昨天把行政管理六大模板中的流程制度做了个简单梳理，赫然发现，涉及到行政的流程制度真多。单就这一项，就要十来条流程制度，而且我写的还是大而化之的内容，没有细化，如果再细化下来，每一个部分又可以从流程设计、操作方式、细节管理等方面罗列好多条，当然，这跟家公司的管理风格也息息相关。在此不再赘述。

今天，就来说说行政管理的第二大模板——会务外联。

01

公司的会务外联包括哪些内容？

会务外联，顾名思义就包括会务和外联两个部分。

会务，主要是公司的各种会议管理、活动管理。

常见会议主要涉及到：公司级别的月例会、季度会、半年度会议、年终总结大会、各种规格的外部嘉宾（领导、客户、专家顾问等）会议。

常见的活动主要涉及到：公司年度总结表彰（年会）、生日会活动、感恩节活动、元宵节活动、运动会活动、各种类型的团建活动等。一般越是管理人性化的公司，越是注重企业文化建设的公司，这方面的活动会相对更多，也更舍得花钱。

如果说会务更多的是对内部的管理和协调支持，那外联更多的就是对外的沟通。

外联主要涉及到外部来访的接待与协调、与外部政府单位或者协会等的对接沟通，甚至于，有的外联还要包括一些重点项目的申报，如高新企业、相关人才项目等。

那接下我就把这两块具体的讲一讲。

02

会务管理管什么？

这个问题是一个很大的问题，要根据会务的规模、规格来定。

一般情况下，简单的内部会议，需要行政做的就是要提前安排好会议室，准备好会务资料（会议议程、会议文件）、席卡、水果、鲜花、话筒、调试好设备，提前通知相关参与人，等等。其中有一些公司级别很重要的会议，行政负责人是要做主持人，全程控场的。

而大型的会务或活动，要负责的事情就更多了，这里我们就以公司的年会来举个例。因为马上年会了，想必大家都要开始忙活这个事儿了。

年会涉及到几个重点：

一是年会活动策划、预算。说的直白一点，就是年会要怎么干，要花多少钱。这个是要报公司老大们审批的。比如某一年业绩好了，公司就想大操大办一下，那各种节目表演、奖励、抽奖、表彰都要上去；某一年公司业绩差了，可能就要缩减经费，大家就一起开个会、总结下过去，部署下明年的工作，发个言，吃个饭就结束了。

这个根据公司的实际情况，在举办年会之前，是需要先跟公司老大明确的。毕竟，有了总方向，有了框架，有了钱，才能继续往下干嘛。

二是年会的筹备方案。包括年会召开之前，整体的人员分工，时间节点。谁负责什么，该在哪个时间点干完，要出什么效果，这个都得明确，让大家统一步调按照要求来走。都准备好了之后还要彩排。

三是年会的现场执行方案。前期所有的都准备好了，就等现场开干了，那现场需要那些特别环节的设置，谁负责，什么时间点就位，等等，这一些。有时候，这个也可以融在第二条一起。

四是年会后的总结复盘。分析这次年会的筹备执行情况，总结经验教训，尽量让下次做的更好。

反正，一般来说，年会都是公司一年到头的大事情，组织的好坏与否也直接关系到行政这一年重要的业绩考评，所以啊，行政牵头做这个事，真的很考验方方面面的统筹协调能力。

除了这种大型一些的会务外，其他的一般性的会议也是大同小异。作为组织者，最重要的是要细心，要考虑全面，同时要有备用应急方案。因为组织了很多场会议之后我会发现，会务或活动组织，无论你考虑的多么全面，多么仔细，现场到最后也还是会有一些无法预料的突发情况，所以现场的控场和随机应变非常重要。

 

03

外联管理管什么

外联更多的是代表公司跟各方去打交道。

常见的比如代表公司参加各种座谈会、调研会。以及应对各种各样的检查，以及相关的接待工作，行政都是要负责任的。

还比如，公司参与的相关协会的沟通，媒体的沟通，甚至于重点项目的申报等，有时候都需要行政参与。

当然，这些事情也因公司而异。如果一家公司的规模够大，内部分工够细，有很多工作可以不放在行政做，会有更专业的人来专门负责；但是如果一家公司规模有限，那别人不管的事情都归给行政，那么行政就真的成了大杂烩了。

整体说来，会务外联就是这一些工作内容，如果需要详细规范的话，每一项也都可以做成流程或者细则，给大家一个指引，让大家可以规范的去做。