举办大型会议踩过的雷

年底到了，又是各种会议时间，虽说有疫情影响，我们单位还是举办了几场大型会议。

这次由我的同事负责，以往我们也请过会务公司，确实省事，但是费用不少。后来觉得他们没有什么优势，现在酒店也很透明就自己做了，基本上选好酒店，其他就相对简单。

酒店

1，豪华型酒店一般销售都很专业，酒店到了年底档期很满，我们因为人数众多。首先考虑标间数量是否充足，其次会议室很关键是否够大，电子屏是否合适。如果这些满足就开始谈价格，但是空间不太大，因为团体价，房间本来就会给的很低，一般豪华五星级大概650左右。会议室差异很大，有的要几万起步，有的几千。看场所。

乌龙一：收集名单时没有关注到达时间，有一位小领导提前一天到达，在前台时没办法入住，花费了些时间才弄好，有点不愉快

乌龙二：叫菲的不一定是女生，排房一定要关注名单性别。这个就尴尬了

乌龙三：事先了解以往会议排房安排，有相同喜好，同一级别尽量排在一起，还有打呼噜的尽量拍一间，别问我怎么知道的

其他注意细节：

1，落单的一定安排级别相对较高住单人间

2，酒店一般会赠送总统套房或者大套间，记得给大boss 安排

3，大boss的房间一定要提前去看过，确认没有问题，有时候一个细节毁了一场活动

2，餐饮

会议一般至少有一天会在酒店用自助午餐，人数够多的话，建议包场。不用和外部其他人员一起。

乌龙一：今年对接的同事没注意，销售说有其他公司正好也在开会，所以会一起用餐 ，对接伙伴没有拒绝，也没有询问具体人数。导致当天中午外部人员比我们还多，场面有点混乱，座位差点不够，菜也一度断档。

最难的是晚宴选择，不差钱的话好说，如果又想省钱又想效果好，需要费些心思。

最优，开会酒店晚宴，会议结束后有充足时间去换晚宴衣服，喝醉了可以直接回房间睡觉，不用组织大家集合乘车。

每次都有喝醉了，吐酒的同事，如果还要来回坐车，非常麻烦

乌龙二：今年选了离酒店不远的酒楼，没注意对方音响设备有回声，领导讲话时有点尴尬

最关键是起初对方以为我们喝啤酒，没有准备足够数量的红酒杯，真是悲剧了，领导每桌敬酒是必不可少环节，还好最后关头，酒楼找到解决方案。

会议室：

1，会议摆桌采用什么方式，一定要提前确认清楚，不同议题桌子摆放不同，需要讨论的一般摆鱼骨头方式。

2，会议室提前需和酒店沟通清楚，各种指引方式，电子屏，展架，数量，摆放位置等等

3，电子屏，舞台，音响，调试，备份都非常关键

乌龙：没有询问清楚，酒店的屏幕是几比几，导致有的嘉宾带的是4:3的PPT，而酒店是6;9的，画面效果很差。

总之要做好一场会议要考虑的事情很多，有一些是你踩过雷后，才会知道的，会前多沟通，把自己放在参会人的角度，每个环节预演一遍，是成功的关键。