№.002「扫盲」学习Office必先了解的21个常识(干货)
说起Office软件，谁都离不开，冰叔最早于90年代接触到的是WPS（DOS版），它是一个单纯的文本处理软件，制表和格式都是纯手工设置(所以当年键盘玩的溜的)，当年很是羡慕别人能在Windows3.1下使用Word 95的图形化操作界面，在此之后多年，陆续接触使用电脑端的MS、WPS、Libre、永中、Open……。还有移动平台WM、Palm、BlackBerry、Android下的各种掌上Office工具，对冰叔来讲，虽技能不敢讲高阶水准，但以冰叔对Office的认知程度，足可以为学前小白们提供各种参考建议和方向指引。
上古时代的Office
▍小白最常见的Office学习误区 ▍
很多人在用了很多年的Office以后，依然不知一些基础的常识，也常常会陷入一些误区，冰叔搜肠刮肚、极尽所思为大家罗列了一些相关内容，本文会持续更新哦：
苦逼的乙方
1.1 Office是个软件？
答：NO，准确的说法是：Office由多个软件组成是一套软件。
1.2 Office就是Word、Excel、PPT三剑客？
答：沃德、意克赛儿、屁屁踢是最常用的三个软件，但Office套件中还具有下列工具：
| 名称 | 作用 | 提示 |
|---|---|---|
| Outlook | 信息管理和邮件收发 | 大家都用QQ发邮件 |
| OneNote | 网络笔记软件 | 还不错，功能齐全 |
| OneDrive | 微软的网盘工具 | 有点慢 |
| Project | 计划图工具 | 基本不用 |
| Publisher | 出版你的出版 | 不想使用 |
| Access | 小型数据库工具 | 不会使用 |
| Visio | 绘流程图类工具 | 需单独安装 |
1.3 WPS Office和MS Office是一个东西？
答：说实话，它们真不是一个东西，且看PK分解：
MS第二项是收费，不是免费，打错不想再PS了！
1.4 画表用Excel？
答：EXCEL是用于数据计算的，就单纯画表而言，Word要优秀的多。
1.5 Office软件越新越好？
- 从堆功能的方向看：如果你的机器跑得动，的确如此！
- 从习惯喜好角度看：萝卜白菜，各有所爱！你爱谁谁谁，就用谁谁谁……。
1.6 旧电脑跑不动Office新软件？
答：Office本身还不算臃肿(君不见，一个破微信安装后已超1GB)，除去上古时代的老爷机，一般的电脑在程序调入内存运行后，速度都是差不多的，出现卡或巨卡，多半是因为你打开的文件过大，比如打开一个有999页图文并茂的Word文档，任谁都卡。
1.7 XX是最好用的版本？
答：没有最好，那只是对你而言先入为主的感觉良好！
1.8 学习只关注Office技巧？
答：这是初学者最容易范的错误之一，「技巧对于小白装X意义大于实际意义，如初学者深陷于技巧的学习，会很容易丧失对软件学习建立系统的全局观。」
1.9 Office文件在那打开都一样？
答：NO，从你家中保存好的文件，在你同事家的电脑打开，可能会受到下列三个因素的影响：
- 软件影响：比如你家里用Word，她那用WPS。
- 兼容影响：比如你家里用2016版，她那用2007版或更低。
- 字体影响：比如你家里用了艺术字体，她那没有这个字体。
所以，在你需要交换文件时，请注意以上因素可能造成的影响，知晓这些知识，可以为您省去很多不必要的麻烦（如：字体变了、版面变了、元素变了......)。
1.10 简化版的Office不能用？
答：简化版简化掉的都是99%的人在99%的情况下所不用到的功能，你又不是准备用Word画CAD去造特斯拉，放心用吧！
1.11 MS Word可以直接打开PDF文件？
答：PDF是Adobe公司发明的一种文档交换格式，对于Office2013及以上版本，Word可以开启PDF文档，但这是一个PDF转Word以后的开启过程，PDF文档的版面会发生巨大的变化，所以就目前来看，如果你只是浏览PDF，请安装PDF浏览软件，如果是要编辑PDF文档，那么请用更好的PDF转Word工具转换后，再行编辑。
1.12 MS Office文件坏了可以修复？
答：老夫一把年纪，回望往昔，莫不是人品奇差！或霉气暴棚！反正冰叔使用过N+修复软件(包含自带的），对于损坏的Word、Excel文档修复的成功率目前为零，即使恢复"成功"的，聊聊几行，没啥用处。所以与其事后补牢，不如前期做好，买上一个可靠的存储设备、养成良好操作习惯、做好文件备份，这才是最重要的。
1.13 MS Office密码忘了都可以破解？
答：有此想法，冰叔先奉上一巴掌，理由：你当人家都是吃干饭的？这么好破，还要这功能干嘛，比较正确的姿势如下：
