《每天最重要的3件事》｜第十八章 参考资料库：决定工作品质的关键
第十八章
参考资料库：决定工作品质的关键
我心里一直都在暗暗设想，天堂应该是图书馆的模样，我昏昏然缓缓将空幽勘察，凭借着那迟疑无定的手杖。
——博尔赫斯（Borges）《关于天赐的诗》
2016年世界经济论坛发布了一篇《工作的未来》（The Future of Jobs）报告，这是依据15个针对发达国家及发展中国家共371家公司人力资源主管访谈的研究结果。报告中说未来工作场所中的五大核心技能，包括复杂问题解决能力、关键思考能力、创新能力、人事管理能力、与他人合作能力。
这五大核心技能都是软技能，需要知识的内化和综合运用能力，因此，企业内以往经验的传承就显得非常重要。这就是很多咨询公司很早就重视参考资料库建设的原因。
资料库电子化
以前我使用大量档案袋，甚至定制了档案柜，以便管理一大堆纸张。我喜欢把重要文件或任务规划的内容印刷下来，在上面批注，并把同一主题的纸张、便利贴、文件放在一起，做好任务管理。
后来我完全改变了习惯，尽量变成电子档保存，虽然还是很喜欢用纸张及涂写思考，但是最后保存时，会用电子形式，这样一来体积变小，便于携带。
云端同步更是一大突破，让不同设备可以同步。因此，除了学位证和法律文件，基本没有需要长期保存的纸质文件资料了。
我的一位客户是某公司总经理，他是我多年的博客读者，也非常喜欢戴维·艾伦的GTD理论。以前做过电脑工程师的他，曾花大量时间寻找适合公司的时间管理工具。这家公司的参考资料库是用GoodReader实现的。
这位总经理对人事资料非常重视，利用GoodReader这个APP，随时调阅各分公司人事资料最新考核结果。需要的资料瞬间就下载到他的iPad上，真的，我只不过眨了下眼睛，档案就打开了。
《每天最重要的3件事》｜第十八章 参考资料库：决定工作品质的关键
这就是他引以为傲的公司电子公文系统流程。所有高级主管的电脑都被搬走了，全部采用iPad移动办公，主观的价值不在于制造文件，而是在于文件上的批注。印章的定义也变了，通过iPad辨识指纹后，电子签名便粘贴到了文件上。
另外也采用GoodReader内部链接功能，将文件的链接粘贴到其他APP上。如公司统一使用的思维导图工具iThoughts和任务管理工具Trello，作为后者的附件。
因此，GoodReader就是公司的资料库，记录一切重要文档作为任务补充资料。通过云存储，随时用iPad传送、批注、签名回传。
也就是说，一切到公司的杂事进入收件夹，汇集到GoodReader，形成R（Reference）参考资料库，让主管判定A（Action）下一步行动，这样的工作流程一气呵成，靠的就是GoodReader。
参考资料库的五大要素
一个好的参考资料库要考虑以下五个要素：
1．硬件设备
充分考虑整个企业及核心员工的使用场景，让整个过程如行云流水。
一般公司应该统一硬件和软件，这样沟通的速度可以加快。有时候受限于各种因素无法统一硬件，那参考资料的文件格式也需要统一，这样任务相关参考资料才能够快速传送，不需要转换过程。
同时，把资料电子化、云端化是当务之急，只有这样整个资料库才能在更多硬件设备上使用。
2．电子工作中枢
电子工作中枢是公司内管理任务和行动的地方，要搭配公司例会及使用场景来实施，每家公司依照属性不同，都会有不同的枢纽选择。
参考资料库要能方便地跟任务枢纽工具连接起来，并通过协同作业工具深度对话，把任务的下一个行动迅速向前推进，成就企业高效能。
3．统一参考资料模式
除了硬件设备及管理任务的枢纽工具，我们还要建立参考资料统一模式。譬如文档、照片、录音等，依据不同行业不同使用场景，其中可能涉及多种软件、APP，甚至OA系统。
未来的公司，必须同时处理纸质文件、电脑文件、移动设备取得的材料（例如施工现场拍照、录音等），作为各种任务的参考资料，应该要有一个适合的资料库工具来收集，并且让这些不同格式的资料可以统一存放。
4．参考资料的储存方式
每家公司属性不同，参考资料也有不同的储存方式。大致上有纸质档案柜、电脑主机、云盘及服务器等方式。
企业参考资料储存方式，应该随着时代进步而改变。一开始是以纸质资料为主，过渡时期是纸张及电子资料混合；基于储存空间及长久保存的思考，未来应该是永久性资料用电子化保存，只有暂时性资料使用纸张。
同时，更重要的是建立归档系统。能够快速找到东西的方法只有一个，那就是放进去的时候是经过深思熟虑的。
5．参考资料库的团队协作模式
最后是团队沟通模式，要把团队的任务推动好，终究靠的是人的沟通，这是非常重要的区块。
有一个概念是“1+1>3”，团队协作就是希望成员的才能互补，展现各自优势，补救个别弱点，让产品及服务的品质提升。
所以在考虑参考资料库时，也要考虑是否适合网络协同合作，如果可以云端协作，会让资料库的效能大幅提升。
相关软件推荐
在这个时代，有哪些服务可以满足上述五个要求，承担你的资料库管理需求呢？这里我推荐两种解决方案。
第一种是前面也介绍过的印象笔记或OneNote，它不只是笔记工具，也是一个可以收纳各种档案、文件、照片及录音档案的云端资料库。
第二种是使用云盘同步服务。例如Google Drive、Dropbox、OneDrive或大陆的坚果云。你可以把所有资料放在云盘里管理。
当然你也可以架设NAS私有云，这就需要一些技术和成本。总之，选择最适合自己的方式架构参考资料库，立刻行动起来。
由于工作模式、工具甚至企业中的个人在这个时代里不断地变动，企业信息化非一日之功，但是聚焦点只有一个，就是企业如何将手上的重要任务，确实地向前推进。
参考资料库，看起来是不起眼的静态资料，但是研究时间管理越久，越发现这是决定品质的关键所在。企业员工的每日工作成果沉淀下来，善加利用就是黄金。
本章练习
1．从个人开始，把资料电子化
2．把资料库电子化
3．找一个可以收集资料的云端服务
4．统一你的资料存储中心
5．让资料库可以云端协同合作
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