一个系统有效提升个人知识管理效率
前日与久未联系的好友聚餐，聊起之前来我家做客的经历，好友表示印象最深刻的是：“家里的物品的整理，井井有条，要找个啥东西时先打开一份EXCEL表搜索一下……”朋友笑称被我惊到了，从那之后再不敢来我家吃饭了，因为在那样的环境下，吃饭时都感觉有一股由秩序感带来的无形的压力！经他这么一说，我也回忆起曾经是有那么段时间，自己尝试借助类似EXCEL表等工具，让自己的生活和工作更加有序。但遗憾的是，这一习惯并没有持续很久，以至于现在我又经常遇到家里啥都有，但真要用个啥的时候却死活找不到的尴尬情形。更遗憾的是，未能很好借助外脑的问题还延伸到了学习工作等各个领域——花了很多时间读书学习，到需要用时却什么都想不起来；工作中需要处理的信息数据一多就找不着头绪、抓不住重点......
所以，当我看到下面这本《打造第二大脑》封面中那句——第二大脑时你最好的私人助理——时，深表赞同，但又持有疑惑——如何才能让这位“私人助理”持续高效替我们工作而不会随时“罢工”呢？
这本书是由个人知识管理专家蒂亚戈福特所著。作者曾被中学老师评定为“注意力不集中”的学生，还曾在大学三年级因不明疾病而短期失忆、脑力退化，但他在患病的过程中，将厚达数百页的病历和医嘱转化成数字档案，储存于家里的计算机，好随时搜寻、重新整理、加上批注和分享。这个经历让作者练成了一套名为第二大脑的数字知识管理系统——不再须把所有细节记在大脑中，而是将最珍贵记忆、想法与知识储存在第二大脑（我们自建的数字知识库，即档案、文件夹或云端硬盘）,随需取用，帮助我们完成工作、经营事业、管理生活。这一提高个人生产力的原则和最新方法已经被传授给全世界成千上万的人，彻底释放了他们的创造力。
什么是第二大脑呢？
作者福特独创了简明且符合直觉的PARA系统，将信息根据用途分成项目（Projects)、领域（Areas)、资源(Resource)和存档（Archives)四大类。有效管理好这一系统，第二大脑可以帮我们承担以下四大超能力：
1.推动抽象思维的具象化；
2.促进不同思想间的融会贯通；
3.辅助长期决策规划；
4.形成鲜明而独到的观点。
然而，您是否也时常面临下面的窘境呢？
我们每天花费数小时的时间沉迷于社交媒体，但在短短几分钟后便会彻底忘了自己刷过些什么；我们将各种深度好文加入收藏以便日后阅览，但却很难腾出时间细细品味；我们不辞辛劳创建了无数文档，却在短暂使用后便抛诸邮箱或文档系统的故纸堆中；我们的大量智力成果——头脑风暴、照片、规划、研究等——往往都被尘封在电脑硬盘中，或是遗失在云端的某个角落。
是的，随着时代和科技的发展，我们获取信息的渠道和手段极大丰富，各种存储和管理信息的工具也应运而生，什么象印笔记啦，石墨文档啦……真可谓五花八门。然而能真正帮助有效调用信息的工具往往少之又少，反而徒增了很多时间和精力上的管理成本。这到底是为什么呢？
问题在于，他们在使用方法上缺乏系统性和目的性。他们通常会比较随意地将信息从一处搬运至另一处，仅仅为了应付眼前需求，而很少考虑是否便于日后再度调取。几乎每一个新上架的效率提升应用都会声称自己取得了种种突破，但到头来往往只是平添了额外的管理成本而已。
“血的教训”告诉我们：要解决知识信息管理的问题，完全仰仗各类工具肯定是行不通的。关键是要做到以行动为导向，创造一个有利于思考的空间，以便对之前所抓取的各种碎片信息进行有效组织。
本书为大家介绍了PARA系统——将所有信息按照项目（Project)、领域（Area)、资源（Resource)以及存档（Archive)四大类型分类管理。无论我们在哪个领域从事何种职业，PARA系统都可以帮助我们有效组织管理信息。因为它是一种重行动、轻分类的信息组织法。这种方法假定信息组织活动是为了服务当前正在运作的一系列项目的。于是项目成为你数字生活中最基本的组成单位，从此你不必再根据各种纷繁芜杂的主题乃至二级主题进行笔记分类，而只需要回答一个简单的问题：“这条信息放在哪个项目里最管用？”
具体可以怎么做呢？
第一步：理解PARA系统的四个类别
①项目（Projects）：指与具体目标有关的活动或任务，通常有明确的起止时间和成果。例如，编写一份报告、规划一个旅行或者准备一个演讲等。
②领域（Areas）：指你在生活和工作中的各个领域，例如工作项目、学习、家庭、健康等。领域代表了你生活中需要持续关注和管理的重要方面。
③资源（Resources）：指获取信息和知识的来源，可以是书籍、网页、笔记、课程等。资源可以帮助你解决具体问题和深入学习特定领域。
④存档（Archives）：指不再活跃或者已经完成的项目、领域或资源。存档可以是你过去的笔记、文件、电子邮件等，用以回顾过去的工作、项目或学习经验。
第二步：将信息归类到合适的类别中
①项目类别：将具有明确目标的活动或任务归类到项目类别中。使用项目管理工具，如任务清单、GTD（Getting Things Done）方法或便签应用，可以帮助你跟踪和管理项目。
②领域类别：将你的生活和工作分为不同的领域，并将相关的活动和任务归类到相应的领域。可以使用待办清单、时间管理工具或领域专属的文件夹来管理领域。
③ 资源类别：将获取的信息和知识归类到资源类别中。可以使用书签工具、知识管理软件或笔记应用来整理和管理资源。
④存档类别：将已经完成或不再活跃的项目、领域或资源归档。使用归档文件夹、存档标签或归档工具来存储和组织存档内容。
第三步：建立跨类别的关联与链接
①在项目内部建立关联：将项目相关的资源、领域以及存档进行链接，以便快速查找和访问相关信息。例如，在项目清单中添加相关资源的链接，或在领域文件中引用相关项目。
②在领域之间建立关联：发现不同领域之间的联系并建立关联，促进跨领域的学习和创新。可以使用思维导图、笔记链接或交叉引用等方法来实现领域之间的关联。
③在资源之间建立关联：将不同资源彼此链接，帮助你更好地探索和理解特定主题或领域。例如，通过在笔记应用中使用标签或关键字来建立资源之间的关联。
第四步：持续维护和更新PARA系统
首先，定期回顾和整理项目：定期回顾项目清单，更新项目状态和进展，并调整优先级。删除已完成项目并将必要的信息归档。
其次，定期回顾和调整领域：定期回顾领域清单，调整和更新各个领域的任务和活动。删除不再重要的领域或添加新的领域。
再次，持续收集和整理资源：持续收集和整理有用的资源，并将其归入适当的资源类别。保持资源的更新和排序。
最后，定期回顾和清理存档：定期回顾存档文件夹，清理不再需要的存档内容，并确保存档内容的组织和可访问性。
通过运用PARA系统，我们可以更高效地管理个人知识，并更轻松地跟踪和处理项目、领域、资源和存档。当然，为了让这一系统发挥理想中的强大功能，我们还需遵循CODE法则：养成正确抓取信息的良好习惯，并学会提炼和表达。这些话题我们可以再找时间探讨。
法国著名小说家福楼拜曾经说过：“只有让生活井井有条，才能让工作饱含激情。”让我们跟着福特的指引，一步步打造第二大脑，并坚持用好这位“私人助理”，让它助力我们达成渴求的目标吧。
