工欲善其事必先利其器—提升时间效率的方法

番茄工作法就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起。因为时间具有无法节流、不可取代、不可再生和无法开源四种特性。所以不难发现，番茄工作法并没有改变时间，只是改变了我们做事的状态。让我们刻意的要求自己在规定的一端时间完成一项待完成的工作任务，这使得我们注意力非常专注，大脑和手脚的运作效率提升很多。

所以，时间是无法被管理的，所谓的时间管理是自我管理，是改变自己做的方式方法，从而提升单位时间的价值产出。有一句老话：工欲善其事必先利其器，因为只有让工具更加锋利才能提升做事的效率和效果。所以，提高时间管理第一层效率境界的另外一种方法就是改善我们手中的“器”，用更好的更高效的工具或方法工作。

几年前，我的一位同事有一项工作任务是每周为大家推送一次行业新闻，方便大家了解行业动态。这位同事是一个做事非常认真细致的人，他每周花一整天的时间通过各种渠道搜集行业新闻信息，再花一整天的时间进行文案的撰写和编辑。他每次都能呈现出一个比新闻网站以及报刊杂志还要美观，还要主次清晰，阅读性极强的行业新闻阅读页面。半年后，我们每个人的工作量急剧上升，每天忙得要死，但我却发现他还能保质保量的完成行业新闻的推送，我很奇怪，他为何能有这么充裕的时间完成这项耗时耗力的琐碎工作。

当我以为他肯定是加班加点才完成这项任务的时候，他却回答我，以前需要两天才可以完成的工作，现在只需要半个小时。我的天，哦，买糕的！半个小时，怎么可能，半个小时都无法寻找到几条有效的新闻信息，也不可能完成这么复杂的排版编辑工作呀。此时他得意的向我炫耀了他的方法。原来他一直在自学EXCEL，他两个月前用EXCEL只做了一个网页信息查询和整理的功能，只要输入关键词，一秒钟，就可以出现很多条相关新闻信息，并且可以依据相关度、点击量等进行排序；而且他制作了一个页面模板，可以快速进行图文信息编辑，既美观又使用，所以以前两天的工作，在他用了新的工具后，半个小时就可以搞定了。

从未想过工作原来可以这样玩，这件事给我留下了深刻的印象，对于“工欲善其事必先利其器”有了更深刻的体会。

我在工作中，需要经常制作PPT，为了做出好看的PPT，以前总是去各种地方搜集PPT模板，保存下来备用。每次制作PPT时，需要花时间去海量的库存中寻找适合自己的内容。做十几页稍显精美的PPT，可能需要花费一天的时间。而当一位朋友向我推荐了PPT神器，即各种PPT插件后，PPT制作效率飞速提升。原来PPT可以如此简单的感觉，做PPT不在是煎熬，而是一种享受。

在工作中，汇报演讲的内容才是核心，可是又不想自己做的PPT太难看，又没有太多的时间去做，这时候，掌握一些高效PPT的技巧和工具就很有必要了。推荐给大家几款好用的PPT插件和图片下载网址。

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还有一个关于我的故事，有一次需要给上百位学员单独发送培训通知，通知的正文都一样，只需更改称呼即可。如果单独给每一个人手动发送一次，需要更改称呼，也需要输入邮箱地址，再点击发送。不光是枯燥无聊，耗费很多时间，重要的是因为重复操作容易出现错误，如邮件正文的称呼和邮箱地址不是同一个人。而当我发现了“邮箱合并”的功能后，妈妈就再也不用担心我出错了。

邮箱合并功能：在Office中，先建立两个文档：一个WORD包括所有文件共有内容的主文档（比如未填写的信封等）和一个包括变化信息的数据源EXCEL（填写的收件人、发件人、邮编等），然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息，合成后的文件用户可以保存为Word文档，可以打印出来，也可以以邮件形式发出去 。

以上是我经历的一些小例子，让我深刻的感受到，改善提升我们工作工具对于提升个人效率，节省时间的巨大帮助。为什么现在人在不断地追求更快速的交通工具，为什么越来越多的成功人士都要拥有私人飞机，这都是为了追求更好用的工具，提升我们的时间利用效率。很多人喜欢用苹果手机，是因为其流畅的操作，可以节省很多时间，例如每当抢红包的时候，用苹果手机的伙伴效率都要更高一些。很多公司控制成本特别严格，电脑等办公设备非常老旧，却舍不得花钱给大家配置新的且性能高效的办公设备，貌似节约了成本，但实际上却降低了办公的效率，大大的减少了工作价值的产出。

上面提到的“器”，都是显性的工具，“器”也可以是我们的某项软技能，例如提升表达和沟通的能力，能够减少沟通的时间成本；还可以是企业管理方式。例如，丰田公司发明的精益生产方式，帮助丰田迅速成为世界级的汽车公司，采用的“看板管理”“U型生产线”“标准化和平准化”“5S现场管理”等方式，对于提升企业效率发挥了特别大的作用。还可以是做事的流程，例如改善会议流程和方法，可以提升会议效率，不至于让 每个人都成为“会长”，将青春都浪费在冗长无效的会议中；例如我们改变某个项目的运作流程或实现路径，也可以大大缩短项目周期。

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