月薪2万的助理如何组织一场远程会议

远程会议与面对面的会议不同，一旦通话连接成功，没有人愿意浪费时间，在会议结果没有明确的计划或执行内容的情况下，很难随意离开或再次安排远程会议。

所以当你组织一个远程会议时，压力是非常大的，每个人都希望它是高效的。

准备远程会议

为了确保远程会议效果，建议仔细考虑会议的以下方面:

— 参会人员

     主持一场参会人数众多的远程会议并确保每个人都能参与到对话中来是很困难的。所以建议只邀请关键参会者，即缺少了他们的出席，会议便无法进行的那些人。

— 日程安排

      制定会议时间时，请考虑时区、工作时间以及可用的线下会议室，确保每个参与者都收到了会议邀请通知。为会议设定一个明确的时间限制以创造一种紧迫感，并让参会者保持在会议主题轨道上。

— 议程

    制定一个包含各项细节的会议议程并在会议中努力推进议程执行。

    提前与参会者分享议程，这样每个人都能做好会前准备。建议在会议邀请邮件中随附会议日程。

— 技术支持

    在会议之前测试会议需要使用的各项设备及在线协作工具，最好制定一个Plan B，避免在会议过程中出现设备或工具“掉链子“的情况。

会议过程中

— 说明会议议程并介绍每位参会者

— 在参会者之间划分角色：引导员、计时员、会议记录员，这有助于参会者融入会议

— 为会议的预期结果设定明确的期望，确保会议目标实现

会议结束后

— 发送会议跟进

    提醒参会者此次会议要点，以此提高会议效力、加强会议重要性。

— 确认会议执行项是否正在进行中

    不要忘记在会议结束后跟进会议执行内容。

远程会议工具

这里有一些工具可以帮助组织高效远程会议：

— 视频会议

【Zoom】一个用于企业通信的工具，可用于音视频会议、电话会议和网络研讨会。

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— 可视化协作

【会议桌】一个免费的团队在线协作平台和电子白板工具。

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— 在线文档

【腾讯文档】一个可多人协作的在线文档，可多人实时编辑文档，云端实时保存。

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