- MS Office 2003及以前版本，因密码加密技术落后，此类型文档大概率可以轻松破解。
- MS Office 2007及以后版本，因加密技术更新进步，此类型文档理论上依然可以100%破解，不同的是依据密码的组合复杂程度和密码长度，可能出现场景包括：破解时间从几秒、几分到几天，也能可能是你等到了你的孙子的出生，又结婚，又生子……再或者等到了中国足球队5：0拿下了世界杯决赛冠军的那天依然还是运算。
▍重要且最容易被忽视的Office常识 ▍
Office教程在互联网上多如牛毛，冰叔在此先列上一些最容易被小白所忽视的知识要点提供给大家学习参考，即能学到知识，又能增长见识，来吧！
2.1 32位与64位的Office软件的差异有那些？
答：在使用和功能上并无差异，文档本身也是通用的，但在安装时需遵从以下原则：
- 64位系统：可以安装32位或64位的Office软件。
- 32位系统：只能安装32位版本的Office软件。
2.2 除去MS和WPS还有那些Office软件？
答：除去你能见到的WPS Office和MS Office，还有着其它的Office软件，比如永中Office、OpenOffice、LibreOffice等等，见动图如下：
永中Ofiice2016
LibreOffice6.0
冰叔建议：
- 工作环境：对于工作中的你，你可以选择MS Office或与其兼容的WPS以及永中，它们之间具有最大的兼容性，不论谁制作的文档，在其它平台打开，格式并不会有太大的变化。
- 个人兴趣：对于OpenOffice和LibreOffice之类自由软件，如果您出于个人兴趣、爱好、喜欢研究等使用目的是可以尝鲜的，但对于工作使用建议放弃，有时候兼容性(兼容MS Office，这是最广大的使用群体)造成的使用成本，远高于买套MS Office的价值，从德国政府宣布放弃使用免费的OpenOffice，重投MS Office的怀抱中可见一斑。(如您使用Linux系统，或许它们可能就是最好的Office软件)
2.3 MS Office文件的基本格式？
MSoffice格式分水岭
| 文档类型 | Office97-2003 | Office2007-2016 |
|---|---|---|
| Word | .doc | .docx |
| Excel | .xls | .Xlsx |
| PowerPoint | .ppt | .pptx |
2.4 关于PDF和Office的协同？
- 用Word2013以上可以直接转换打开PDF文档。
- 用Word2010以上可以直接输出PDF文档，2007需安装插件。
- 对于更高级的功能，可以安装Acrobat、福昕或文电通PDF软件与Office协同工作。
2.5 MS Office可以和思维导图软件协作吗？
答：MS Office可以和Mindmanger在Word、Excel、Outlook间进行良好的工作协作，但需注意：双方都同时使用32位或64位软件是协作的前题。关于XMind、iMindMap等其它导图软件，冰叔不熟，不再啰嗦。
2.6 Office软件所提供的数据安全保障？
答：MS Office为小白们提供了因意外(断电或崩溃)原因而导致的数据丢失恢复功能，但并不代表着你就可以无视即时保存功能，冰叔在大脑“没事干”的时候，就会自然的去按下CT+S（血泪教训后养成的习惯)。
2.7 Office软件的界面？
答：在Office套件中的所有软件界面（Ribbon）都是可以自定义的，同时还可以导出保存，包括快捷键在内都可以自定义，所以优化界面，根据自己的工作需要建立自己独特的工作界面是很有必要的，下图是冰叔自定义的：
点图放大
2.8 从那可以下载安心的正版？
答：除去微软官网，您还可以去到[➦I TELL YOU]下载，在这里有着微软所发布的全部软件和组件的原始镜向，您完全无需担忧软件的安全性。
安装以后的激活：➦找度娘啊!
2.9 有必要注册微软ID账户吗？
答：有必要的，这样你不仅可以拥有可靠的网盘(当年花了数百买了华为网盘，1年前重登，发现已过了关闭网盘的最后公告期，不但钱白花了，数据也全没了)，还可以记录笔记、以及在线办公等等，总之没什么坏处，还不快快去注册一个：➦老比家蹭饭
可能强迫症的发作，从每一张图片的制作、修饰，每一段文字的精炼、排版，每一次结构的设置、调整......嘛嘛呀，又一个清晨到日幕，在此立贴自勉！如您对本文章有好的建议或补充，请留言指正(包括最不能容忍的错别字乄)，在此先行跪谢！「TIME:12h▲Last Update:2018-07-04-09:10」
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