新时代如何玩转费控报销？

提到费控报销，注定也是一个很“火”的事情。

第一把火，是提起费控报销这个事情吧，所有人心里都窝着火，容我细数一下你看是不是。

传统报销模式下人们的复杂心情

传统报销模式下，每一个报销人，相信都是感同身受，一个字，烦烦烦。

出个差三番五次日复一日的垫付垫付垫付垫付……，烦；保管发票烦，弄丢了，搞破相了，损毁了更烦；贴票烦，贴的不规范被退回来更烦；等领导签字烦，被领导打回来更烦，和财务就一个发票问题掰扯半个小时，烦，漫长的等待打款过程还是烦……

业务领导、管理人员呢，感觉是真的累，身累，心累……出差一段时间，桌上压了几十张报销单待审！！！级别不同，几个超标的还得谈谈细节，哪来的闲工夫聊这个……想立即看下费用执行情况、想看下某个维度的费用统计……等送上来时，却和实际相差十万八千里，心累到无法呼吸……

财务面对堆积如山的各类票证，虽然金额都不大，但也不能有半点疏忽马虎。面对有些报销业务，情、理、法不统一，会计好为难……说不清，道不明的公关费、礼品费、会议费、咨询费，还有替票，审起来、沟通起来好难，耗时又耗力，审不完的单，加不完的班……审错还得担负责任和风险，真的是太南了……

对于出纳，面对那么多待付的报销款，好担心发错款，追不回来就要自己垫，一笔一笔付，又好耗时间。

第二把火，是费控报销这个行业领域彻底火起来了。

中国费控报销行业市场营收规模

据最近的费控报销行业研究报告显示：

在电子发票加速普及的推动下，费控报销市场保持着高速增长的态势。即使资本市场整体遇冷，但费控报销赛道依然保持活跃的态势，头部企业持续获得大额融资。

未来在新基建政策助力下，在市场主体强烈的降本提效诉求下，费控报销市场将持续高速增长。

2019中国职场人士对费控报销的调查

另一方面的调查数据显示，近9成的职场人士希望改变传统的手工报销模式。过半职场人士对费控报销平台缺乏了解，他们普遍对能够实现自动化、智能化的费控报销平台感兴趣。

那么，新的费控报销平台，它是什么样子的呢，为何具有如此的吸引力呢？

我们先看一下费控报销管理工具（平台）的发展历程，总体来讲，它经历了四个比较明显的阶段。

费控报销工具的发展历程

第一阶段是纯手工时代。纯手工时代，费用业务都是手工申请、审批、填单，签字、手工核算，登账，效率极低，还容易出错。

第二阶段是Excel管理时代。通过手工录入、台账管理的方式，实现员工的借款、报销、还款等业务的管理，更进一步的还能实现自动核算，效率得到提升，但是数据管理的难度大，风险高，局限性高。

第三阶段是OA和传统ERP时代，这个时代基本实现了业务的信息化、自动化、但是本质上还是和费用的消费割裂，未实现一体化、协同化，导致流程繁琐，管理的成本效益低下。

最近的是自动化智能化一体化的新时代费控报销平台。它实现了从业务的发起、到发生、到反馈、到结算、核算的全流程协同化、自动化、智能化、效率和效益得到大幅提升。

这个时代的费控报销系统，就是要从根本上解决前文提到各个角色所面对的各种问题。

那么，这个时代的系统应用特征是怎样的呢？

新时代费控报销系统架构示意图

如上示意图，新时代的费控报销系统集成了第三方消费平台、发票平台、企业移动办公平台、企业业务管理平台、银行的网银系统或者是直连支付系统、还有企业的财务管理信息系统等。

首先我们来看它最强大的地方。我认为它最强的地方在于对接了第三方消费平台，这里的第三方消费平台包括京东、滴滴、携程、艺龙、美团等等。

企业员工在报销平台的移动端或者PC端发起业务申请，结合AI应用，还可以通过语音的方式发起申请。因为平台对接了企业的费用预算管理平台，设置了费用标准，因此在发起的时候即可进行预算的占用、检查和标准的控制。

领导可以通过移动端快捷审批申请，接着，员工可以在移动端或者PC端线上预定消费（审批通过后，信息已同步至第三方平台上），预定时，第三方消费平台可通过接口调用实现对员工进行"酒店+机票+火车票"的全项目管控或组合管控。

在结算方式上，大型企业通过第三方垫资月结资质审核的话，可采用供应商垫资，按月结算的方式。对于中小企业，可能因为自身的经营状况、财务状况、信用情况、行业风险等因素的影响，不能通过第三方垫资月结资质审核，可采用现结（下单即付）的方式或者公司预存款方式结算。

对接第三方平台的费用管控流程

在这种方案之下，有多爽，看到了吗？

1、真正的实现了零垫支、零管票、零贴票、零报销，甚至是预订动作都可以委托给别人，简化的流程提高了员工满意度。这样的报销模式，员工也不舍得离职啊

2、申请环节、预订环节自动控制差标、预算，管理者在审业务的时候变得异常轻松。差旅这一变动成本得到了大幅的降低（如批量折扣、提前预订的成本节约等）、员工的安全得到了更大的保障、第三方平台还可以提供及时、高效、专业的客户服务（比如行程的提醒、分析报告等），满足了管理需求

3、通过技术手段为企业提供了智能对账、自动对账、成本按部门的统计分摊功能，对好账之后，第三方平台汇总开票给企业，企业财务审核的难度大大降低，核算的效率大大提升

4、企业统一月结、或者预订时抵扣、或者现结，结算方面的效率和安全性得到更大的保障，出纳安心，再也不用提心吊胆了

其次是自动化和智能化，针对个人报销的部分费用，借助OCR、AI等技术，新一代费控报销平台能采集到各类发票的结构化数据和非结构化数据，采集的同时，能实现自动的发票验真。结构化数据存储为个人票证夹，从中选择相应的记录能进一步生成报销单。同时，第三方平台的消费记录还可以集成，实现消费记录到报销单的自动生成。也支持随手记，零碎时间就可以在移动端进行消费的记录，之后可以方便快捷的将其转化成报销单。

第三是协同化方面，费控报销平台能集成企业的移动办公平台，实现定位打卡功能等。对接企业的管理平台，如合同、采购、预算、OA、BPM等，实现业务的协同、预算的管控、审批的协同等。对接银行，实现在线支付，让支付更便捷、更高效、更安全。对接财务管理系统，实现凭证的传递等。

新时代费控报销平台的应用价值

通过前文的分析，我们认为，新一代的费控报销平台将深度赋能企业管理，不仅能有效缓解企业报销流程长，会计处理效率低，费用预算超支等痛点问题，还能加速企业数字化变革，通过数字化智能化手段帮助企业对费用预算、核算等进行合规管控，全方位助力企业降本增效。