项目相关方管理之识别和和规划
前言:
识别能影响项目或受项目影响的全部人员、群体或组织,分析其对项目的期望与影响,制定策略调动相关方的参与项目决策和执行。
项目经理和团队正确识别并合理引导所有相关方参与的能力,决定项目成败。
应该在项目章程被批准、项目经理被委任、项目团队开始组建后,尽早开始识别、引导相关方参与。
相关方满意度应该作为项目目标加以识别和管理。
应经常开展识别相关方、排列其优先级、引导其参与等活动。
关注与相关方参与有关的正面及负面价值。
1、识别相关方
定期识别项目相关方,分析和记录其利益、参与度、相互依赖、影响力和对项目成功的潜在影响。
使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群的适度关注。
通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展,并在之后的每个阶段开始时重复开展。
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过程输入:
1、项目章程:会列出关键相关方,及其职责;
2、商业 文件:
商业论证:确定项目目标,及项目相关方最初清单;
收益管理计划:显示从项目中受益的相关个人及群体;
3、项目管理计划:沟通管理计划和相关方参与计划。
沟通管理计划:是了解相关方的主要依据。
相关方参与计划:确定有效引导相关方参与的管理策略和措施。
4、事业环境因素
5、组织过程资产
6、协议:协议各方都是相关方
7、项目文件:变更日志/问题日志/需求文件 -
过程工具
1、专家判断
2、数据分析:
相关方分析:兴趣/权力(合法权力和道德权力)/所有权/知识/贡献
文件分析:现有项目文件/经验教训
3、数据表现:干系人分类工具。
权力利益方格、权力影响方格、影响作用方格。
权力大小;对项目成果的关心程度。
对项目成果的影响能力,改变项目计划或执行的能力。
相关方立方体:把三个方格的要素组合成三维模型;
凸显模型:通过评估相关方权力(包括职位与政治权利)/紧迫性/合法性(参与的适当性)/对相关方分类/排序可用临近性替代合法性/适应于复杂的相关方大型社区
影响方向:向上/向下/向外/横向
优先级排序:如果有大量相关方、相关方成员变化频繁、与项目团队或相关方内部关系复杂,要先排序。
4、数据收集:
问卷调查:一对一、焦点小组、大规模信息收集
头脑风暴:头脑风暴/头脑写作(面对面/虚拟环境)
5、会议:用于在重要相关方之间达成谅解;引导式研讨会、指导式小组、虚拟小组讨论。 -
过程输出
1、项目文件更新:假设日志/问题日志/风险登记册。
2、项目管理计划更新:沟通管理计划/风险管理计划/相关方参与计划。
3、相关方登记册:记录已识别相关方信息。
身份信息:姓名、职位、地点、联系方式、角色。
评估信息:需求、期望、影响能力、影响阶段。
相关方分类:内部/外部、作用、影响、权力/利益、上级、下级、外围、横向。
2、规划相关方参与
根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响,指定相关方参与项目的方法。
在通过识别相关方过程明确最初的相关方社区之后,就应该编制第一版相关方参与计划,然后定期更新,以反映相关方的变化;
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过程输入
1、项目管理计划:资源管理计划/风险管理计划/沟通管理计划/
2、项目文件:经验教训登记册/项目进度计划/假设日志/变更日志/问题日志/风险等级册/相关方登记册
/3、事业环境因素
4、组织过程资产
5、项目章程
6、协议 -
过程工具
1、数据分析:假设条件和制约因素分析/根本原因分析
2、数据收集:标杆对照
3、数据表现:思维导图:对相关方信息、相互关系进行可视化整理;
相关方参与度评估矩阵:将相关方当前参与水平与期望参与水平进行对比;
相关方参与水平类型;
不了解:不知道项目及其潜在影响
抵制:知道项目及其潜在影响,但抵制项目工作及可能引发的任何变更;
中立:了解项目,但既不支持,也不反对;
支持:了解项目,并支持项目工作及成果;
领导:了解项目,并积极参与以确保项目成果;
4、专家判断
5、会议:制定良好的相关方参与计划
6、决策 -
过程输出
1、相关方参与计划
--确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动;
--包括但不限于调动个人或相关方参与的特定策略或方法;