培养这些电子邮箱使用习惯，会让你的工作更为高效

我们工作中，总是要处理工作邮件，而邮箱常常处于一种爆满的状态，我们处理的时候总感觉无所适从。培养个人使用邮箱的习惯我觉得可以从两方面入手：一是电子邮箱的基础设置，二是认识如何写一封得体的邮件。

1.电子邮箱的基础设置

拿到自己的工作邮箱后设置签名档，这个我相信每个有经验的从业者都有做到，但是签名档形式因个人使用场景而异，可以分内部签名档和对外名片签名档。对内仅包含姓名、部门及基本信息，对外可能还需要包括个人的联系方式及公司地址，方便他人。

集中时间段处理邮件，每封邮件只看一次，这样能确保自己不遗漏不反复去看邮件，提高邮件的浏览效率。对重要带有附件的邮件一定进行分类管理，收藏至自己创建的文件夹方便快速查阅。

创建邮件模板以提高效率，模板是避免重复劳动的好方法，每日写邮件是一件反复的事情，但是重要的从来都不是邮件的形式，将每日所得深度思考写下即可， 采用统一的模板可以让对方快速了解我的写邮件习惯，也能方便对方更快速地获取我想表达的信息。

即时发送和定时发送结合使用。这个应该结合集中时间段处理邮件同时使用，重要的信息立即回复，需要及时回复的消息定时发送，保证自己不会产生误差，也能从感知上对邮件进行分类，从而降低处理邮件的压力。

2.如何写一封得体的邮件

这里我们先要了解一下邮件传达信息的本质，它在部门中作为一个信息传达的作用，所以邮件应该越简短越容易得到反馈。就好比我们在接收到别人的通知时，我们当然希望通知是简短的。

除此之外，邮件在书写的时候，应该着重强调这事和对方有什么关系？就比如公司总部发了一封邮件给全员，看后发现与自己没有什么关系，那么就直接被置入垃圾箱了。这事和对方有什么关系，需要对方做什么是邮件传达的核心。

当我写邮件给其他人寻求资源支持的时候，我就会想：如何让人更愿意帮助自己呢？后来我发现帮对方写好直接可以转发的邮件，不仅可以推动整个项目的进展，甚至可以提高对方对自己的个人印象。听说这事，全世界只有1%的人坚持在做。其实换位思考就会明白，当别人有求于自己，还写好这样的邮件方便于自己转发给他人，这事不仅高效而且显得对方诚恳，我们都乐于帮助拥有赤诚之心的人。

下面重点分享一下写邮件的原则。

我写邮件喜欢使用的一套逻辑是得于《金字塔原理》的逻辑：中心明确，分层叙事，逐层展开。其实也是一种高度概括的能力。方法：先将需要书写邮件的内容进行整体梳理，提炼出几个比较明确的中心点，再逐一筛选得出唯一且最为重要的中心点，将其作为整个邮件的核心主旨去书写邮件。

那么一开始梳理的中心点呢？也保留，作为下层的叙述点分段展开。这会使邮件从结构来看有「向下分层」的框架，从全局来看又「全面不遗漏」。坚持这样做，一方面是提升自己的概括能力，一方面也可以让邮件更易传达。

有了这样一套框架，我还需要做的就是精简自己的措辞了。常常有感觉，将邮件写长很容易，将邮件表述精简就很困难。私以为一个为效率而生的协作工具应该摈弃华丽的辞藻，直指中心去叙述事件，如「主体是谁，发生了什么，结果是什么」。

从职场来说，好的邮箱使用习惯也能帮自己节约时间，为工作中的学习多留一点余力。

思维导图

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