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[44→100]个人管理系统之行动管理系统:七招搞定日计划

2016-06-11  本文已影响780人  沉思的Panda
个人管理系统

上回讲到《个人管理系统之目标管理系统》,这回我们接着往下走,来讲一讲行动管理系统,它管理的时间维度为:

也就是24小时内会完成的目标。由于这个时间维度内的目标往往非常符合SMART标准中的S、M、A、T,即 具体、可衡量、可实现、有时限,所以这些目标可执行性很好,因此这类目标,我们往往不称之目标,而是叫任务或者行动。对于它们的管理,我们称之为行动管理

首先我们来明确一下行动这个概念。百度百科上是这么说的:

行动是指为达到某种目的而进行的活动;亦指活动。

这个定义很好地体现了目标行动的区别,目标是一个我们要达到的点,行动则是去到这个点的动作过程。根据上面关于时间维度的讨论,我们可以对行动管理系统中的行动做一个更为严格规范的定义:

行动是在一个连续的时间段内,你和世界的一次完整互动。

比如“去万达影院看《魔兽》IMAX版”就是一个典型的行动,因为它的过程是完整,你不可能在做计划时,就想着我在看这部电影的过程中,还要打电话跟闺蜜聊天、跟老大汇报工作。

行动管理七剑诀.png

一、行动从何而来?

  1. 周目标拆解而来。
  2. 其它行动过程中收集而来。

第一个很好理解,有了目标,自然就要落实到行动上,只有透过行动这个动作才可能达成预期的目标。

第二个是因为行动这个过程中往往会产生一些额外信息,这些额外信息的种类很多,

周目标拆解是目标管理系统的内容,这里无需讨论。

收集正是行动管理系统的核心动作之一,由于行动是随时存在的,所以收集工作也是随时进行的,你可以用纸笔或者相应的app做一个收集栏,随时随手把需要以后处理的内容塞进去。

二、怎么制订日计划?

拆解是行动管理系统另一核心动作,考虑到其复杂性,我们把这个过程分为两步走:处理和组织。拆解的时机一般固定在做日计划的时候。

1. 处理

这里有永澄老师总结的四句真言

  1. 先问做不做?

剔除不属于行动管理的目标、知识,将两周内暂时不想做、不需要做的行动放入“将来也许”清单。

  1. 再问谁来做?

有些事情不需要自己处理,而是等待别人的结果,放入“等待”清单就好

  1. 三问复杂么?

有些收集栏的任务无法在一个连续的时间段内完成,需要拆成多个行动

  1. 四问何时做?

明确行动的时间要求,如果该行动没有明确的日期要求,就放入“下一步”清单

2. 组织

现实生活中除了时间点这个维度来筛选行动外,我们还有另外几个维度:

  1. 场景:我们总是处在一定的场景中,比如办公室、家里、购物、休闲等等,这时候我们要去执行的行动项是不一样的,你不可能在办公室看IMAX电影,除非IMAX放映厅就是你的工作场所。
  2. 精力:如果你刚刚花了6个小时去跑完一场马拉松,那么即使你回到了办公室,也应该没有精力去做制作PPT了,所以精力状态也是筛选行动的重要指标。
  3. 优先级:这个就不用了,要事优先,同等时间要求、同样场景要求、同样精力要求,自然要做更重要的事啊。

3. 检视

还记得在“处理”这个动作中产生的“将来也许”清单、“等待”清单吗?

4. 确定日计划

  1. 预估“今日待办”行动时间
  2. 如时间充足,到“下一步”清单中找任务,添加到“今日待办”
  3. 根据当下状态,重调 情境、时间、精力、优先级。
  4. 确定最终的今日待办清单
  5. 写“晨间日记”,记录下“期待发生的三件事”。

三、怎么执行日计划?

随着一天时间的流逝,我们处在不同的 情境、时间、精力下,按照相应的条件筛选出合适的行动,完成优先级高的行动即可。


四、如果做得更好、更高效?——日回顾

好、高效的来源是经验,一般而言,一件事情重复的次数越多,经验越足。但现实生活中,也有人工作十几年,累积的经验还不如别人工作二三年的。这就涉及到如何构建系统化的知识管理系统了,日回顾是构建知识管理系统的起点,下回讨论这个话题。

参考

  1. 行动管理中的项目分解问题

时间农夫个人管理系统文集

  1. 目标管理系统:以终为始
  2. 行动管理系统:七招搞定日计划
  3. 知识管理系统:书到用时方恨慢
  4. 情绪管理系统:找到真实不虚的情绪
  5. 个人管理系统的运作状态:从心所欲不逾矩
  6. 个人管理系统的必备利器

Panda
2016-06-10

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