职场新人，如何才能高效地组织一次会议

2018-09-07 本文已影响67人隔壁村的LD君

大家在第一次组织会议时，是否遇到过通知不到位、人员迟到、会议没有重点没有结果、事后没有跟进等等问题？

我刚接手工作那会儿，做的最多的事就是跟在师傅后面满楼层参加会议，什么周会月会、跨部门的沟通会议、异常处理会议、与供应商的谈判会议等等。

后来第一次独自组织会议时，我是既紧张又期待，但由于准备不充分，弄得手忙脚乱，拖拖拉拉，最后也没开出个什么名堂出来。

所以，受过不少于100次会议摧残的我，想跟大家分享一下如何组织一场高效的会议。

开会前最重要的事情是确定好会议的主题以及目的，并滤清思路，大致要讨论哪些问题，大概需要多长时间。

同时，你要想好，万一会议达不成你的目标，能接受的最坏的结果是什么，届时又该准备什么临时方案。

其次，提前定好会议室，并发邮件通知各参会人员，邮件中记得写清楚会议主题、目的、时间、地点及与会人员。通知的会议时间可以比实际时间早5~10分钟左右，具体原因，你懂的。

PS：发邮件时记得勾选“请求已读回执”，如果发现有人没有发送回执，再打电话通知一遍，确保所有参会人员都收到了通知。

接下来，准备好你需要的所有材料，避免会议过程中还得跑回办公室重新打印。

再然后，提前15分钟左右去会议室做准备，摆好资料、水（有需要的话），并在白板或是黑板上写好会议的主题、目的及要讨论的问题。

最后，人员迟到是会议延长的主要原因之一。所以，会议开始的5分钟之前，打电话轰炸还没有到场的人员。如果会议很重要，又碰到重要参会人员临时来不了的，别犹豫直接找他领导安排。

现在，会议正式开始了，还没来的人别等了，直接开始，把跟他有关的内容往后挪挪。

先跟大家重申一下会议的主题、背景、目的及要讨论的问题，以便尽快进入主题。

然后，找一个记录员，随时记录讨论结果、事项安排、相关责任人及完成时间。当然，作为职场新人，主持人和记录员都会是你，没跑了，老老实实自个儿记吧。

整个会议过程中，要始终牢记你的主题和目的，千万不要被人带跑题了。即便是跑了，你也要及时清醒，赶紧把话题拉回来。不然，会议就没完没了了。

哪些内容是属于跑题范畴之内的呢？与你会议无关的话题，与你会议有关的延伸话题。对，即使与你会议有关，但不是你目标范围内的，也算跑题。

比如，你要解决的问题是“如何处理不良品”，那么，“为什么会出现这些不良品”、“后续生产如何避免这个问题”就是另一个会议的内容，不要妄想一个会议解决所有问题。

此外，会议讨论时不要纠结于细节。

还是那个例子，“如何处理不良品”，只需要写出大致的解决方法以及对应的责任人和完成时间即可，至于责任人具体要怎么解决，要发邮件还是要打电话，解决起来会遇到什么麻烦，那就不是本次会议该纠结的问题。如果有争议，会下讨论。

当然，即便你做好了充分的准备，会议也有可能是讨论不出结果的，毕竟计划永远赶不上变化，这很正常。

这时，你提前想好的退路及临时方案就可以派上用场了。

最后，记得让相关责任人在其责任事项后面签字，留作证据，尤其是一些涉及金钱的问题。

别以为会开完了就没事了，作为主持人，你还需要整理会议纪要，并发给各参会人员，别忘了抄送各部门领导。

同时，闭环思维很重要。因此，你要记得跟进所有责任事项，在各事项截止时间之前询问相关责任人具体完成情况。没完成的催一催，实在不行就抄送各自的领导吧。完成了的，关闭问题。

不要只执行，不回收结果，这样会显得很不靠谱，还会被领导怼（此时，LD君忍不住鞠了一把辛酸泪）。

只有会议中记录的所有事项都关闭了，你的会议才叫做完成了。

我发现不少小伙伴在初入职场时，都遇到过独自处理业务无从下手的问题。

其实，处理其他事务跟组织会议一样，都是一个明确目标、制定计划、执行跟进到关闭的过程。

只要有目标、有计划、有执行、有结果，相信你们一定会做的更好。