《搞定》-无压力工作的秘诀
分享一次，深思一题，精进一步！
现代生活节奏越来越快，我们面对的压力也越来越大。这就要求时间的利用率必须得高。因此，催生了时间管理的方法和工具。比如最近非常火的“罗志祥的时间管理法”。
备忘录，时间表，日程表，工作计划等工具；再比如番茄工作法等方法论，它们都试图帮你把杂乱变成有序。
今天分享这本《搞定》有点不同，它讲清楚了时间管理的本质，并且基于这个理解，提出了非常系统且可行的指导意见。
图片来自互联网
1. GTD方法认为，时间管理的核心目标，通过外部工具解除神经负担，保持大脑轻松愉快。
相比于这些方法，戴维-艾伦的GTD思考问题就更深入。他从脑科学和认知科学的角度出发，指出时间管理的各种方法和工具能起作用，深层原因是，通过外部工具，缓解神经负担，让大脑专注思考和解决问题，而不是一遍思考还要分神记忆。
我们应该都有过类似体验，昨天的工作剩了个尾巴，今天还有新任务，而明天的工作因为信息不足，没有头绪。这种情况下，难免会焦虑，很难专心完成当下的任务。这是GTD竭力避免的。
拿电脑类比更容易理解。人的大脑处理问题的能力，相当于CPU加缓存，长期记忆相当于硬盘。进去CPU运算的数据先要加载到缓存中，计算完的结果也要现在缓存中短暂存储。如果缓存超载，电脑就会出现卡顿甚至死机。大脑也一样。
看书、深度思考都是在尝试升级CPU和缓存。加快大脑的反应速度，增加缓存️强化整合能力（同时调用的资源变多，整合能力更强）。长期记忆则可以通过印象笔记一类的工具辅助，减轻大脑的负担。
有了这个理论指导，我们就要清楚，不管用什么工具，目的都是让大脑摆脱记忆和多任务处理的困扰，专注到当下的任务上。
首先，昨天的工作一定要按照计划完成，不要留下尾巴。如果不能及时完成，不但会影响今天的工作进度，还有另一层危害，就是制定计划相当于自我承诺，更或者这个计划就是你对他人的承诺，如果完成不了，相当于诺言没有实现。别人的反馈，或者自己内心的挫败感，都会造成很不好的负面影响。
应对方案，指定靠谱的计划。SMART法则可以参考。如果是制定季度或者年度目标，可以参考OKR方法。
其次，针对明天的工作任务，在整理到工作系统中的时候，一定要清楚明确，信息充分，条理分明。就是包含执行任务的所有信息，以及怎么干的步骤。
通过横向管理，妥善处理工作流程，建立属于自己的工作计划系统
GTD横向管理有五个环节。收集，收集一切与工作有关的信息；第二，理清，分类。第三，整理，形成工作清单。第四，回顾。第五，执行。
1. 收集，要百分百收集能给大脑带来负担的事，包括已经有计划但未开始的，也包括连计划都没有制定好的事。这个环节就能用过，记事本，印象笔记，便签字等工具。根据个人习惯选择就好。推荐记录电子版，方便检索和整理。
2. 分类，收集的信息可能杂乱无章。这一步就要将信息清理、分类。将其按照项目，或者任务归类。并初步判断，一些小活是否能在两分钟内做完，如果是，那就立马去做。GTD 方法认为，像这样的工作如果不立刻处理，往往会在你的大脑中停留，占用资源，影响心情，而当你换一个时间再来着手处理时，你在回忆中把这件事重新找出来，再重新进入工作状态，所花费的时间往往会远远超过两分钟，因此，两分钟能搞定就马上搞定。如果不能，就根据实际情况，指派他人、调集资源，或者记录在下一步行动的清单上，等到合适的时机再来完成。
3. 整理，按照逻辑关系，或者项目要求，将分类好的信息进行整理，输出行动清单。
4. 回顾，确认是否执行所需的所有信息都齐全了。
5. 执行。第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作；第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作；第三个标准是精力，选择你当前的精力足以胜任的工作；在考虑过这三个标准之后，最后一个标准是重要性，你再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作，优先处理。
纵向管理，处理重点任务
第一步是定义目标和原则，既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标，以及执行过程中需要遵循的原则。
第二步是展望结果，描绘前景。工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，你应当在大脑里清楚勾勒出来，而且能用语言清晰描述出来。
第三步是头脑风暴。有了目标，有了关于未来成功的景象，在足够放松的状态下，你的大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过，比选择工具更重要的，是你在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。
在第四步组织整理这个阶段，你要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类，再把上一步头脑风暴获得的成果分类填空，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。
最后一步，也就是第五步，采取行动。你要根据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。
