《搞定：无压工作的艺术》|3、建立任务清单，伺机而动

04 搞定步骤之清空工作篮，建立事务清单

经过上一步的整理，我们面前肯定是摆满了待处理的事务清单，有紧急的、非紧急的、大的、小的，堆满了工作篮，我们接下来要做的，就是尽快的清空工作篮。

马克吐温曾经说过：在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实施其中第一项内容。所以接下来我们就是对这些事务进行分类分解整理。

在处理时我们需要参考几个原则，可以更快更有效的完成整理工作。第一，先处理工作篮最上面的事情，依次处理；第二，一次只处理一件事；第三，永远不要把事务再次放回工作篮。

记住这几个原则后，我们开始着手整理，从篮子最上面开始，一件件整理：

第一步：我们先按事务处理的时长进行分类，可以分为2分钟可以处理完的，和2分钟处理不完的。对于2分钟可以处理完的事务，我们整理成一个立即执行清单，比如要跟客户打电话回访，比如要买一本很久前就想买的书籍等等。

第二步：对于2分钟处理不完的事务，我们继续进行分类，分为必须我们自己完成和可以委托他人的。如果可以委托他人，我们就列出一个委托任务清单。

第三步：对于必须自己完成的任务，再继续分类。一类是可以延期的，就把它放入后面的日程计划中，整理成计划清单；对于需要尽快完成的，分为一类，整理成紧急事务清单，等待制定下一步的行动计划。

根据上面的三步，我们来举个例子。比如说我们想去医院做个内科检查，首先需要打电话到医院去预约。打预约电话肯定属于2分钟之类的事情，我们列入电话清单。打完电话约好时间后将它立刻写入日程表计划清单，这样我们顺其自然的就完成了，也不容易遗漏。

05 搞定步骤之检查回顾，伺机行动

制定完计划，摆在我们面前的就是列满了一项项计划的清单，等待着我们去执行，在执行之前，我们需要对计划进行进一步的检查，那么要检查哪些内容呢？什么时候进行检查呢？

首先我们应该看的是我们的日程表，日程表也应该是我们最频繁查看的清单，在日程表里我们可以看到每天必须要执行的任务，而且是对时间有严格要求的任务。当我们检查完日程表，并对上面涉及的事情都进行了处理和安排之后，接下来就是检查对应当前情景的行动清单。例如，如果我们正在办公室中，就可以看一下电话清单、电脑工作清单，以及其他办公室猪桌上的事务清单。

每天检查清单，是为了确保我们的清单的时效性。如果失去了时效性，清单也就没了存在的意义。大家想一下，假如我们的电话清单上却没有我们必须要打的电话，那我们肯定就不会相信这份清单了。

但是回顾只需要每周回顾一次即可，回顾的目的主要是定时更新我们的清单系统，确保完成的事情被清理掉，新增加的事情更新进去。每周回顾最重要的是在面对汹涌而来的事情，我们始终知道哪些是最重要和最紧急的，不会忙中出乱。

那么都需要回顾一些什么内容呢？回顾项目清单，评估目前所有的项目及目标、愿景；回顾下一步行动清单中有哪些已经完成的行动，可以标记为完成；回顾相关的检查清单是否有遗漏的，进行查漏补缺；回顾那些列入日程表的清单，哪些可以提上日程，开始计划行动了；回顾有哪些新的事务还没有加入清单的，需要加入清单了。

回顾工作的时候我们可以参考“六层次法”。六个层次就像我们的人生高度一样，最更层的是人生目标，也就是六楼视野；接下来是长期的展望，即五楼视野；然后是1-2年短期目标，属于四楼视野；再接着是我们自身关注的事务及我们的责任范围，也就是三楼视野；紧接着是我们当前的工作，属于三楼视野；最后是我们目前的行动，也就是地面视野。

因此除了每周回顾之外，我们还可以进行更高层次的每月回顾、每年回顾等。这个没有固定的时间范围，我们只需根据自己的生活和工作情况进行界定合适的范围，同样没有标准的，只有适合自己的。这个时间范围的界定只需遵循一个原则：那就是无论是生活还是工作，要让自己时刻都感觉清清楚楚，条理清晰就可以，什么时候感觉有点乱了，什么时候就可以回顾。

回顾工作完成后，接下来就是选择合适的时机行动了。什么是合适的时机呢？这里我们给大家推荐确定什么时间可以具体行动的“四标准法”。

首先是情境，情境是我们选择行动方案的第一要素，所以按照情境来选择行动清单，可以节省不少时间，也可以减少很多不必要的工作。比如我们在家里的时候，可以选择做家务、打电话、整理书柜、整理衣柜等一些需要在家里完成的工作；如果我们在办公室，就选择一些和办公室环境匹配的一些清单工作来执行。

其次是根据时间，空闲时间的长短是选择行动档案的第二要素。比如一些零碎的时间，我们可以处理那些花费时间比较短的行动，比如打电话、看新闻等。

第三要素是精力，我们可以列一份需要很小的精力就可以完成的小事清单随身携带，在我们劳累的旅途或者下班后的地铁上等比较必备的时候，来执行这些不耗费精力的行动。

第四要素是重要性，这个就是根据自己的感觉，选择你认为现在最重要的行动来执行，比如你现在饥肠辘辘，你觉得最重要的是吃饭补充能量，那就去吃饭。

经过了上面的这几步，我们现在已经头脑清晰，一身轻松，可以全身心的按照我们自己的清单去逐项完成，所有的事情都在我们的掌控之中有条不紊的进行着。但是刚开始的时候，我们往往会有一些不得要领，或者不能坚持，接下来的一节中，我们给大家提供三个关键原则，协助我们更高效的完成工作。