[44→100]个人管理系统之行动管理系统：七招搞定日计划
个人管理系统
上回讲到《个人管理系统之目标管理系统》，这回我们接着往下走，来讲一讲行动管理系统，它管理的时间维度为：
- 1秒内（当下）
- 1分钟内
- 1小时内
- 1天内
也就是24小时内会完成的目标。由于这个时间维度内的目标往往非常符合SMART标准中的S、M、A、T，即 具体、可衡量、可实现、有时限，所以这些目标可执行性很好，因此这类目标，我们往往不称之目标，而是叫任务或者行动。对于它们的管理，我们称之为行动管理。
首先我们来明确一下行动这个概念。百度百科上是这么说的：
行动是指为达到某种目的而进行的活动；亦指活动。
这个定义很好地体现了目标和行动的区别，目标是一个我们要达到的点，行动则是去到这个点的动作过程。根据上面关于时间维度的讨论，我们可以对行动管理系统中的行动做一个更为严格规范的定义：
行动是在一个连续的时间段内，你和世界的一次完整互动。
比如“去万达影院看《魔兽》IMAX版”就是一个典型的行动，因为它的过程是完整，你不可能在做计划时，就想着我在看这部电影的过程中，还要打电话跟闺蜜聊天、跟老大汇报工作。
行动管理七剑诀.png
一、行动从何而来？
- 周目标拆解而来。
- 其它行动过程中收集而来。
第一个很好理解，有了目标，自然就要落实到行动上，只有透过行动这个动作才可能达成预期的目标。
第二个是因为行动这个过程中往往会产生一些额外信息，这些额外信息的种类很多，
- 有可能你会产生一个新的目标——看了江南烟雨下的苏州园林，突然觉得要是能在这样的园子里住上一阵子，多好啊。
- 有可能会是一些以后会用到的知识——逛了六朝博物馆，才知道六朝原来是从东吴算起的，指 东吴、东晋、宋、齐、梁、陈。
- 更多的会是一个新的行动——跟同事聊天，突然意识到昨天写的报告数据有问题，回头赶紧改。
周目标拆解是目标管理系统的内容，这里无需讨论。
而收集正是行动管理系统的核心动作之一，由于行动是随时存在的，所以收集工作也是随时进行的，你可以用纸笔或者相应的app做一个收集栏，随时随手把需要以后处理的内容塞进去。
二、怎么制订日计划？
拆解是行动管理系统另一核心动作，考虑到其复杂性，我们把这个过程分为两步走：处理和组织。拆解的时机一般固定在做日计划的时候。
1. 处理
这里有永澄老师总结的四句真言
- 先问做不做？
剔除不属于行动管理的目标、知识，将两周内暂时不想做、不需要做的行动放入“将来也许”清单。
- 再问谁来做？
有些事情不需要自己处理，而是等待别人的结果，放入“等待”清单就好
- 三问复杂么？
有些收集栏的任务无法在一个连续的时间段内完成，需要拆成多个行动
- 四问何时做？
明确行动的时间要求，如果该行动没有明确的日期要求，就放入“下一步”清单
2. 组织
现实生活中除了时间点这个维度来筛选行动外，我们还有另外几个维度：
- 场景：我们总是处在一定的场景中，比如办公室、家里、购物、休闲等等，这时候我们要去执行的行动项是不一样的，你不可能在办公室看IMAX电影，除非IMAX放映厅就是你的工作场所。
- 精力：如果你刚刚花了6个小时去跑完一场马拉松，那么即使你回到了办公室，也应该没有精力去做制作PPT了，所以精力状态也是筛选行动的重要指标。
- 优先级：这个就不用了，要事优先，同等时间要求、同样场景要求、同样精力要求，自然要做更重要的事啊。
3. 检视
还记得在“处理”这个动作中产生的“将来也许”清单、“等待”清单吗？
- 每天做日计划的时候，要去看看“等待”清单，确定是否今天要跟对方确认结果
- 每周做周计划的时候，要确认“将来也许”清单内，是否有纳入本周处理的行动。
4. 确定日计划
- 预估“今日待办”行动时间
- 如时间充足，到“下一步”清单中找任务，添加到“今日待办”
- 根据当下状态，重调 情境、时间、精力、优先级。
- 确定最终的今日待办清单
- 写“晨间日记”，记录下“期待发生的三件事”。
三、怎么执行日计划？
随着一天时间的流逝，我们处在不同的 情境、时间、精力下，按照相应的条件筛选出合适的行动，完成优先级高的行动即可。
四、如果做得更好、更高效？——日回顾
好、高效的来源是经验，一般而言，一件事情重复的次数越多，经验越足。但现实生活中，也有人工作十几年，累积的经验还不如别人工作二三年的。这就涉及到如何构建系统化的知识管理系统了，日回顾是构建知识管理系统的起点，下回讨论这个话题。
参考
时间农夫个人管理系统文集
Panda
2016-06-10
