项目管理中的会议组织

项目相关会议组织

主要会议

• 业务沟通会（成立项目前）
  主要由业务、产品、项目、技术角色参与，目的：就新业务的可行性进行评估，协助业务规划。我公司是PMO组织。
• 项目启动会（kickoff）
  主要由业务、产品、项目、技术、QA角色参与，大项目会邀请领导讲话，主要是一个项目情况周知，鼓舞士气，统一目标的会议。有PMO组织。
• 需求评审会（PRD评审）
  主要由业务、产品、项目、技术、QA、运维、UI&UE参与，由产品经理讲解PRD内容，如有疑问可随时提问，产品经理做解答，如需修改由PMO记录后发出会议纪要，较小的需求会议期间会由技术、QA、UI&UE评估出工作量和排期，PMO负责协调相应排期的合理性。评审会主要是确定需求是否可执行，得出评审通过、评审不通过、修改后通过（PMO监控产品经理是否按照会议期间的疑问逐一解答，全部回答合理后才能进入排期阶段）
• IPM会议
  主要由产品、项目、技术、QA参与，PMO组织项目的下一次迭代需求的list确认工作，掌控团队的需求节奏，适当的预留buffer时间，解决需求间的冲突，协调优先级问题，优先级主要由产品经理提出，如发生多个需求争抢资源且优先级一致的情况，PMO根据公司战略目标以及多因素协调产品经理或业务部门达成一致意见。此会议输出是下一迭代需求list;
• 技术方案评审会
  主要由技术、项目、QA参与，由技术OWNER组织，如涉及多个研发团队的大项目，技术OWNER会申请PMO组织，只涉及一个团队或跨团队规模较小项目时技术OWNER主导会议的开展，开展过程中问题由技术OWNER协调解决达成一致，并输出确认的技术方案或接口文档，统一放在WIKI上查看，如果涉及跨多团队复杂项目，PMO负责协调技术方案中的争议部分，最后促使团队达成一致意见。PMO负责的前提是需要了解技术。
• 用例评审
  主要由产品、QA、技术、项目参与，由QA组织，主要评审用例场景是否正确、是否有遗漏、并对用例内容达成一致，也是项目验收的重要组成部分之一。输出为测试用例以及提测准入case。
• showcase
  主要由业务、产品、QA、技术、项目参与，由QA职责，主要是一个验收动作，由QA在测试环境对story进行逐一演示，业务、产品确认是否满足需求内容，如满足或基本满足可进行上线，如完全不满足则需要输出改正方案，并重新排期，不可影响整体迭代内容的上线。
• 项目回顾会
  由项目组所有成员组成，有PMO组织，就当前项目或迭代中的经验或不足做回顾，PMO对总结报告做归档，如有需要改进的地方需要制定改进计划，并在后续执行中进行监控。
• 项目分享会
  感兴趣的成员参与，PMO组织，PMO发现项目中的最佳实践，协调最佳实践者做专题分享，包括技术架构设计、问题处理、业务分享等等能够带给成员技能成长的分享。分享会后将分享内容share给全员download。

会议方法

• 首先需要明确会议目的、议题
• 提前准备好相关资料
• 与主要成员线下确认会议时间是否OK
• 发邮件，明确目标、议题、时间、地点、参会人、会议资料；
• 会议期间掌控会议节奏，聚焦具体议题进行讨论或分享；
• 会议快结束时需要就会议内容进行总结，明确任务、人、时间三要素；
• 会议结束后需要发送会议纪要，纪要内容需要明确会议中相关结论，待处理问题明确人、时间、内容；

会议问题

1. 可能会遇到会中成员之间的问题分歧
   办法：我认为适当的分歧讨论是能够激发出问题的最优解，所有在时间和气氛合适的情况下我一般不提前介入到讨论中，待出现无法当成给出最佳方案或气氛转变为争吵的话应立刻出来制止，并记录问题后续专门组织讨论，如分析出较为明确的结论的情况下或根据战略方向可明确定义结论的往往不需要过多的讨论，利用自己掌握的信息阐明结论，结束讨论；
   2.可能遇到时间不足的情况
   办法：首先需要有判断力，可以掌握会议时间，比如产品经理讲解PRD的时候进度较慢或有些内容没必要讲解，则PMO可以给产品经理做适当的提醒，但需要礼貌的、婉转的。

以上仅为个人项目过程中的一些经验，这些经验因公司环境或项目的不同而产生不同的效果，仅供参考！