美军教你如何高效写工作邮件

电子邮件是工作中经常要用到的工具, 但要言简意赅地把它写好却不容易, 大多情况是信息不夠清晰明瞭, 让接收人最短时间得到最重要的信息.

文章作者Kabir Sehgal退役于美国军队, 他将军队中简洁清晰的表达方式带入工作邮件中, 让人耳目一新.

以下是三大原则:

1. 以关键词作为主题排头. 他例举了几个美军中常用到的关键字:

行动(ACTION) - 接收人必须采取某种行动

阅读收条(SIGN) - 需要接收人回复阅读收条

信息(INFO) - 仅传达信息, 不要求回复或行动

决定(DECISION) - 要求接收人下某种决定

请求(REQUEST) - 要求得到接收人的批准

协助(COORD)- 要求得到接收人的合作协助

2. 最重要的信息放前面(Bottom Line Up Front, 简称BLUF).

将结论, 决定等最重要的信息提取出来放在邮件开头部分, 其它细节可在后面分述. 如:

Subject: INFO – Working from home

Shannon,

Bottom Line:We will reduce the number of days that employees can work from home from three to one day per week effective December 1st.

Background:

This is an effort to encourage team morale and foster team collaboration

All members of the management committee supported this decision

3. 简短. 最好做到言简意赅, 能简短说清楚的事, 就不要冗长. 尽量用主动语态而非被动语态.

以此三个原则作为邮件书写的礼仪规范, 将言简意赅这个內核在与同事客户的邮件往来中体现出来.

文章来源: https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision