做工作的主人上班这点事儿

小白也可以学会的“预期管理”(之一)

2016-09-02  本文已影响83人  鹿小其

看到“管理”两个字,是不是觉得很高阶(嘿嘿)?

欢迎随时拿出去唬人。

其实小鹿今天要说的,是工作生活中都会用到的技术,通过管理的方式让自己的工作生活更有效,更轻松。

既然咱们说的上班那点事,首先肯定离不开尊敬的,可亲的,跟你兜里的毛爷爷密切相关的——老板大人(记住,随时随地抱大腿,也是一门技术活,别拍我)。

所以我们要说的,首先是——管理老板的预期

01/了解老板的需求

管理的最高境界,就是管心。

老板管理下属,和下属管理老板,都是一样的。

所谓管心呢,第一步当然是需要了解老板的需求。不清楚需求,谈何管理,那叫撞大运。运气好了跟老板出发点一致,收获老板点赞,运气不好了,老板想东你往西,那么兜里的钞票就岌岌可危了。

02/目标和指标达成一致

明确了老板的需求,第二步就是对目标和指标达成一致。这个过程可能需要往复几轮沟通,因为可能老板一开始,老板的需求可能不是特别具体,又或者落到实地的时候可执行性不强,所以一定要对方向进行量化。

03/说清优劣势和难点

第三步,当然就是“忽悠”(不对,是发挥你专业性!)的时候啦!这个时候,一定要把优劣势和难点强调清楚,避免老板对对结果期望过高,这也是争取资源的最佳时机。

比如说,老板交给你个任务,让你国庆的时候做个促销活动,并做大肆宣传,关于这个大肆宣传,需要哪些资源,可能达成哪些效果,执行过程中会不会耗费大量人力物力?这些都需要跟老板提前沟通清楚。提前说,就是管理预期,事后效果不理想,再跟老板说:“因为人手时间不够,面没有铺开”或者“因为没有钱,本来计划做个航空母舰的,结果只做了个三轮车”,那在老板的眼里就是找借口

04/定时汇报项目进展

是不是把所有的事情说清楚,就皆大欢喜,坐等最后结果,开庆功会或批斗会啦?不是的,这时候还有重要的第四步——定时跟老板汇报项目进展,尤其是发生变化,或者可能对结果产生影响的地方。这样做的好处是,不断修正老板对这个项目结果的预期,不至于最后理想和现实差距太大逼你出家,也是告诉老板——看,我做了多少实事!(做人要低调,但不要谦虚)

当然,这个度要自己把握,老板日理万机,汇报的琐事太多,烦!还有汇报的时间,非正式的汇报最好挑一个天气晴朗,万象更新,其乐融融的早晨,上班前的十几分钟,唠唠家常顺便汇报下重点。这时候股票还没开盘,其他焦头烂额的事情还没来打扰,一切都那么美好。

最后,项目结束,跟老板做个总结汇报,听听看老板的反馈,下一次就更有默契啦!

工作中,跨部门合作很重要,接下来讲讲——管理同事的预期

01/明确权责

跨部门合作,最重要的是——明确权责!

同事预期管理的首要内容,就是先把项目主体负责人是谁,每个task谁是owner,截止日期是什么时候,简单来说就是谁做什么事情,一二三摊开来说清楚。

最忌讳的事情是想当然,觉得这个应该如此,你可能会做,最后就会出现内耗和扯皮的现象。

02/弄清需求,说清底线

第二点,还是要弄清楚需求,说清楚底线。团队合作,互相帮忙是必须的,但是自己也要心理有数哪些事情是自己不能松口的,否则就会陷入吃力不讨好的境地,还可能耽误自己的本职工作。

同事小M要出差,零售的同事让小M给带些物料到某一店铺。小M想小事一桩,满口答应。结果看满满一个A4纸箱的物料,傻眼了,但又不好意思拒绝,只好勉力而为。谁知到了该城市,发现其实物料的店铺跟自己要去的地方并不算特别顺路,但还是只好绕路送过去,差点误了飞机。结果是,以后小M出差,该同事会隔三差五让给顺便带个东西。

所以,以这件事为例,小M应该先问清楚带什么?怎么带?是否有别的解决方案?但凡能用别的解决方案解决的,尽可能不要动用人力。就算最后实在没办法一定要帮忙,也要说清楚自己的困难,强调是帮忙的,那么下次同事再碰到这种非救火的事情,就会掂量掂量,不会对你有太高的预期。

03/规范流程,资源整合

第三点,尽可能规范流程,资源整合。之前加入过一个新进中国的公司,经常碰到的情况是:大客户部门今天提需要个PPT模板,明天提需要一份宣传资料,都是很紧急的,最后被迫经常加班。跟对方沟通过,这个东西今天给不了,经常的答复是,这个东西很简单啊,改一改就好了嘛,这个很急啊,帮帮忙。最后,小鹿想了个办法,做了张流程图,说明什么类型的物料,需要提前多少天告知,提供什么信息;并且把经常需要的材料,比如不同长短的企业介绍,中英文版本,全部整理在一个公共文件夹,写入流程,分享给相关部门。后来,果然紧急的case就少了很多,如果碰到有特别紧急的情况,跟销售说清楚,没按流程无法提供,就算最后还是帮忙,人家也不会催得很紧,因为预期已经在那里了。

另外一个例子是公司IT部门,经常也是收到各种邮件需求,要求解决的时间不一,还被各种complain。后来IT的老大利用新的一个系统,让大家把所有的需求分类汇总提交,上面能看到每个需求解决的进度,抱怨少了很多。当然,我觉得IT老大最大的一点,还是在通知大家新的流程前,特别强调”NO TICKET NO GAME!”顺利推进了新流程实施。

今天的故事讲到这里啦,未完待续。

明天给大家讲讲管理供应商的预期,员工的预期和自己的预期。(看,我就在管理大家的预期了——没有管理恋人的预期哦)

祝 做梦不要梦到KPI

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