如何召开会议才算成功又高效？

所谓“会议”，即指有组织、有领导、有目的的议事活动，这是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。会议一般包括议点、决议、行动三要素。因此，所有成功的会议必须要做到有会而有议、议而有决、决而有行、行而有果，否则就是闲谈或议论，不能成为会议。

会议是一种普遍的社会现象，几乎有组织的地方就会有会议，那么，如何使会议成功又高效呢？今天跟大家分享会议三步骤：会前、会中、会后。

第一步：会前

1、“三定”做准备

① 拟定会议主题、目的、时长

② 框定于会对象（本次会议主题涉及到的部门均需参加）

③ 确定会议时间、地点

2、通知须到位

① 通知所有与会部门主管（为提高效率可先采用Mail或微信或腾讯网络APP群发，

群发时特别设置已读提示或回复，针对少数个别无回复的用电话单独通知）

② 通知内容需包括会前“三定”。

③ 通知时提醒相关单位带着思考、方案或建议参会，可提高讨论时效。

3、提前到会场

① 会议主责单位需提前5~10分钟到会场

② 再次确认会议场地的适用性，会议设施的正常性。

③ 会议中需使用的信息、资料Copy到位。

第二步：会中

1、 简明扼要，直入主题

会议开场简单明了会议主题、目的，抛出问题，使与会人员首先对问题的理解达成共识，可快速进入会议讨论状态，切忌繁锁暖场。

2、善用方法，控制局面

针对不同会议主题展开不同讨论，善用科学的方法展开议题，只有使会议有路线，有观点，才能延生对策和行动。

比如品质检讨会，讨论如何提升良率？那么主责人员可引导与会人员利用5W1H的方法分析原因，再针对原因提出对策，再利用PDCA循环制定计划去实施和检查验证。

会议主导人必备四种能力：

激发他人拓展思维的能力、接纳正反观点的能力、判定关键要因的能力、掌控全局的能力

会议主导人还需做到两点：专业和专注

专业：对自己负责的领域专业，同时熟知供应商（上工序）和客户（下工序），孙子兵法有一法：知己知彼，百战不殆。只有了解对手才有可能战胜对手（这里的“对手”指伙伴，同盟）

专注：对会议的主题专注，不能让会议离题，随时关注与会人员提出的观点是否有悖会议方向，并及时扭转。

3、 看准时机，适时总结

会议的目的永远只有一个：找到方案，解决问题。

所有方案不应是纸上谈兵的摆设，而应是实践之后的理论。所以，当利用科学的方法引导所有与会人员分析出要因发表完观点之后，主导人应看准火候抓出要点做出总结。

总结三注意：

注意最终锁定的方案是经所有与会人员认同的。

注意每个行动方案都有主导单位主责人。

注意每项计划都有起止时间。

第三步：会后

至会议都会产生行动方案，每一个方案都有对应主责人，会议结束不代表事项就结束了，事实上才正式开始，因为会议的有效性靠结果来证明，所以会后的追踪验证非常重要。

追踪最为关键的一点：前后结果对比。

都说没有对比就没有伤害，同样没有对比，就看不出差异。哪一种画面对人的视觉和感官冲击最大？那就是前后结果的同时呈现，包括文字描述对比、数字对比、图片对比。当然最有效的属图文并茂。

好啦！分享到这里就告一段落咯，同样，这并不代表结束，而是另一段旅程的开始。因为人生就是在不断的制造问题和解决问题中循环，只有不断的循环，生命之源才会生生不息。