【每日一问】写好工作文档之如何组织文档结构？

文档写作是职场的硬核技能。当我们通过《写好工作文档之如何明确目标？》明确文档目标后，我们就需要解决如何组织文档的问题，也就是如何搭建文档结构的问题。严谨的文档结构有利于你的读者看出，你是如何得出这样的结论和决策的。

我们可以通过4个要点帮助我们组织文档结构：

1.用SCQA的结构聚焦范围和问题

聚焦范围和问题背景。用“SCQA”的框架来讲故事，并将相关的背景问题澄清和聚焦。其中，SCQA指的是：Situation情景、Complication冲突、Question疑问、 Answer回答。

2. 用MECE架构清晰的主题层级

主题层级相互独立，完全穷尽。在关键的主题层级上，要尽量追求不重复、不遗漏。其中，MECE指的是: 各部分之间相互独立（Mutually Exclusive）；所有部分完全穷尽（Collectively Exhaustive）。

3. 结论的语句要放在段首或者文档开头

结论先行。文档最开始的信息，不是原因而是结论，不是过程而是结果，不是细节而是全局，不是问题，而是措施。后续内容则是对得出这样结论的原因阐述。

4. 对相同层级的信息，总结共性的结论

从一段信息中的主语/谓语找共性，把共性作为关键性的结论，拿来引导后面的信息。如，“本月我们团队这两个问题愈发凸显……”，我们找到两个问题的共性后可以说：“本月我们团队这两个性能优化问题愈发凸显……”

一篇具有严谨结构的文档，对于与读者产生共鸣，帮助读者了解你的分析思路是非常有益的。

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