相关负责人只需要将此次会议纪要邮件告知即可。

会议结束前是否有明确的达成意向和下一步行动？

会议本应该成为公司业务的推动剂，而不是消磨时间的杀手，所以会议结束前应该记录下达成意向，明确下一步行动，各自对应的主要负责人和完成时间节点。而不是口头上说说，“本次会议效果不错，达成了一些共识，大家看看我们下周同一时间再碰头讨论下吧”。这样的话是不是觉得很熟习，毫无落实跟进结果，只是一次进度报告会议而已，而这个完全就可以用邮件来代替完成的。

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会议结束是否有明确的评判标准？

小强最怕那种看起来毫无截止时间的会议，这样会毫无休止的浪费下去。其实做好上面五点后，会议的结束就会更加有成效更加顺畅。通过第五点会议达成的意向和下一步行动，和第一点的原本会议达成目标做比较，这样就更加清楚啦！会议目标达成后，赶快让团队投入到工作中去吧！

小结

以上分享的六个有效提高会议效率的技巧，是小强觉得非常实用的，下一次会议就可以尝试看看，说不定有意想不到的收获哦！

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