把24小时活成48小时的秘诀（工作效率篇上）

常常被“把24小时活成48小时的秘诀”这类标题的文章吸引，这类文章背后往往展现出来的是一些高效、简洁的生活方法论。譬如我看到过“教你做时间管理、教你做子弹笔记、教你正确情绪管理”等等。想来，如何管控好自己肯定是充实过完一天的重要环节。而另一方面，如何高效完成工作，让自己“偷懒”则是让生活更为有趣度过的保障。

譬如，我经常在颅内设想，如果我当初能精通Excel，是不是就可以少花点时间宅在寒冷的上海出租房里瑟瑟发抖地清理数据、写毕业论文，可以更开心地乱窜在上海的弄堂里、大街上，吃刚出炉的锅贴、小笼包或者一块块精致的蝴蝶酥、红丝绒蛋糕。

往事如烟，我错过了美食又何止这些，但是精通Excel成为了我的一个执念。这可能还与之前听闻有学新闻的师哥因为精通Excel而大富大贵的传说有关。于是，在广州生活一年里的很多个周末傍晚，我都坐在咖啡厅里，一边吸着美味的冰柠檬红茶，一边看日本一名叫做吉田拳的Excel业务改善咨询师所著的《Excel教科书》。

（插图）

虽然名为《Excel教科书》，但作者吉田拳执笔写下这本书的主要目的是让读者偷懒。“此书的撰写目的，就是为了让读者‘在最短时间内掌握能够立刻实践的知识’”——吉田拳在书中写道，这个和我传说中的师哥一样，通过后天钻研+实操习得Excel并靠此发际的人表示，不管如何，Excel只是一个工具，而我们需要的是目标意识，即考虑如何通过使用Excel，把一项又麻烦又花时间的工作变得更加轻松和快速完成。

在《Excel教科书》中，吉田拳总结了自己在实际工作中和培训他人所得到的经验，放出了使用Excel这个工具进行“偷懒”时需要掌握的几大杀招和一些实用小技巧。从东京外国语大学毕业，还担任过音乐界某知名歌手经纪人的他，是在从事市场业务的时候，通过与大量的营销数据做斗争，钻研出了Excel技术，并凭借Excel所发挥的作用获得了工作上极高的评价，从此希望越来越多的人能像他一样工作得更为轻松的吉田拳开始以Excel为武器，走上了一条教导职场人士使用Excel来提高工作效率的路。

能打败一批人的超简单基础操作

不会用Excel的人常出状况是肯定的，我出过的状况就包括，传给别人的excel文件别人打不开；想输入分数但是输进去就变成日期；学着别人想下拉自动填充序列，结果填出全部相同的数字；除了求和的函数，其他Excel函数一概不知......

吉田拳大概对我遭遇过的一切已经见怪不怪了，这种在初学者身上普遍遇见的现象让他在第一章就指出，有时是因为我们对Excel基数知识不足才导致了这些拖慢工作效率的情况产生。

譬如我提到的分享给别人的文件，对方却打不开的问题。吉田拳便指出，共享的excel文件应该将文件的保存形式预先设置为“excel97-2003文件（*.xls)，如果不需要处理超过65536行的数据，在实际工作中用这种版本的文件来保存就足够了。

此外，有些基础知识的掌握会让人从细节对你的工作态度刮目相看。严谨的日本人在书中指出最让我惊叹的一个工作细节就是，使用Excel时将excel预设成只保留1个新建工作簿的初期工作表。

对此，吉田拳是这么解释的，“通常来说，新建一个excel文件时，最初的工作表数量为3个，这样一来，假设你把表格数据输入第一张工作表中，以邮件附件的形式发送给同事、上级或下属，对方收到后，一打开发现总共有3张工作表，然后很可能逐一检查第2张、第3张表里是否有内容。‘为什么要给我发送空白的工作表’，为了不引起不必要的误会，希望各位读者要注意删除多余的工作表”。

自从知道这个细节后，我便十分留意别人发给我的Excel文件里是否有徒留空白工作表的，截至目前，我仅遇到一份Excel文件没有留下空白工作表，但无法否认的是，这份Excel文件也是我收到最干净、整洁、没有什么差错的工作表。

极大提高工作效率的函数

除了状况不断，你还在excel里干过多少蠢事？我经常干的就是用手指着单元格数数，一般数完心里还有点忐忑，怕没数对，想再数一遍。

后来发现，这些要靠我手指干的活，可能几个函数就搞定了。

譬如在一个列满客户名单的Excel表里，要计算客户名单人数，用counta函数就行了，这个函数是在指定参数范围内，计算除空白单元格之外的单元格的个数，即统计包含数据的单元格的数量。

再譬如，有一个要按照负责人分别计算销售的情况，我以前可能要另起个工作表，把分别属于各个负责人的销售数据分别复制过去，然后再加总计算，现在我发现原来sumif函数就可以解决了。

在《Excel教科书》里，吉田拳还列举了大家工作中常见的几种麻烦，以及这些情况下可以解决问题的函数的使用方法。

事实上，尽管Excel里总共有400多个函数，但是一般操作而言，只需要掌握67个函数就足够了，而这67个函数也不需要大家一下全部掌握，吉田拳指出，实际上掌握 IF函数、 SUM函数、COUNTA函数、SUMIF函数、COUNTIF函数、VLOOKUP函数这6个基础函数，就能大幅提高Excel操作效率。

快捷小技巧

我常常觉得表面上看你是否精通了一款软件，一个可以检验的方法就是你知道这个软件有多少快捷键。

快捷键本身就是一个节约时间的存在。

在《Excel教科书》里，也穿插了各种快捷键的知识。

我从中总结了一些极其实用的，如下：

设置单元格格式：
ctrl+I
想暂停输入时：
按esc
利用F4和$高效运用‘绝对引用’
Mac版本快捷键是fn+F4
计算连续单元格范围内的总和
快捷键：alt+=
Mac版： command+shift+T
输入连续数字
在A1单元格输入=row()后回车下拉
或在A2单元格输入=row()-1后回车下拉

此外，《Excel教科书》里还对时间的处理、字符串的处理以及表格的制作有着详细的讲解。篇幅有限，下篇分享。